Condiciones de servicio | Greener Ahead

1.Definiciones

En estas Condiciones, las palabras siguientes tienen el significado indicado aquí. El singular incluye el plural.

Acuerdo: Estas Condiciones junto con cualquier Pedido, el Acuerdo de tratamiento de datos del Anexo 1 y los documentos a los que remiten.
Cliente, tú: La empresa, organización o profesional autónomo que crea un Espacio de trabajo o en cuyo nombre se crea un Espacio de trabajo.
Greener Ahead, nosotros, nos: Greener Ahead, inscrita en la Cámara de Comercio neerlandesa con el número 85351660.
Servicio: La plataforma de software Greener Ahead disponible en https://app.greenerahead.com, incluidos los productos de elaboración de informes VSME, contabilidad de carbono, estrategia climática y evaluación del ciclo de vida, las páginas para proveedores y empleados, los enlaces compartidos a informes, las exportaciones, la asistencia y cualquier documentación relacionada.
Espacio de trabajo: El entorno del Servicio que pertenece a un único Cliente y contiene sus empresas, años de reporte, informes y usuarios.
Usuario: Una persona física a la que el Cliente ha dado una cuenta en su Espacio de trabajo.
Participante: Una persona física que interactúa con el Servicio por invitación del Cliente sin tener una cuenta: un colega o proveedor que responde a una solicitud a través de un enlace, un empleado que responde a una encuesta o un destinatario que consulta un informe compartido.
Contenido del Cliente: Todos los datos, documentos, cifras, textos, imágenes y demás material introducido o cargado en el Espacio de trabajo por el Cliente, sus Usuarios o sus Participantes, así como los informes y resultados generados a partir de ello.
Pedido: Una suscripción contratada mediante la compra en la aplicación, o un formulario de pedido por escrito firmado por ambas partes.
Plazo de suscripción: El período de pago de doce meses que comienza en la fecha de compra, y cada período de renovación.
Día hábil: De lunes a viernes, excluidos los días festivos públicos neerlandeses.

2.Quiénes somos y qué cubren estas Condiciones

2.1El Servicio es operado por Greener Ahead, establecido en Philitelaan 59 57, 5617 AK Eindhoven, Países Bajos. Número de la Cámara de Comercio 85351660, número de IVA NL004086201B68. Puedes contactarnos en hello@greenerahead.com.

2.2Estas Condiciones se aplican a todo uso del Servicio y del sitio web en https://greenerahead.com, a cada Pedido y a cada prueba. Pasan a ser vinculantes cuando creas un Espacio de trabajo, aceptas una invitación para uno, haces clic para aceptarlas, realizas un Pedido o utilizas el Servicio de cualquier otra forma, lo que ocurra primero.

2.3El Servicio se ofrece únicamente a empresas, organizaciones y profesionales. Al utilizarlo confirmas que actúas en el ejercicio de una actividad comercial, empresarial o profesional y no como consumidor. Si aceptas estas Condiciones en nombre de una empresa, confirmas que estás autorizado para obligarla.

2.4Tus propias condiciones de compra u otras condiciones generales no se aplican, aunque las menciones en un pedido o de otro modo, y las rechazamos expresamente. Las desviaciones de estas Condiciones solo son válidas si se acuerdan por escrito y están firmadas por nosotros.

2.5Si un formulario de pedido por escrito entra en conflicto con estas Condiciones, el formulario de pedido prevalece solo para ese Pedido. Si estas Condiciones entran en conflicto con el Anexo 1 en una cuestión de protección de datos personales, prevalece el Anexo 1.

2.6Los Participantes utilizan el Servicio conforme a las condiciones limitadas de la cláusula 8. Cuando estas Condiciones se refieren a ti, también se aplican a tus Usuarios, y tú eres responsable de su cumplimiento.

2.7Estas Condiciones están redactadas en inglés. Las traducciones se proporcionan por comodidad. En caso de discrepancia, prevalece el texto en inglés.

3.Tu cuenta y tu Espacio de trabajo

3.1Para usar el Servicio necesitas un Espacio de trabajo y una cuenta de Usuario. El inicio de sesión lo gestiona nuestro proveedor de autenticación; puedes usar una dirección de correo electrónico con contraseña o un proveedor de inicio de sesión único que tu organización admita.

3.2Debes proporcionar datos de empresa y de contacto exactos y completos, y mantenerlos actualizados. Los utilizamos para facturación, determinación del IVA y notificaciones legales.

3.3Las cuentas son personales. Cada Usuario debe mantener confidenciales sus credenciales y no puede compartir una cuenta. Debes informarnos sin demora en security@greenerahead.com si sospechas que una cuenta o el Espacio de trabajo ha sido comprometido.

3.4Los administradores del Cliente deciden quién obtiene acceso al Espacio de trabajo y con qué permisos, hasta el nivel de una sola divulgación o punto de dato. Eres responsable de todo lo que ocurra en tu Espacio de trabajo bajo las cuentas que hayas asignado, incluso por empleados anteriores cuyo acceso no revocaste.

3.5Los Usuarios deben tener al menos 18 años.

4.Prueba gratuita

4.1Ofrecemos una prueba gratuita de 14 días del producto VSME. No se requiere método de pago para iniciarla. Durante la prueba, el Servicio se presta gratuitamente y, sin perjuicio de la cláusula 16, sin ninguna garantía de disponibilidad o idoneidad.

4.2Cuando la prueba termina sin compra, el Espacio de trabajo pasa a modo solo lectura. Conservas acceso a todo lo que hayas creado y puedes exportarlo en los formatos que ofrece el Servicio. La compra de una suscripción vuelve a abrir la edición desde donde la dejaste.

4.3Podemos eliminar un Espacio de trabajo de prueba en modo solo lectura, incluido todo el Contenido del Cliente que contenga, noventa (90) días después de que haya finalizado la prueba. Antes de hacerlo, enviaremos al menos catorce (14) días de aviso a las direcciones de correo electrónico de los administradores del Espacio de trabajo.

