Termini di servizio | Greener Ahead

1.Definizioni

Nei presenti Termini, le parole seguenti hanno il significato qui indicato. Il singolare include il plurale.

Accordo: I presenti Termini, insieme a qualsiasi Ordine, all’Addendum sul trattamento dei dati nell’Allegato 1 e ai documenti ivi richiamati.
Cliente, tu: L’azienda, l’organizzazione o il professionista autonomo che crea un Workspace o per conto del quale viene creato un Workspace.
Greener Ahead, noi, ci: Greener Ahead, registrata presso la Camera di Commercio olandese con il numero 85351660.
Servizio: La piattaforma software Greener Ahead disponibile su https://app.greenerahead.com, inclusi i prodotti per il reporting VSME, la contabilità del carbonio, la strategia climatica e l’analisi del ciclo di vita, le pagine per fornitori e dipendenti, i link ai report condivisi, le esportazioni, il supporto e tutta la documentazione correlata.
Area di lavoro: L’ambiente tenant nel Servizio che appartiene a un solo Cliente e contiene le sue aziende, gli anni di rendicontazione, i report e gli utenti.
Utente: Una persona fisica a cui il Cliente ha assegnato un account nel proprio Workspace.
Partecipante: Una persona fisica che interagisce con il Servizio su invito del Cliente senza possedere un account: un collega o fornitore che risponde a una richiesta tramite un link, un dipendente che risponde a un sondaggio o un destinatario che visualizza un report condiviso.
Contenuti del Cliente: Tutti i dati, documenti, cifre, testi, immagini e altri materiali inseriti nel Workspace o caricati al suo interno dal Cliente, dai suoi Utenti o dai suoi Partecipanti, nonché i report e gli output generati a partire da essi.
Ordine: Un abbonamento acquistato tramite il checkout in-app, oppure un modulo d’ordine scritto firmato da entrambe le parti.
Periodo di abbonamento: Il periodo a pagamento di dodici mesi che inizia alla data di acquisto e ogni periodo di rinnovo.
Giorno lavorativo: Dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni festivi pubblici olandesi.

2.Chi siamo e cosa coprono i presenti Termini

2.1Il Servizio è gestito da Greener Ahead, con sede in Philitelaan 59 57, 5617 AK Eindhoven, Paesi Bassi. Numero della Camera di Commercio 85351660, numero di partita IVA NL004086201B68. Puoi contattarci a hello@greenerahead.com.

2.2I presenti Termini si applicano a ogni utilizzo del Servizio e del sito web all’indirizzo https://greenerahead.com, a ogni Ordine e a ogni prova. Diventano vincolanti quando crei un Workspace, accetti un invito in un Workspace, fai clic per accettarli, effettui un Ordine o utilizzi altrimenti il Servizio, a seconda di quale evento si verifichi per primo.

2.3Il Servizio è offerto solo a imprese, organizzazioni e professionisti. Utilizzandolo confermi di agire nell’esercizio di un’attività commerciale, imprenditoriale o professionale e non come consumatore. Se accetti i presenti Termini per conto di una società, confermi di essere autorizzato/a a vincolarla.

2.4Le tue condizioni di acquisto o altri termini e condizioni generali non si applicano, anche se vi fai riferimento in un ordine o in altro modo, e le respingiamo espressamente. Le deroghe ai presenti Termini sono valide solo se concordate per iscritto e firmate da noi.

2.5Se un modulo d’ordine scritto è in conflitto con i presenti Termini, il modulo d’ordine prevale solo per quell’Ordine. Se i presenti Termini sono in conflitto con l’Allegato 1 su una questione di protezione dei dati personali, prevale l’Allegato 1.

2.6I Partecipanti utilizzano il Servizio secondo i limiti stabiliti nella clausola 8. Quando i presenti Termini si riferiscono a te, si applicano anche ai tuoi Utenti, e tu sei responsabile del loro rispetto.

2.7I presenti Termini sono redatti in inglese. Le traduzioni sono fornite per comodità. In caso di divergenza prevale il testo inglese.

3.Il tuo account e il tuo Workspace

3.1Per usare il Servizio ti servono un Workspace e un account Utente. L’accesso è gestito dal nostro fornitore di autenticazione; puoi usare un indirizzo email con password oppure un provider single sign-on supportato dalla tua organizzazione.

