VSME-Daten-Erfassungs-Checkliste

Unternehmen und Berichtsgrenze

Nutzen Sie dies als Vorbereitungs-Checkliste und gleichen Sie die finalen Angaben dann mit dem von Ihnen gewählten Standard und Umfang ab. Dies ersetzt nicht die Anwendbarkeitsregeln des Standards.

• Unternehmensangaben und Berichtsjahr.
• Einbezogene Rechtsträger, Standorte und Aktivitäten.
• Ansprechpartner und interne Freigabeperson.
• Empfänger, Frist und gewünschtes Ergebnisformat.

Umweltdokumentation

Sammeln Sie Quelldokumente, bevor Sie mit einem Textteil beginnen. Führen Sie Standort- und Zeitraumangaben zu jeder Zahl mit.

• Strom- und Heizungsrechnungen, mit Einheiten und Zählerzeiträumen.
• Unterlagen zu Kraftstoffkäufen oder Verbrauch.
• Wasserrechnungen oder Zählerstände, soweit relevant.
• Abfalldokumentation, einschließlich Einheiten und Entsorgungsangaben.
• Relevante Betriebsgenehmigungen und Umweltdokumentation.
• Version und Quelle aller verwendeten Emissionsfaktoren.

Personal- und Governance-Unterlagen

Bitten Sie die verantwortliche Person der Unterlage um eine für die Berichterstattung geeignete Zusammenfassung. Vermeiden Sie es, unnötige personenbezogene Unterlagen in einem gemeinsamen Sammelordner abzulegen.

• Gesamtzahl der Beschäftigten und Zählmethode.
• Unterlagen zu Schulungen sowie Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit.
• Relevante Richtlinien und verantwortliche Stellen.
• Unterlagen, die Governance-Angaben belegen.
• Eine prüfende Person für sensible oder nach außen geteilte Informationen.

Qualitätsprüfungen vor dem Teilen

Ein einfaches Nachweisregister kann sieben Spalten haben: Thema, Zeitraum, Wert, Einheit, Quelle, verantwortliche Person und Prüfstatus. Führen Sie eine separate Notiz für Ausnahmen.

• Keine überlappenden oder fehlenden Zeiträume in Gesamtsummen.
• Einheiten einheitlich und Umrechnungen dokumentiert.
• Missing, zero and not applicable clearly distinguished.
• Schätzungen mit Methode gekennzeichnet.
• Bericht mit dem ausgewählten Standard abgeglichen.
• Freigaben für das Teilen und exportierte Seiten geprüft.

Verwenden Sie die Basic-Angaben als Sammelplan

Die folgende Übersicht fasst die Sammelansätze unter der Empfehlung 2025 zusammen. Sie ist keine vollständige Liste der Datenpunkte. Lesen Sie die einzelnen Anwendbarkeitsbedingungen und ergänzen Sie die Comprehensive-Angaben, wo Ihr gewählter Umfang dies verlangt.

Doppelte Rechnungen vor der Jahressumme klären

Eine korrigierte Rechnung sollte den ursprünglichen Betrag für denselben Zähler und Zeitraum ersetzen. Bewahren Sie beide Dokumentkennungen in der Prüfspur auf und markieren Sie, welche einbezogen ist. Andernfalls kann ein Ordner mit allen Rechnungen dennoch zu einer überhöhten Summe führen.

Prüfen Sie die Abdeckung nach Zähler und Zeitraum. Zwölf Dateien bedeuten nicht automatisch zwölf Monate: Eine kann ein Quartal abdecken, eine andere eine Korrektur sein. Erfassen Sie die tatsächlichen Start- und Enddaten und untersuchen Sie Lücken oder Überschneidungen, bevor Sie eine Jahressumme berechnen.

• Match the site and meter to the reporting boundary.
• Strom, Gas, Kraftstoffe für Transporte und andere Energiearten getrennt erfassen.
• Verbrauchseinheiten statt Rechnungsbeträge verwenden.
• Umrechnungen, Zuordnungsmethoden und Schätzungen dokumentieren.
• Eine prüfende Person sollte Ausnahmen ebenso kontrollieren wie die Endsumme.

Verwenden Sie Prüfstatus, die den nächsten Schritt benennen

Verwenden Sie Fehlend, wenn der Nachweis noch nicht beschafft wurde, Erfasst, wenn die Quelle vorhanden ist, Prüfen erforderlich, wenn die Berechnung oder Auslegung ungeklärt ist, und Geprüft, nachdem eine benannte prüfende Person dies kontrolliert hat. Kennzeichnen Sie Nicht anwendbar mit dem Grund für diese Einschätzung.

Tragen Sie bei gemeinsam genutzten Unterlagen eine Dokumentkennung oder einen internen Link statt personenbezogener Angaben ein. Der öffentliche Bericht kann eine Zusammenfassung und eine Erläuterung enthalten, ohne die gesamte zugrunde liegende Datei offenzulegen. Prüfen Sie vor der Lieferung sowohl die Informationen als auch den Zugriff auf die Nachweise.