4.4Una prueba por Cliente. Podemos rechazar, acortar o terminar una prueba en cualquier momento, por ejemplo cuando sospechemos un uso indebido o que el Cliente no es una empresa.

5.Suscripciones, tarifas y pago

5.1Las suscripciones de pago se venden por producto y por Espacio de trabajo para un Plazo de suscripción de doce meses, pagado por adelantado. Los precios vigentes se muestran en https://greenerahead.com/pricing y en la compra dentro de la aplicación. Todos los precios están en euros y no incluyen el IVA ni ningún otro impuesto o gravamen aplicable, que se añaden al tipo que corresponda a tu país de facturación.

5.2Los pagos los procesa nuestro proveedor de pagos, Stripe. Al comprar a través de la caja también aceptas las condiciones del proveedor de pagos para la transacción. Las facturas se emiten electrónicamente y se ponen a disposición en el Servicio y por correo electrónico. Aceptas recibir las facturas electrónicamente.

5.3Salvo que canceles de conformidad con la cláusula 5.4, la suscripción se renueva automáticamente por otro Plazo de suscripción de doce meses al precio entonces vigente, y la cuota de renovación se cobra al método de pago registrado.

5.4Puedes cancelar una suscripción en cualquier momento a través del portal de facturación del Servicio o enviando un correo a support@greenerahead.com. La cancelación surtirá efecto al final del Plazo de suscripción en curso. La suscripción seguirá plenamente utilizable hasta entonces. Las cuotas ya pagadas no se reembolsan por el resto de un Plazo de suscripción, salvo que estas Condiciones o la legislación imperativa dispongan otra cosa.

5.5Si actualiza durante un Período de Suscripción, la diferencia se cobrará prorrateada por la parte restante del período y la fecha de renovación se mantendrá igual. Una degradación entra en vigor al final del Período de Suscripción vigente y nunca reduce sus derechos antes de esa fecha.

5.6Podemos cambiar nuestros precios. Un cambio de precio se aplicará a usted, como muy pronto, a partir de la siguiente renovación, y solo si hemos notificado a los administradores del Workspace por correo electrónico con al menos treinta (30) días de antelación a la fecha de renovación. Si no acepta el nuevo precio, puede cancelar conforme a la cláusula 5.4 antes de la fecha de renovación.

5.7Si un pago falla o una factura no se paga cuando vence, podemos enviar un recordatorio y, si no recibimos el pago dentro de los catorce (14) días posteriores a ese recordatorio, suspender el acceso a las funciones de pago del Workspace hasta que se reciba el pago. Sobre los importes vencidos se devengarán intereses comerciales legales conforme al artículo 6:119a del Código Civil neerlandés y los costes razonables de cobro desde la fecha de vencimiento, sin necesidad de requerimiento adicional de mora.

5.8Usted es responsable de proporcionar un número de identificación de IVA y una dirección de facturación correctos. Cuando proporcione un número de IVA válido de la UE y esté establecido fuera de los Países Bajos, el IVA se aplicará por inversión del sujeto pasivo. Si el proceso de pago no puede determinar el impuesto aplicable con los datos que proporcionó, podemos cobrar IVA neerlandés.

5.9Las tarifas no dependen de ninguna funcionalidad futura, fecha de lanzamiento del producto ni declaración pública sobre nuestra hoja de ruta, incluidos los productos descritos como próximos en nuestro sitio web.

6.Su contenido

6.1Usted es propietario de su Contenido del Cliente. No reclamamos ningún derecho sobre él más allá de la licencia de la cláusula 6.2.

6.2Nos concede una licencia no exclusiva, mundial y libre de regalías para alojar, almacenar, copiar, procesar, transmitir, mostrar y adaptar el Contenido del Cliente, y para crear los informes, exportaciones, cálculos y sugerencias que el Servicio genere a partir de él, únicamente en la medida necesaria para prestar, asegurar, dar soporte y mejorar el Servicio de conformidad con el Acuerdo. Esta licencia termina cuando el Contenido del Cliente se elimina del Servicio, con sujeción a la cláusula 19.7.

6.3Usted es responsable del Contenido del Cliente: de su exactitud, su integridad, su licitud y de disponer de los derechos y permisos necesarios para introducirlo en el Servicio y para que sea tratado como se describe en el Acuerdo. Esto incluye las cifras que acaban en un informe publicado y los datos personales de sus empleados, proveedores y otras personas que usted o sus Participantes introduzcan.

6.4No revisamos el Contenido del Cliente ni comprobamos si un informe es correcto, completo o cumple con la norma VSME, el GHG Protocol, ISO 14040 o 14044, ni con ningún otro marco. El Servicio guía y calcula; la divulgación sigue siendo suya.

6.5Podemos eliminar o deshabilitar el acceso al Contenido del Cliente que razonablemente consideremos que infringe la ley o los derechos de terceros, o que incumple la cláusula 7. Cuando la ley lo permita, se lo notificaremos primero y le daremos la oportunidad de responder.

6.6Utilizamos información agregada y desidentificada sobre cómo se usa el Servicio, como qué divulgaciones se responden con más frecuencia o cuánto tarda un paso, para operar y mejorar el Servicio. Esa información nunca identifica a usted, a sus Usuarios, a sus Participantes ni a sus cifras declaradas, y no constituye Contenido del Cliente.

6.7Si nos envía sugerencias o comentarios sobre el Servicio, podemos utilizarlos sin ninguna obligación hacia usted.