3.2Devi fornire dati aziendali e di contatto accurati e completi e mantenerli aggiornati. Li utilizziamo per la fatturazione, la determinazione dell’IVA e le comunicazioni legali.

3.3Gli account sono personali. Ogni Utente deve mantenere riservate le proprie credenziali e non può condividere un account. Devi comunicarci senza ritardo a security@greenerahead.com se sospetti che un account o il Workspace siano stati compromessi.

3.4Gli amministratori del Cliente decidono chi ottiene l’accesso al Workspace e con quali autorizzazioni, fino al singolo dato o alla singola informazione divulgata. Sei responsabile di tutto ciò che accade nel tuo Workspace tramite gli account che hai assegnato, compresi quelli di ex dipendenti il cui accesso non hai revocato.

3.5Gli Utenti devono avere almeno 18 anni.

4.Prova gratuita

4.1Offriamo una prova gratuita di 14 giorni del prodotto VSME. Per avviarla non è richiesto alcun metodo di pagamento. Durante la prova il Servizio è fornito gratuitamente e, nonostante la clausola 16, senza alcuna garanzia di disponibilità o idoneità.

4.2Quando la prova termina senza acquisto, il Workspace diventa in sola lettura. Mantieni l’accesso a tutto ciò che hai creato e puoi esportarlo nei formati offerti dal Servizio. L’acquisto di un abbonamento riapre la modifica dal punto in cui eri arrivato.

4.3Possiamo eliminare un Workspace di prova in sola lettura, inclusi tutti i Contenuti del Cliente in esso presenti, novanta (90) giorni dopo la fine della prova. Invieremo almeno quattordici (14) giorni di preavviso agli indirizzi email degli amministratori del Workspace prima di farlo.

4.4Una sola prova per Cliente. Possiamo rifiutare, abbreviare o terminare una prova in qualsiasi momento, ad esempio se sospettiamo un uso improprio o che il Cliente non sia un’impresa.

5.Abbonamenti, costi e pagamento

5.1Gli abbonamenti a pagamento sono venduti per prodotto per Workspace per un Periodo di abbonamento di dodici mesi, pagato anticipatamente. I prezzi attuali sono mostrati su https://greenerahead.com/pricing e nel checkout in-app. Tutti i prezzi sono in euro ed escludono l’IVA e qualsiasi altra imposta o onere applicabile, che vengono aggiunti secondo l’aliquota applicabile al tuo paese di fatturazione.

5.2I pagamenti sono elaborati dal nostro fornitore di servizi di pagamento, Stripe. Acquistando tramite il checkout accetti anche i termini del fornitore di servizi di pagamento per la transazione di pagamento. Le fatture sono emesse elettronicamente e rese disponibili nel Servizio e via email. Accetti di ricevere le fatture in formato elettronico.

5.3Salvo disdetta ai sensi della clausola 5.4, l’abbonamento si rinnova automaticamente per un ulteriore Periodo di abbonamento di dodici mesi al prezzo allora in vigore, e il canone di rinnovo viene addebitato sul metodo di pagamento registrato.

5.4Puoi disdire un abbonamento in qualsiasi momento tramite il portale di fatturazione nel Servizio o inviando un’email a support@greenerahead.com. La disdetta ha effetto alla fine dell’attuale Periodo di abbonamento. L’abbonamento resta pienamente utilizzabile fino a quel momento. I corrispettivi già pagati non vengono rimborsati per il periodo residuo di un Periodo di abbonamento, salvo che i presenti Termini o la legge imperativa dispongano diversamente.

5.5Se effettui l’upgrade durante un Periodo di Abbonamento, la differenza viene addebitata pro rata per la parte residua del periodo e la data di rinnovo resta invariata. Un downgrade ha effetto alla fine dell’attuale Periodo di Abbonamento e non riduce mai i tuoi diritti prima di tale data.

5.6Possiamo modificare i nostri prezzi. Una variazione di prezzo si applica a te a partire dal rinnovo successivo, al più presto, e solo se abbiamo informato gli amministratori del Workspace via email almeno trenta (30) giorni prima della data di rinnovo. Se non accetti il nuovo prezzo puoi disdire ai sensi della clausola 5.4 prima della data di rinnovo.

5.7Se un pagamento non va a buon fine o una fattura non viene pagata alla scadenza, possiamo inviare un sollecito e, se il pagamento non viene ricevuto entro quattordici (14) giorni da tale sollecito, sospendere l’accesso alle funzionalità a pagamento del Workspace fino alla ricezione del pagamento. Sugli importi scaduti sono dovuti, dalla data di scadenza e senza ulteriore messa in mora, gli interessi commerciali legali ai sensi dell’articolo 6:119a del Codice civile olandese e i ragionevoli costi di recupero crediti.

5.8Sei responsabile di fornire un numero di partita IVA corretto e un indirizzo di fatturazione corretto. Se fornisci un numero di partita IVA UE valido e sei stabilito al di fuori dei Paesi Bassi, l’IVA viene applicata con reverse charge. Se il checkout non riesce a determinare l’imposta applicabile con i dati che hai fornito, possiamo addebitare l’IVA olandese.

5.9Le tariffe non dipendono da alcuna funzionalità futura, data di lancio del prodotto o dichiarazione pubblica sulla nostra roadmap, inclusi i prodotti descritti come prossimi sul nostro sito web.

6.I tuoi contenuti

6.1I Customer Content sono di tua proprietà. Non rivendichiamo alcun diritto su di essi oltre alla licenza di cui alla clausola 6.2.

6.2Ci concedi una licenza non esclusiva, mondiale e gratuita per ospitare, archiviare, copiare, elaborare, trasmettere, visualizzare e adattare i Customer Content, e per creare i report, le esportazioni, i calcoli e i suggerimenti che il Servizio genera a partire da essi, limitatamente a quanto necessario per fornire, proteggere, supportare e migliorare il Servizio in conformità all’Accordo. Questa licenza termina quando i Customer Content vengono eliminati dal Servizio, fatte salve le disposizioni della clausola 19.7.

6.3Sei responsabile dei Customer Content: della loro accuratezza, completezza, liceità e del possesso dei diritti e delle autorizzazioni necessari per inserirli nel Servizio e per farli trattare come descritto nell’Accordo. Ciò include i dati che confluiscono in un report pubblicato e i dati personali dei tuoi dipendenti, fornitori e altre persone che tu o i tuoi Partecipanti inserite.

6.4Non esaminiamo i Customer Content e non verifichiamo se un report sia corretto, completo o conforme allo standard VSME, al GHG Protocol, a ISO 14040 o 14044, o a qualsiasi altro framework. Il Servizio guida e calcola; la divulgazione resta tua.

6.5Possiamo rimuovere o disabilitare l’accesso ai Customer Content che riteniamo ragionevolmente violino la legge o i diritti di terzi, oppure che violino la clausola 7. Quando la legge lo consente, te lo comunicheremo prima e ti daremo la possibilità di rispondere.

6.6Utilizziamo informazioni aggregate e anonimizzate su come viene usato il Servizio, ad esempio quali disclosure vengono compilate più spesso o quanto tempo richiede una fase, per gestire e migliorare il Servizio. Tali informazioni non identificano mai te, i tuoi Utenti, i tuoi Partecipanti o i tuoi valori riportati, e non costituiscono Customer Content.

6.7Se ci invii suggerimenti o feedback sul Servizio, possiamo utilizzarli senza alcun obbligo nei tuoi confronti.

7.Uso consentito

7.1Puoi utilizzare il Servizio solo per i tuoi fini aziendali interni e per le funzioni di reporting, calcolo e condivisione per cui è stato progettato. Non puoi:

rivendere, sublicenziare, noleggiare o fornire il Servizio a terzi come service bureau, salvo che ai tuoi Utenti e Partecipanti come previsto;
copiare, modificare, tradurre, decompilare, effettuare reverse engineering o tentare in altro modo di ricavare il codice sorgente o i modelli sottostanti del Servizio, salvo nella misura in cui ciò sia consentito dalla legge imperativa;
sondare, scansionare, testare la vulnerabilità di o aggirare qualsiasi protezione di sicurezza o controllo di accesso del Servizio, oppure accedere ai dati di un altro Cliente;
usare mezzi automatizzati per accedere al Servizio diversi dalle esportazioni e funzionalità documentate;
caricare codice malevolo, o contenuti illeciti, lesivi di diritti altrui, diffamatori o che non hai il diritto di trattare;
usare il Servizio per creare un prodotto concorrente, o per effettuare benchmark a fini di pubblicazione senza il nostro consenso scritto;
usare il Servizio in violazione delle leggi applicabili sul controllo delle esportazioni o sulle sanzioni;
inviare richieste, sondaggi o link ai report a persone che non hanno acconsentito a riceverli da te quando la legge richiede il loro consenso, oppure usare il Servizio per inviare comunicazioni commerciali non richieste.