7.Uso aceptable

7.1Solo puede usar el Servicio para sus propios fines empresariales internos y para las funciones de reporte, cálculo y compartición para las que fue diseñado. No puede:

revender, sublicenciar, alquilar o proporcionar el Servicio a terceros como una central de servicios, salvo a sus Usuarios y Participantes según lo previsto;
copiar, modificar, traducir, descompilar, hacer ingeniería inversa o intentar de cualquier otra forma derivar el código fuente o los modelos subyacentes del Servicio, salvo en la medida en que lo permita la ley obligatoria;
sondear, escanear, probar la vulnerabilidad de o eludir cualquier seguridad o control de acceso del Servicio, o acceder a datos de otro Cliente;
utilizar medios automatizados para acceder al Servicio, salvo a través de las exportaciones y funciones documentadas;
cargar código malicioso o contenido que sea ilícito, infractor, difamatorio o que usted no tenga derecho a tratar;
usar el Servicio para construir un producto competidor, o compararlo para su publicación sin nuestro consentimiento por escrito;
usar el Servicio en incumplimiento de la normativa aplicable de control de exportaciones o de sanciones;
enviar solicitudes, encuestas o enlaces de informes a personas que no hayan aceptado recibirlos de su parte cuando la ley exija su consentimiento, o usar el Servicio para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas.

7.2Podemos establecer límites técnicos razonables, por ejemplo en el tamaño de los archivos, el número de documentos procesados con reconocimiento de texto, las tasas de solicitudes o el almacenamiento, y ajustarlos para mantener el Servicio fiable para todos los Clientes. Los límites actuales se muestran en el Servicio.

8.Invitar a otras personas: colegas, proveedores, empleados y destinatarios de informes

8.1El Servicio le permite pedir a otras personas que colaboren sin una cuenta: colegas y proveedores pueden responder a una solicitud mediante un enlace, los empleados pueden responder a una encuesta sobre desplazamientos al trabajo o viajes, y los clientes, bancos, auditores y otros pueden ver un informe a través de un enlace que usted controla. Usted decide a quién invitar, qué ven y durante cuánto tiempo.

8.2Usted es responsable de contar con una base jurídica para invitar a estas personas y tratar los datos que proporcionan, de informarlas según exija la normativa de protección de datos y de la licitud de cualquier dato que introduzcan en su nombre. Sus aportaciones constituyen Contenido del Cliente.

8.3Un Participante solo puede usar la página o el enlace puesto a su disposición con el fin para el que fue invitado, no debe intentar acceder a nada más allá de ello y no debe introducir datos que no tenga derecho a compartir. Los Participantes no reciben ningún otro derecho sobre el Servicio. Los Participantes que no sean consumidores quedan vinculados por las cláusulas 7, 14 y 21 como si fueran el Cliente.

8.4Cualquier persona que disponga de un enlace de informe que usted haya compartido puede ver la versión del informe y las cifras que usted haya elegido divulgar a ese enlace hasta que usted lo revoque o modifique. Usted es responsable de a quién entrega un enlace y de revocar el acceso cuando deba terminar. No somos responsables de la divulgación posterior por parte de un destinatario.

8.5Los correos electrónicos de invitación y de enlaces para compartir se envían desde nuestro dominio en su nombre. No debe utilizarlos para ningún fin distinto de invitar a colaboradores y destinatarios para sus propios informes.

9.Funciones asistidas por IA

9.1Algunas funciones utilizan aprendizaje automático y modelos de lenguaje de gran tamaño para ayudarle, por ejemplo, a leer cifras de un documento que usted carga, a sugerir una respuesta o un texto preliminar, o a asignar un proveedor o una partida de gasto a una categoría. Estas funciones son opcionales y siempre se presentan como sugerencias.

9.2Las sugerencias pueden ser incorrectas, incompletas o estar desactualizadas. Debe revisar cada sugerencia antes de aceptarla en un informe o cálculo. Todo lo que acepte pasa a ser su Contenido del Cliente y su responsabilidad conforme a la cláusula 6.3.

9.3Para prestar estas funciones enviamos el extracto relevante de su Contenido del Cliente a los proveedores de modelos de IA que figuran en la lista de subencargados en la Política de Privacidad, conforme a los acuerdos de tratamiento de datos descritos en esa política y en el Anexo 1. El tratamiento por parte del proveedor puede incluir supervisión de abuso y almacenamiento específico de la función; la Política de Privacidad explica la información de conservación aplicable. No utilizamos su Contenido del Cliente para entrenar modelos propios.

9.4No debe usar las funciones asistidas por IA para tratar categorías especiales de datos personales, ni datos personales de menores, y no debe cargar documentos que no tenga derecho a que un tercero trate.

9.5Cuando así lo exija el Reglamento (UE) 2024/1689 (la Ley de IA), proporcionamos la información de transparencia aplicable a la función dentro del propio Servicio.

10.Productos en vista previa

10.1La contabilidad de carbono, la estrategia climática y la evaluación del ciclo de vida se publican por etapas. Un producto, módulo o función etiquetado como vista previa, beta, acceso anticipado o similar en el Servicio o en nuestro sitio web (una "Función de Vista Previa") se proporciona para que pueda probarlo antes de su disponibilidad general.

10.2Las Funciones de Vista Previa se proporcionan tal cual. Las cláusulas 11.1, 11.2 y 16.1 no les son aplicables. Pueden cambiar, limitarse o retirarse en cualquier momento, y no debe confiar en las cifras que produzcan para publicaciones externas hasta que la función esté generalmente disponible. Los datos de una Función de Vista Previa pueden exportarse como cualquier otro Contenido del Cliente.

10.3Las fechas de los productos próximos en nuestro sitio web son objetivos, no compromisos.

11.Disponibilidad, soporte y cambios en el Servicio

11.1Nuestro objetivo es que el Servicio esté disponible 24 horas al día con una disponibilidad mensual de al menos el 99.5%, medida en el límite de nuestro entorno de alojamiento y excluyendo el mantenimiento programado, la fuerza mayor y las interrupciones causadas por usted, sus sistemas o los servicios de terceros a los que se conecte. No garantizamos que el Servicio sea ininterrumpido o esté libre de errores.