7.2Possiamo stabilire limiti tecnici ragionevoli, ad esempio su dimensione dei file, numero di documenti elaborati con riconoscimento del testo, tassi di richiesta o spazio di archiviazione, e possiamo modificarli per mantenere il Servizio affidabile per tutti i Clienti. I limiti attuali sono indicati nel Servizio.

8.Invitare altre persone: colleghi, fornitori, dipendenti e destinatari dei report

8.1Il Servizio ti consente di chiedere ad altre persone di contribuire senza un account: colleghi e fornitori possono rispondere a una richiesta tramite un link, i dipendenti possono rispondere a un sondaggio su commuting o travel, e clienti, banche, revisori e altri possono visualizzare un report tramite un link sotto il tuo controllo. Decidi tu chi invitare, cosa vede e per quanto tempo.

8.2Sei responsabile di disporre di una base giuridica per invitare queste persone e per trattare i dati che forniscono, per informarli come richiesto dalla normativa sulla protezione dei dati e per la liceità di eventuali dati che inseriscono per tuo conto. I loro contributi sono Customer Content.

8.3Un Partecipante può utilizzare la pagina o il link reso disponibile solo per lo scopo per cui è stato invitato, non deve tentare di accedere ad altro e non deve inserire dati che non ha diritto di condividere. I Partecipanti non ricevono altri diritti nel Servizio. I Partecipanti che non sono consumatori sono vincolati dalle clausole 7, 14 e 21 come se fossero il Cliente.

8.4Chiunque disponga di un link al report che hai condiviso può visualizzare la versione del report e i valori che hai scelto di divulgare tramite quel link fino a quando non lo revochi o modifichi. Sei responsabile di chi riceve un link da te e della revoca dell’accesso quando deve cessare. Non siamo responsabili dell’ulteriore divulgazione da parte del destinatario.

8.5Le email di invito e di condivisione del link sono inviate dal nostro dominio per tuo conto. Non devi usarle per alcuno scopo diverso dall’invitare contributori e destinatari per i tuoi report.

9.Funzionalità assistite dall’AI

9.1Alcune funzionalità usano machine learning e large language models per aiutarti, ad esempio a leggere dati da un documento che carichi, a suggerire una risposta o una bozza di testo narrativo, oppure ad associare un fornitore o una voce di spesa a una categoria. Queste funzionalità sono facoltative e sono sempre presentate come suggerimenti.

9.2I suggerimenti possono essere errati, incompleti o non aggiornati. Devi esaminare ogni suggerimento prima di accettarlo in un report o in un calcolo. Qualsiasi cosa accetti diventa Customer Content e tua responsabilità ai sensi della clausola 6.3.

9.3Per fornire queste funzionalità inviamo l’estratto pertinente dei tuoi Customer Content ai fornitori di modelli AI indicati nell’elenco dei sub-responsabili nel Privacy Policy, secondo gli accordi di trattamento dei dati descritti in tale informativa e nell’Allegato 1. Il trattamento da parte del fornitore può includere il monitoraggio degli abusi e l’archiviazione specifica della funzionalità; la Privacy Policy spiega le informazioni applicabili sulla conservazione. Non utilizziamo i tuoi Customer Content per addestrare modelli di nostra proprietà.

9.4Non devi usare le funzionalità assistite dall’AI per trattare categorie particolari di dati personali o dati personali di minori, e non devi caricare documenti che non hai il diritto di far trattare da terzi.

9.5Ove richiesto dal Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), forniamo le informazioni di trasparenza applicabili alla funzionalità direttamente nel Servizio.

10.Prodotti in anteprima

10.1La Contabilità del carbonio, la Strategia climatica e la life cycle assessment vengono rilasciate in fasi successive. Un prodotto, modulo o funzionalità etichettato come preview, beta, early access o simile nel Servizio o sul nostro sito web (una “Funzionalità Preview”) è fornito affinché tu possa provarlo prima della disponibilità generale.

10.2Le Funzionalità Preview sono fornite così come sono. Le clausole 11.1, 11.2 e 16.1 non si applicano ad esse. Possono cambiare, essere limitate o ritirate in qualsiasi momento, e i valori che producono non devono essere usati per pubblicazioni esterne finché la funzionalità non sarà generalmente disponibile. I dati in una Funzionalità Preview possono essere esportati come qualsiasi altro Customer Content.

10.3Le date sul nostro sito web per i prodotti futuri sono obiettivi, non impegni.

11.Disponibilità, supporto e modifiche al Servizio

11.1Miriamo a rendere il Servizio disponibile 24 ore al giorno con una disponibilità mensile di almeno 99.5%, misurata al confine del nostro ambiente di hosting ed esclusi gli interventi di manutenzione programmata, la forza maggiore e i disservizi causati da te, dai tuoi sistemi o dai servizi di terzi a cui ti connetti. Non garantiamo che il Servizio sia ininterrotto o privo di errori.

11.2La manutenzione programmata che si prevede renda il Servizio non disponibile viene eseguita, ove ragionevolmente possibile, al di fuori dell’orario lavorativo olandese e comunicata nel Servizio o via email almeno 48 ore prima. La manutenzione di emergenza per motivi di sicurezza può essere eseguita senza preavviso.

11.3Il supporto è fornito in inglese e olandese via email all’indirizzo support@greenerahead.com nei Business Days. Miriamo a fornire una prima risposta entro un Business Day. Il supporto riguarda l’uso del Servizio; non include consulenza in materia di sostenibilità, legale, fiscale o di assurance.

11.4Miglioriamo continuamente il Servizio e possiamo aggiungere, modificare o rimuovere funzionalità. Se una modifica riduce in modo sostanziale la funzionalità principale per cui paghi, te lo comunicheremo con almeno trenta (30) giorni di anticipo e potrai risolvere l’abbonamento interessato con effetto dalla data della modifica e ricevere un rimborso pro rata delle tariffe prepagate per il restante Periodo di Abbonamento.

11.5Possiamo interrompere del tutto un prodotto con un preavviso di almeno sei (6) mesi via email. Durante il periodo di preavviso puoi esportare i tuoi Customer Content e le tariffe prepagate per il periodo successivo alla cessazione vengono rimborsate.

11.6Il Servizio produce report e calcoli in base a standard pubblicati come lo standard VSME, database di fattori di emissione e il GHG Protocol. Quando uno standard o database viene aggiornato, aggiorniamo il Servizio entro un termine ragionevole. I report pubblicati esistenti mantengono la versione con cui sono stati creati.

12.Sicurezza

12.1Proteggiamo il Servizio con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, come descritto nell’Allegato 2. Esse includono hosting nell’Unione europea, cifratura dei dati in transito e a riposo, isolamento del tenant applicato a ogni query, accesso basato sui ruoli fino ai singoli datapoint e uno storico delle attività che registra chi ha fatto cosa nel tuo Workspace.

12.2Sei responsabile della sicurezza dei tuoi sistemi e delle tue credenziali, delle impostazioni dei permessi, delle persone che inviti e dei link che condividi.

12.3Ti notificheremo senza ingiustificato ritardo, e in ogni caso entro il termine indicato nell’Allegato 1, se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i tuoi Customer Content. Ti notificheremo senza ingiustificato ritardo qualsiasi altro incidente di sicurezza che incida in modo sostanziale sul tuo Workspace.

12.4Se ritieni di aver individuato una vulnerabilità nel Servizio, segnalala a security@greenerahead.com. Ti chiediamo di concederci un tempo ragionevole per correggerla prima di divulgarla e di non accedere a dati che non ti appartengono. Non intraprenderemo azioni legali contro ricerche condotte in buona fede che rispettino queste condizioni.

13.Dati personali

13.1Per i dati personali contenuti nei Contenuti del Cliente, voi siete il titolare del trattamento e noi siamo il responsabile del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (GDPR). L’Addendum sul trattamento dei dati di cui all’Allegato 1 costituisce parte integrante del Contratto e disciplina tale trattamento. Non è richiesta alcuna firma separata.

13.2Per i dati personali che trattiamo per le nostre finalità, come i dati relativi all’account, alla fatturazione, all’assistenza, alla sicurezza e alle analisi del prodotto, noi siamo il titolare del trattamento. La nostra Informativa sulla privacy spiega tale trattamento.

13.3Nell’uso del Servizio, compreso quanto chiedete ai vostri Partecipanti di fornire, rispetterete la normativa sulla protezione dei dati. Si applica la clausola 9.4.