11.2El mantenimiento programado que previsiblemente haga que el Servicio no esté disponible se realiza, en la medida razonablemente posible, fuera del horario laboral neerlandés y se anuncia en el Servicio o por correo electrónico con al menos 48 horas de antelación. El mantenimiento de seguridad urgente puede realizarse sin aviso previo.

11.3El soporte se presta en inglés y neerlandés por correo electrónico a support@greenerahead.com en Días Hábiles. Nuestro objetivo es dar una primera respuesta en el plazo de un Día Hábil. El soporte cubre el uso del Servicio; no incluye asesoramiento sobre sostenibilidad, jurídico, fiscal ni de aseguramiento.

11.4Mejoramos continuamente el Servicio y podemos añadir, cambiar o eliminar funcionalidades. Cuando un cambio reduzca de forma sustancial la funcionalidad principal por la que paga, se lo notificaremos con al menos treinta (30) días de antelación y usted podrá rescindir la suscripción afectada con efectos desde la fecha del cambio y recibir un reembolso prorrateado de las tarifas pagadas por adelantado correspondientes al resto del Período de Suscripción.

11.5Podemos dejar de ofrecer un producto por completo con al menos seis (6) meses de aviso por correo electrónico. Durante el período de aviso puede exportar su Contenido del Cliente, y se reembolsan las tarifas pagadas por adelantado correspondientes al período posterior a la descontinuación.

11.6El Servicio produce informes y cálculos conforme a normas publicadas como la norma VSME, bases de datos de factores de emisión y el GHG Protocol. Cuando una norma o base de datos se actualiza, actualizamos el Servicio en un plazo razonable. Los informes publicados existentes conservan la versión con la que se elaboraron.

12.Seguridad

12.1Protegemos el Servicio con medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, tal como se describe en el Anexo 2. Estas incluyen alojamiento en la Unión Europea, cifrado de los datos en tránsito y en reposo, aislamiento de inquilinos aplicado en cada consulta, control de acceso basado en roles hasta el nivel de puntos de datos individuales, y un historial de actividad de quién hizo qué en su Workspace.

12.2Usted es responsable de la seguridad de sus propios sistemas y credenciales, de sus ajustes de permisos, de las personas que invita y de los enlaces que comparte.

12.3Le notificaremos sin demora indebida y, en cualquier caso, dentro del plazo indicado en el Anexo 1, si tenemos conocimiento de una brecha de datos personales que afecte a su Contenido del Cliente. Le notificaremos sin demora indebida cualquier otro incidente de seguridad que afecte de forma sustancial a su Workspace.

12.4Si cree que ha encontrado una vulnerabilidad en el Servicio, notifíquelo a security@greenerahead.com. Le pedimos que nos dé un plazo razonable para solucionarla antes de divulgarla y que no acceda a datos que no sean suyos. No emprenderemos acciones legales contra la investigación realizada de buena fe que respete estas condiciones.

13.Datos personales

13.1Para los datos personales contenidos en el Contenido del Cliente, usted es el responsable del tratamiento y nosotros somos el encargado del tratamiento en el sentido del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 (RGPD). El Acuerdo de Encargo del Tratamiento del Anexo 1 forma parte del Acuerdo y regula dicho tratamiento. No se requiere una firma por separado.

13.2Para los datos personales que tratamos para nuestros propios fines, como los datos de cuenta, facturación, soporte y seguridad, y la analítica del producto, nosotros somos el responsable del tratamiento. Nuestra Política de Privacidad explica ese tratamiento.

13.3Usted cumplirá la normativa de protección de datos en el uso del Servicio, incluso en lo que pida a sus Participantes que faciliten. Se aplica la cláusula 9.4.

14.Propiedad intelectual

14.1El Servicio, su software, diseño, plantillas, metodologías, documentación y el nombre y las marcas Greener Ahead son y seguirán siendo propiedad de Greener Ahead y sus licenciantes. Usted recibe un derecho no exclusivo e intransferible de usar el Servicio durante la vigencia del Acuerdo de conformidad con este. No se concede ningún otro derecho, de forma implícita ni de otro modo.

14.2Los informes, exportaciones y documentos que usted genere a partir de su Contenido del Cliente son suyos y puede usarlos y distribuirlos libremente, incluidos los diseños de plantillas de Greener Ahead que contengan. No puede eliminar la atribución que el Servicio coloque en un enlace compartido de informe.

14.3La norma VSME es publicada por la Comisión Europea sobre la base del trabajo de EFRAG. El GHG Protocol, las normas ISO y las bases de datos de factores de emisión pertenecen a sus respectivos editores. Su uso dentro del Servicio no implica respaldo por parte de ellos.

14.4El Servicio contiene componentes de código abierto. Sus licencias están disponibles previa solicitud y no restringen su uso del Servicio tal como se describe aquí.

15.Confidencialidad

15.1Cada parte mantendrá confidencial toda la información no pública que reciba de la otra en virtud del Acuerdo, la utilizará únicamente para ejecutar el Acuerdo y la divulgará solo a empleados, asesores y subcontratistas que la necesiten y estén sujetos a obligaciones comparables. El Contenido del Cliente es su información confidencial. La información no pública sobre el Servicio, su seguridad y su precio es nuestra.

15.2Esta obligación no se aplica a la información que sea o pase a ser pública sin incumplimiento, que la parte receptora ya poseyera lícitamente, o que deba divulgar por ley o por orden judicial, siempre que avise antes a la otra parte cuando la ley lo permita.

15.3Esta cláusula seguirá vigente durante tres (3) años después de que termine el Acuerdo, y respecto del Contenido del Cliente mientras siga siendo confidencial.

15.4Solo lo nombraremos como cliente en material de marketing con su consentimiento previo por escrito.