14.Proprietà intellettuale

14.1Il Servizio, il suo software, il design, i modelli, le metodologie, la documentazione e il nome e i marchi di Greener Ahead sono e restano di proprietà di Greener Ahead e dei suoi licenzianti. Vi viene concesso un diritto non esclusivo e non trasferibile di utilizzare il Servizio per la durata del Contratto e in conformità con esso. Non viene concesso alcun altro diritto, implicitamente o altrimenti.

14.2I report, le esportazioni e i documenti che generate dai vostri Contenuti del Cliente sono vostri e potete usarli e distribuirli liberamente, inclusi i layout dei modelli di Greener Ahead in essi contenuti. Non potete rimuovere l’attribuzione che il Servizio inserisce in un link a un report condiviso.

14.3Lo standard VSME è pubblicato dalla Commissione europea sulla base del lavoro di EFRAG. Il GHG Protocol, gli standard ISO e i database dei fattori di emissione appartengono ai rispettivi editori. Il loro utilizzo all’interno del Servizio non implica alcuna approvazione da parte loro.

14.4Il Servizio contiene componenti open source. Le relative licenze sono disponibili su richiesta e non limitano il vostro uso del Servizio come descritto qui.

15.Riservatezza

15.1Ciascuna parte manterrà riservate tutte le informazioni non pubbliche ricevute dall’altra ai sensi del Contratto, le utilizzerà solo per eseguire il Contratto e le divulgherà solo a dipendenti, consulenti e subappaltatori che ne abbiano bisogno e che siano vincolati da obblighi analoghi. I Contenuti del Cliente costituiscono informazioni riservate vostre. Le informazioni non pubbliche sul Servizio, sulla sua sicurezza e sui suoi prezzi sono nostre.

15.2Questo obbligo non si applica alle informazioni che sono o diventano pubbliche senza violazione, che la parte ricevente già deteneva legittimamente, o che deve divulgare per legge o per ordine del tribunale, a condizione che ne informi prima l’altra parte, ove consentito.

15.3La presente clausola sopravvive per tre (3) anni dopo la cessazione del Contratto e, per i Contenuti del Cliente, per tutto il tempo in cui restano riservati.

15.4Vi citeremo come cliente nei materiali di marketing solo con il vostro previo consenso scritto.

16.Garanzie e limitazioni di responsabilità

16.1Garantiamo che, durante un Periodo di Abbonamento a pagamento, il Servizio funzionerà in modo sostanzialmente conforme alla documentazione e che lo forniremo con ragionevole perizia e diligenza. Il vostro unico rimedio in caso di violazione di questa garanzia è che correggiamo la non conformità entro un termine ragionevole oppure, se non possiamo farlo, che possiate risolvere l’abbonamento interessato e ricevere un rimborso proporzionale delle tariffe pagate anticipatamente per il restante Periodo di Abbonamento.

16.2Il Servizio è uno strumento. Non fornisce consulenza legale, fiscale, contabile, di assurance o di sostenibilità, e il suo output non costituisce una revisione, una verifica né un giudizio di limited assurance. Se un report soddisfi i requisiti di un cliente, di una banca o di un regolatore, e se un calcolo sia appropriato per i vostri scopi, resta una vostra valutazione e, se necessario, quella dei vostri consulenti.

16.3I fattori di emissione, i fattori di conversione, i benchmark e gli standard presenti nel Servizio provengono da fonti di terzi. Li selezioniamo e aggiorniamo con attenzione, ma non ne garantiamo l’accuratezza né il fatto che siano quelli giusti per la vostra situazione.

16.4Salvo quanto espressamente previsto nel Contratto e nella misura consentita dalla legge, tutte le altre garanzie, condizioni e dichiarazioni, espresse o implicite, sono escluse, compresa qualsiasi garanzia di idoneità a uno scopo particolare, di raggiungimento di un determinato risultato o di un particolare livello di accuratezza.

17.Responsabilità

17.1La nostra responsabilità complessiva totale nei vostri confronti derivante da o connessa al Contratto, sia essa contrattuale, extracontrattuale (inclusa la negligenza), per violazione di un obbligo di legge o altrimenti, è limitata per anno contrattuale alle tariffe che ci avete pagato ai sensi del Contratto nei dodici (12) mesi precedenti l’evento che ha dato origine alla richiesta. Per una prova gratuita e per le Preview Features, la nostra responsabilità totale è limitata a EUR 500.

17.2Non siamo responsabili per perdite indirette o consequenziali, perdita di profitto, ricavi, attività, avviamento o risparmi previsti, perdita o corruzione di dati (salvo che siano causati dalla nostra violazione dell’Allegato 1 o della clausola 12), multe o sanzioni a voi imposte da un’autorità di regolamentazione, penali contrattuali da voi dovute ai vostri clienti, o costi di approvvigionamento di servizi sostitutivi, in ciascun caso anche se eravamo stati informati della possibilità.

17.3Non siamo responsabili per il contenuto, l’esattezza o la conformità di qualsiasi report, calcolo o informativa che pubblicate; per decisioni prese da voi o da terzi sulla base del Servizio; per suggerimenti provenienti da funzionalità assistite dall’IA che avete accettato; per servizi e dati di terzi, inclusi organismi di standardizzazione, editori di fattori di emissione e fornitori di accesso; o per perdite causate dalla vostra violazione del Contratto.

17.4Nulla nel Contratto limita o esclude la responsabilità per morte o lesioni personali causate da negligenza, per frode, o per danni causati da dolo o grave imprudenza volontaria (opzet of bewuste roekeloosheid) di una parte o del suo management, o qualsiasi altra responsabilità che non possa essere limitata ai sensi del diritto olandese.

17.5Dovete comunicarci per iscritto qualsiasi pretesa entro dodici (12) mesi da quando siete venuti a conoscenza, o avreste ragionevolmente dovuto venire a conoscenza, dell’evento che l’ha generata; in difetto, la pretesa si estingue. Qualsiasi diritto di azione si prescrive dopo due (2) anni da tale evento.

17.6Nessuna delle parti è responsabile per il mancato adempimento causato da circostanze al di fuori del proprio ragionevole controllo, incluse interruzioni delle infrastrutture Internet, dei fornitori di hosting o di autenticazione che non avrebbe potuto ragionevolmente prevenire, interruzioni di corrente, scioperi, atti governativi, epidemie e cyberattacchi che non erano ragionevolmente prevenibili (forza maggiore ai sensi dell’articolo 6:75 del Codice civile olandese). Gli obblighi di pagamento non sono sospesi dalla forza maggiore. Se la forza maggiore dura più di sessanta (60) giorni, ciascuna parte può risolvere l’abbonamento interessato e le tariffe pagate anticipatamente per il periodo residuo saranno rimborsate.

18.Manleve

18.1Ci manleverete e terrete indenni da tutte le pretese di terzi, multe, danni e costi ragionevoli (incluse le spese legali) derivanti dai Contenuti del Cliente, dall’uso del Servizio da parte vostra o dei vostri Partecipanti in violazione del Contratto o della legge, o dal vostro mancato possesso dei diritti, consensi o basi giuridiche di cui alle clausole 6.3 e 8.2.

18.2Vi difenderemo contro qualsiasi pretesa di terzi secondo cui il Servizio, utilizzato in conformità al Contratto, viola un diritto di proprietà intellettuale valido nell’Unione europea, e pagheremo i danni definitivamente riconosciuti o concordati in transazione, a condizione che ci informiate tempestivamente, ci affidiate il controllo esclusivo della difesa e una ragionevole assistenza, e non rilasciate ammissioni. Se tale pretesa viene avanzata o è probabile che venga avanzata, potremo modificare il Servizio in modo che non violi più, ottenere una licenza per voi, oppure risolvere l’abbonamento interessato e rimborsare pro quota le tariffe pagate anticipatamente. La presente clausola stabilisce l’intera nostra responsabilità per violazione e non si applica alle pretese causate dai Contenuti del Cliente, da una combinazione con elementi da noi non forniti, o dall’uso dopo che vi abbiamo chiesto di interromperlo.

19.Durata, sospensione e risoluzione

19.1Il Contratto inizia quando accettate per la prima volta le presenti Condizioni e continua per tutto il tempo in cui avete un Workspace. Un abbonamento a pagamento dura per il proprio Periodo di Abbonamento e si rinnova ai sensi della clausola 5.3.