16.Garantías y exenciones

16.1Garantizamos que durante un Período de Suscripción de pago el Servicio funcionará de forma sustancial conforme a su documentación y que lo prestaremos con la diligencia y pericia razonables. Su único recurso por el incumplimiento de esta garantía es que corrijamos la no conformidad en un plazo razonable o, si no podemos, que usted pueda cancelar la suscripción afectada y recibir un reembolso proporcional de las tarifas pagadas por adelantado por el Período de Suscripción restante.

16.2El Servicio es una herramienta. No proporciona asesoramiento legal, fiscal, contable, de aseguramiento ni de sostenibilidad, y su resultado no constituye una auditoría, una verificación ni una opinión de aseguramiento limitado. Si un informe cumple los requisitos de un cliente, de un banco o de un regulador, y si un cálculo es adecuado para sus fines, sigue siendo su criterio y, cuando sea necesario, el de sus asesores.

16.3Los factores de emisión, factores de conversión, referencias comparativas y normas del Servicio proceden de fuentes de terceros. Los seleccionamos y actualizamos con cuidado, pero no garantizamos su exactitud ni que sean los adecuados para su situación.

16.4Salvo que se establezca expresamente en el Acuerdo y en la medida permitida por la ley, quedan excluidas todas las demás garantías, condiciones y manifestaciones, expresas o implícitas, incluida cualquier garantía de idoneidad para un fin particular, de lograr un resultado concreto o de un nivel particular de exactitud.

17.Responsabilidad

17.1Nuestra responsabilidad total acumulada frente a usted derivada de o en relación con el Acuerdo, ya sea por contrato, responsabilidad extracontractual (incluida la negligencia), incumplimiento de deber legal o de otro modo, se limita por año contractual a las tarifas que usted nos haya pagado en virtud del Acuerdo en los doce (12) meses anteriores al hecho que dio lugar a la reclamación. Para una prueba gratuita y para las Funciones de Vista Previa, nuestra responsabilidad total se limita a EUR 500.

17.2No seremos responsables de pérdidas indirectas o consecuenciales, pérdida de beneficios, ingresos, negocio, clientela o ahorros previstos, pérdida o corrupción de datos (salvo cuando sea causada por nuestro incumplimiento del Anexo 1 o de la cláusula 12), multas o sanciones impuestas por un regulador, penalizaciones contractuales debidas por usted a sus clientes, o el coste de contratar servicios sustitutivos, en cada caso incluso si se nos advirtió de la posibilidad.

17.3No seremos responsables del contenido, la exactitud o el cumplimiento de ningún informe, cálculo o divulgación que publique; de las decisiones que usted o terceros tomen sobre la base del Servicio; de las sugerencias de funciones asistidas por IA que usted haya aceptado; de los servicios y datos de terceros, incluidos organismos de normalización, editores de factores de emisión y proveedores de inicio de sesión; ni de las pérdidas causadas por su incumplimiento del Acuerdo.

17.4Nada en el Acuerdo limita o excluye la responsabilidad por muerte o lesiones personales causadas por negligencia, por fraude, o por daños causados por dolo o temeridad deliberada (opzet of bewuste roekeloosheid) de una parte o de su dirección, ni cualquier otra responsabilidad que no pueda limitarse conforme al derecho neerlandés.

17.5Debe notificarnos por escrito cualquier reclamación dentro de los doce (12) meses siguientes a que usted tuviera conocimiento, o debiera razonablemente haber tenido conocimiento, del hecho que la originó; de lo contrario, la reclamación caduca. Cualquier derecho de acción prescribe dos (2) años después de ese hecho.

17.6Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento causado por circunstancias fuera de su control razonable, incluidos fallos de la infraestructura de internet, de proveedores de alojamiento o autenticación que no pudiera razonablemente haber evitado, cortes de suministro eléctrico, huelgas, actuación gubernamental, epidemias y ciberataques que no fueran razonablemente evitables (fuerza mayor en el sentido del artículo 6:75 del Código Civil neerlandés). Las obligaciones de pago no se suspenden por fuerza mayor. Si la fuerza mayor dura más de sesenta (60) días, cualquiera de las partes podrá rescindir la suscripción afectada y se reembolsarán las tarifas pagadas por adelantado correspondientes al plazo restante.

18.Indemnizaciones

18.1Usted nos indemnizará y nos mantendrá indemnes frente a todas las reclamaciones de terceros, multas, daños y costes razonables (incluidos los honorarios de abogados) derivados del Contenido del Cliente, del uso del Servicio por usted o por sus Participantes en incumplimiento del Acuerdo o de la ley, o de su falta de los derechos, consentimientos o base jurídica a que se refieren las cláusulas 6.3 y 8.2.

18.2Nos encargaremos de su defensa frente a cualquier reclamación de un tercero de que el Servicio, usado de conformidad con el Acuerdo, infringe un derecho de propiedad intelectual válido en la Unión Europea, y pagaremos los daños finalmente concedidos o acordados en un acuerdo, siempre que usted nos notifique con prontitud, nos otorgue el control exclusivo de la defensa y una asistencia razonable, y no realice admisiones. Si se presenta o es probable que se presente una reclamación de este tipo, podremos modificar el Servicio para que deje de infringir, obtener una licencia para usted o rescindir la suscripción afectada y reembolsar proporcionalmente las tarifas pagadas por adelantado. Esta cláusula establece toda nuestra responsabilidad por infracción y no se aplica a reclamaciones causadas por el Contenido del Cliente, por la combinación con elementos que no suministremos, o por el uso después de que le pidamos que lo cese.

19.Plazo, suspensión y terminación

19.1El Acuerdo comienza cuando usted acepta por primera vez estos Términos y continúa mientras tenga un Workspace. Una suscripción de pago tiene la duración de su Período de Suscripción y se renueva conforme a la cláusula 5.3.

19.2Podremos suspender el acceso a la totalidad o a parte del Servicio, en su totalidad o para determinados Usuarios, de forma inmediata cuando razonablemente creamos que es necesario para proteger el Servicio, a otros Clientes o a terceros, cuando se aplique la cláusula 5.7, cuando el Servicio se utilice incumpliendo la cláusula 7, o cuando la ley lo exija. Limitaremos la suspensión a lo necesario, le indicaremos el motivo cuando la ley lo permita y la levantaremos en cuanto se haya resuelto el motivo.

19.3Cualquiera de las partes podrá resolver el Acuerdo, o una suscripción individual, con efecto inmediato mediante notificación por escrito si la otra parte lo incumple sustancialmente y, cuando el incumplimiento pueda subsanarse, no lo subsana dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación escrita; o si la otra parte es declarada en quiebra, se le concede una suspensión de pagos, se disuelve o cesa su actividad.

19.4Puede eliminar su Workspace en cualquier momento desde la configuración del Servicio. La eliminación de un Workspace pone fin al Acuerdo para ese Workspace. Las tarifas del Período de Suscripción en curso no se reembolsan, salvo cuando la terminación se base en las cláusulas 5.6, 11.4, 11.5, 16.1, 17.6, 18.2 o 20.2.

19.5Al terminar o expirar una suscripción, el Workspace pasa a ser de solo lectura. Durante treinta (30) días después de la terminación puede iniciar sesión y exportar su Contenido del Cliente en los formatos que ofrece el Servicio: informes en PDF y Word, datos en Excel o CSV, y una exportación completa de la empresa. Prestaremos asistencia razonable con una exportación previa solicitud, conforme a nuestra tarifa horaria vigente en ese momento.

19.6Después de ese período, o antes si así lo solicita por escrito, eliminaremos o anonimizaremos su Contenido del Cliente y Workspace en un plazo de noventa (90) días, y lo retiraremos de las copias de seguridad en otros treinta y cinco (35) días a medida que roten las copias de seguridad. El Anexo 1 se aplica a los datos personales. Podremos conservar lo que debamos conservar por ley, como facturas durante el período legal de siete años, y la información anonimizada conforme a la cláusula 6.6.

19.7Los informes que compartió mediante un enlace antes de la terminación dejarán de ser accesibles cuando se elimine el Workspace. Los archivos exportados siguen siendo suyos.

19.8Las cláusulas que por su naturaleza deban seguir vigentes tras el fin del Acuerdo, incluidas 6.6, 6.7, 14, 15, 16.4, 17, 18, 19.5 a 19.8, 21 y 22, seguirán vigentes.

20.Cambios en estos Términos

20.1Podremos modificar estos Términos. Notificaremos a los administradores del Workspace por correo electrónico y en el Servicio al menos treinta (30) días antes de que una modificación entre en vigor, salvo que una modificación exigida por la ley o un cambio que solo añada funcionalidades o le sea favorable pueda entrar en vigor de inmediato.

20.2Si una modificación reduce sustancialmente sus derechos o aumenta sus obligaciones y usted no la acepta, podrá rescindir la suscripción afectada mediante notificación por escrito antes de que la modificación entre en vigor, con un reembolso proporcional de las tarifas pagadas por adelantado por el Período de Suscripción restante. El uso continuado del Servicio después de la fecha de entrada en vigor supone la aceptación de los Términos modificados.

20.3La versión en vigor se publica siempre en https://greenerahead.com/terms, con su número de versión y fecha de entrada en vigor. Las versiones anteriores están disponibles previa solicitud.

21.Ley aplicable y litigios

21.1El Acuerdo y cualquier disputa o reclamación derivada de él o relacionada con él, incluidas las disputas no contractuales, se rigen por las leyes de los Países Bajos. La Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías no se aplica.

21.2Si surge una disputa, las partes tratarán primero de resolverla de buena fe entre representantes de alto nivel dentro de los treinta (30) días siguientes a que una parte notifique por escrito a la otra la disputa.

21.3Cualquier disputa que no se resuelva de ese modo se someterá exclusivamente al tribunal competente del Distrito de Oost-Brabant (Rechtbank Oost-Brabant), Países Bajos, sin perjuicio del derecho de cualquiera de las partes a solicitar medidas cautelares ante cualquier tribunal competente, y de nuestro derecho a iniciar procedimientos ante los tribunales del lugar de establecimiento de usted.

22.General

22.1No puede ceder ni transferir el Acuerdo sin nuestro consentimiento previo por escrito, que no denegaremos de forma irrazonable en caso de una transferencia a un sucesor de su negocio. Podemos ceder el Acuerdo a una afiliada o a un sucesor de la totalidad o sustancialmente la totalidad de nuestro negocio, y podemos contratar subcontratistas, permaneciendo responsables de su desempeño. El Anexo 1 regula los subencargados del tratamiento.

22.2El Acuerdo constituye la totalidad del acuerdo entre las partes sobre su objeto y sustituye a propuestas, conversaciones y acuerdos anteriores. Cada parte confirma que no ha confiado en ninguna declaración que no figure en el Acuerdo.

22.3Si una disposición del Acuerdo se considera inválida o inaplicable, el resto seguirá en vigor y la disposición será sustituida por una válida que se aproxime lo más posible a su finalidad.

22.4La falta o demora en el ejercicio de un derecho no constituye una renuncia al mismo. Toda renuncia debe constar por escrito.

22.5Las notificaciones dirigidas a usted se enviarán a las direcciones de correo electrónico de los administradores del Workspace y se considerarán recibidas el Día Hábil siguiente al envío. Las notificaciones dirigidas a nosotros se enviarán a hello@greenerahead.com o a nuestra dirección registrada. Las notificaciones de una reclamación legal también deben enviarse por correo certificado.

22.6Usted confirma que no está sujeto a sanciones de la Unión Europea, los Países Bajos ni las Naciones Unidas y que no utilizará el Servicio de forma que las infrinja.

22.7Cuando el Acuerdo se celebre electrónicamente, el registro electrónico que conservemos constituirá prueba de su contenido, salvo que usted demuestre lo contrario.

Anexo 1: Adenda de Tratamiento de Datos

Esta Adenda establece las condiciones requeridas por el artículo 28(3) del RGPD para el tratamiento de datos personales que nosotros (el encargado) realizamos en su nombre (el responsable) al prestar el Servicio. Los términos en mayúscula tienen el significado que se les da en los Términos; los términos del RGPD tienen el significado del RGPD.

A1.1 Detalles del tratamiento

Objeto y finalidad: Alojamiento y tratamiento del Contenido del Cliente para que el Cliente pueda preparar, calcular, colaborar en, publicar y exportar informes de sostenibilidad, huellas de carbono, estrategias climáticas y análisis de ciclo de vida, así como la prestación de soporte con esa finalidad.
Duración: El plazo del Acuerdo más los períodos de recuperación y eliminación establecidos en la cláusula 19.
Naturaleza: Recogida mediante formularios y cargas, almacenamiento, estructuración, cálculo, reconocimiento de texto, generación de borradores y sugerencias, visualización para personas autorizadas, transmisión a destinatarios elegidos por el Cliente, exportación, eliminación.
Categorías de interesados: Los Usuarios y administradores del Cliente; sus empleados y trabajadores según se refleje en las divulgaciones sobre plantilla, salud y seguridad, remuneración y desplazamientos; empleados que respondan a una encuesta; personas de contacto en proveedores, clientes, bancos y auditores; otras personas que el Cliente decida incluir en el Contenido del Cliente.
Categorías de datos personales: Nombres, datos de contacto profesionales, cargos, identificadores de cuenta, actividad en el Workspace; datos de plantilla que normalmente se agregan pero que pueden identificar a personas en organizaciones pequeñas (número de empleados, tipo de contrato, género, remuneración, rotación, accidentes, formación); respuestas de encuestas sobre desplazamientos y viajes (distancia, medio, frecuencia); información contenida en documentos cargados como prueba, como facturas, lecturas de contadores, resúmenes de nómina y registros de flota; cualquier otro dato personal que el Cliente decida introducir.
Categorías especiales: No se pretende. La información relacionada con la salud puede aparecer incidentalmente en las divulgaciones sobre accidentes y ausencias; el Cliente debe agregarla antes de introducirla. El Cliente no debe introducir otros datos de categoría especial.

A1.2 Nuestras obligaciones como encargado

Nosotros:

trataremos los datos personales únicamente siguiendo sus instrucciones documentadas, que son el Acuerdo, el uso que usted haga de los ajustes y funciones del Servicio, y cualquier otra instrucción escrita razonable, salvo que el Derecho de la Unión o de un Estado miembro exija otra cosa, en cuyo caso se lo comunicaremos antes del tratamiento, salvo que la ley lo prohíba; le informaremos si consideramos que una instrucción infringe la normativa de protección de datos;
garantizaremos que las personas autorizadas a tratar los datos estén sujetas a confidencialidad;
aplicaremos las medidas técnicas y organizativas del Anexo 2 y las mantendremos adecuadas al riesgo, actualizándolas a medida que evolucione la tecnología sin reducir el nivel global de protección;
contrataremos subencargados únicamente en las condiciones indicadas en A1.3;
teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, le ayudaremos con medidas técnicas y organizativas apropiadas a responder a las solicitudes de los interesados que ejerzan sus derechos; cuando un interesado se ponga en contacto directamente con nosotros sobre el Contenido del Cliente, le remitiremos a usted sin dilación indebida;
le ayudaremos a garantizar el cumplimiento de los artículos 32 a 36 del RGPD (seguridad, notificación de brechas, evaluaciones de impacto en la protección de datos y consulta previa), teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que dispongamos;
le notificaremos sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las 48 horas siguientes a tener conocimiento de una brecha de datos personales que afecte a su Contenido del Cliente, con la información de que dispongamos en ese momento y complementándola a medida que esté disponible, para que usted pueda cumplir sus propios plazos de notificación;
al finalizar la prestación de los servicios, eliminar o devolver los datos personales, a su elección, conforme a lo establecido en la cláusula 19, y eliminar las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión o de un Estado miembro exija su conservación;
poner a su disposición toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento del artículo 28 del RGPD y permitir y contribuir a auditorías, incluidas inspecciones, realizadas por usted o por un auditor designado por usted, en las condiciones indicadas en A1.5;
conservar un registro de las actividades de tratamiento realizadas en su nombre, según exige el artículo 30(2) del RGPD.

A1.3 Subencargados

Usted otorga autorización general por escrito para la contratación de los subencargados enumerados en la Política de Privacidad, que en la fecha de entrada en vigor son:

Amazon Web Services EMEA SARL: alojamiento, base de datos, almacenamiento cifrado de archivos, correo electrónico transaccional (Amazon SES) (Fráncfort, Alemania (eu-central-1)).
WorkOS, Inc.: inicio de sesión, single sign-on y gestión de sesiones (AuthKit) (Estados Unidos).
Stripe Payments Europe, Ltd.: pagos, facturación, cálculo del IVA y el portal de facturación (Irlanda, con tratamiento en los Estados Unidos).
Google Cloud EMEA Ltd.: reconocimiento de texto (Document AI) en los documentos que subes para pre-rellenar respuestas (Unión Europea (endpoint eu-documentai.googleapis.com)).
PostHog, Inc.: analítica opcional del sitio web y de la aplicación (Unión Europea (PostHog Cloud EU, Fráncfort)).
OpenAI Ireland Ltd.: sugerencias de redacción y extracción de documentos cuando usas una función asistida por IA (Irlanda, con tratamiento en los Estados Unidos).

Informaremos a los administradores del Workspace por correo electrónico al menos treinta (30) días antes de añadir o sustituir un subencargado. Si tiene motivos razonables de protección de datos para oponerse, podrá notificárnoslo dentro de ese plazo; entonces trabajaremos con usted en una solución y, si no se encuentra ninguna, podrá cancelar la suscripción afectada con reembolso prorrateado de las tarifas pagadas por adelantado. Imponemos a cada subencargado, mediante contrato escrito, obligaciones de protección de datos que sean al menos tan protectoras como las de esta Adenda y seguimos siendo plenamente responsables ante usted por su desempeño.

A1.4 Transferencias internacionales

El Contenido del Cliente se almacena y se trata principalmente en la Unión Europea. Cuando un subencargado trate datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, nos aseguramos de que exista un mecanismo de transferencia adecuado conforme al Capítulo V del RGPD, actualmente las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea (Decisión (UE) 2021/914) complementadas con una evaluación de impacto de la transferencia y medidas adicionales cuando sean necesarias, o una decisión de adecuación, incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el destinatario esté certificado. No transferiremos datos personales a un tercer país por nuestra propia iniciativa, salvo en lo descrito aquí.

A1.5 Auditorías

Primero responderemos a las solicitudes de auditoría proporcionando nuestra documentación de seguridad vigente, certificaciones o atestaciones de terceros y respuestas a un cuestionario de seguridad razonable. Cuando esto no satisfaga razonablemente sus obligaciones, podrá auditar una vez cada doce meses, o adicionalmente después de una brecha de datos personales o a solicitud de una autoridad de control, con al menos treinta (30) días de aviso, durante el horario laboral, sin interrumpir nuestras operaciones, bajo confidencialidad y a su costa. Las auditorías no podrán incluir datos de otros clientes. Podremos cobrarle nuestros costes razonables por auditorías posteriores a la primera en un período de doce meses.

A1.6 Sus obligaciones como responsable

Usted es responsable de la licitud del tratamiento, incluida una base jurídica válida, la transparencia hacia los interesados, la minimización de datos, la exactitud de los datos y sus propias decisiones sobre qué introducir, a quién invitar y qué publicar. Emitirá instrucciones que cumplan la normativa de protección de datos y no nos instruirá para tratar datos para los que el Servicio no está diseñado.

A1.7 Responsabilidad y prevalencia

La cláusula 17 de los Términos se aplica a la responsabilidad en virtud de esta Adenda, sin perjuicio del artículo 82 del RGPD. En caso de conflicto entre esta Adenda y el resto del Acuerdo en relación con los datos personales, prevalecerá esta Adenda. Esta Adenda finaliza cuando todos los datos personales hayan sido eliminados o devueltos conforme a A1.2(h).

Anexo 2: Medidas técnicas y organizativas

Las medidas siguientes describen la seguridad del Servicio en la fecha de entrada en vigor. Podemos modificarlas siempre que no se reduzca el nivel global de protección.

Alojamiento e infraestructura

La aplicación y la base de datos de producción funcionan en Amazon Web Services en Frankfurt (eu-central-1). La base de datos no es accesible públicamente. Los buckets de almacenamiento de archivos de la aplicación bloquean el acceso público; el acceso autorizado al almacenamiento utiliza endpoints de AWS y controles de acceso.
La infraestructura se define como código y se modifica mediante planes revisados. Los planes que borrarían datos, expondrían públicamente una base de datos o cambiarían de región se bloquean por política.
Los secretos de producción se almacenan en el almacén de secretos del proveedor en la nube, nunca en código ni en archivos de configuración, y se rotan cuando cambia el personal.

Cifrado

Todo el tráfico entre los usuarios y el Servicio, y entre el Servicio y sus proveedores, se cifra con TLS 1.2 o superior.
Los documentos cargados y las exportaciones se almacenan con cifrado del lado del servidor mediante claves administradas por Amazon S3 (SSE-S3). El almacenamiento de la base de datos está cifrado en reposo. El almacenamiento tiene control de versiones, con el acceso público bloqueado a nivel de bucket.

Control de acceso y aislamiento multicliente

Cada Workspace es un cliente independiente. La identidad del cliente se aplica en cada consulta a la base de datos y en cada ruta de API; una solicitud no puede acceder a los datos de otro cliente.
Acceso basado en roles con permisos hasta el nivel de una divulgación individual o un punto de datos, gestionado por los administradores del Cliente. Las invitaciones, páginas de proveedores, encuestas y enlaces de informes utilizan tokens firmados de propósito único que caducan y pueden revocarse.
Inicio de sesión a través de un proveedor de autenticación dedicado con soporte para inicio de sesión único, renovación de sesión y revocación. El acceso del personal a producción requiere cuentas nominativas con autenticación multifactor y se limita a las personas que operan el Servicio.

Registro y supervisión

Un historial de actividad de solo adición registra quién hizo qué en un Workspace, con actor, acción, recurso y hora, y es visible para los administradores del Cliente.
Se supervisan las métricas de la aplicación y de la infraestructura, así como los registros de errores; los trabajos en segundo plano que fallan se reintentan y se envían a una cola de errores para su revisión en lugar de descartarse silenciosamente.

Disponibilidad y recuperación

La base de datos de producción cuenta con copias de seguridad automáticas con una ventana de recuperación de siete días. Los exportes de la base de datos conservados por separado y el almacenamiento de objetos con control de versiones tienen sus propios controles de conservación y eliminación. Las obligaciones de devolución y eliminación de datos del cliente establecidas en la cláusula 19 siguen aplicándose a esas copias.

Desarrollo y organización

Los cambios de código se revisan y superan pruebas automatizadas antes de su publicación; las dependencias están fijadas y se actualizan por motivos de seguridad. Las imágenes de contenedor son inmutables.
El personal que puede acceder al Contenido del Cliente está obligado a mantener la confidencialidad y recibe formación sobre seguridad y protección de datos. El acceso se revoca cuando termina su función.
Respuesta a incidentes documentada con el compromiso de notificación de brechas del Anexo 1.