19.2Possiamo sospendere l’accesso a tutto o a parte del Servizio, in tutto o per specifici Utenti, con effetto immediato quando riteniamo ragionevolmente che ciò sia necessario per proteggere il Servizio, altri Clienti o terzi, quando si applica la clausola 5.7, quando il Servizio è usato in violazione della clausola 7, o quando lo richiede la legge. Limiteremo la sospensione a quanto necessario, vi comunicheremo il motivo nei casi consentiti dalla legge e la revocheremo non appena la causa sarà stata risolta.

19.3Ciascuna parte può risolvere il Contratto, o un singolo abbonamento, con effetto immediato mediante comunicazione scritta se l’altra parte lo viola in modo sostanziale e, qualora la violazione sia sanabile, non la sana entro trenta (30) giorni dalla comunicazione scritta; oppure se l’altra parte viene dichiarata fallita, le viene concessa una moratoria dei pagamenti, viene sciolta o cessa l’attività.

19.4Potete eliminare il vostro Workspace in qualsiasi momento dalle impostazioni del Servizio. L’eliminazione di un Workspace comporta la risoluzione del Contratto per quel Workspace. Le tariffe per l’attuale Periodo di Abbonamento non sono rimborsate, salvo nei casi in cui la risoluzione si basi sulle clausole 5.6, 11.4, 11.5, 16.1, 17.6, 18.2 o 20.2.

19.5Alla cessazione o scadenza di un abbonamento, il Workspace diventa di sola lettura. Per trenta (30) giorni dopo la cessazione potete accedere e esportare i vostri Contenuti del Cliente nei formati offerti dal Servizio: report in PDF e Word, dati in Excel o CSV e un’esportazione completa dell’azienda. Su richiesta, forniremo un’assistenza ragionevole per un’esportazione al nostro tariffario orario allora vigente.

19.6Dopo tale periodo, o prima su vostra richiesta scritta, eliminiamo o rendiamo anonimi i vostri Contenuti del Cliente e il Workspace entro novanta (90) giorni, e li rimuoviamo dai backup entro ulteriori trentacinque (35) giorni, man mano che i backup vengono ruotati. L’Allegato 1 si applica ai dati personali. Possiamo conservare quanto siamo tenuti a conservare per legge, come le fatture per il periodo legale di sette anni, e le informazioni anonimizzate ai sensi della clausola 6.6.

19.7I report che avete condiviso tramite un link prima della cessazione cessano di essere accessibili quando il Workspace viene eliminato. I file esportati restano vostri.

19.8Le clausole che per loro natura devono sopravvivere alla cessazione del Contratto, incluse le clausole 6.6, 6.7, 14, 15, 16.4, 17, 18, 19.5 to 19.8, 21 e 22, restano in vigore.

20.Modifiche alle presenti Condizioni

20.1Possiamo modificare le presenti Condizioni. Notificheremo agli amministratori del Workspace via email e nel Servizio almeno trenta (30) giorni prima che una modifica entri in vigore, salvo che una modifica richiesta dalla legge o una modifica che aggiunge solo funzionalità o è a vostro favore possa entrare in vigore immediatamente.

20.2Se una modifica riduce in modo sostanziale i vostri diritti o aumenta i vostri obblighi e voi non la accettate, potete risolvere l’abbonamento interessato con comunicazione scritta prima che la modifica entri in vigore, con rimborso pro rata delle tariffe pagate anticipatamente per il restante Periodo di Abbonamento. L’uso continuato del Servizio dopo la data di efficacia costituisce accettazione delle Condizioni modificate.

20.3La versione in vigore è sempre pubblicata su https://greenerahead.com/terms, con il relativo numero di versione e la data di efficacia. Le versioni precedenti sono disponibili su richiesta.

21.Legge applicabile e controversie

21.1Il Contratto e qualsiasi controversia o pretesa derivante da o connessa ad esso, incluse le controversie non contrattuali, sono disciplinati dalle leggi dei Paesi Bassi. La Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di vendita internazionale di merci non si applica.

21.2Se sorge una controversia, le parti cercheranno innanzitutto di risolverla in buona fede tra rappresentanti senior entro trenta (30) giorni dalla comunicazione scritta di una parte all’altra.

21.3Qualsiasi controversia che non sia risolta in tal modo sarà sottoposta in via esclusiva al tribunale competente del distretto della Oost-Brabant Corte Distrettuale (Rechtbank Oost-Brabant), Paesi Bassi, fatto salvo il diritto di ciascuna delle parti di chiedere misure cautelari presso qualsiasi tribunale competente e il nostro diritto di promuovere un procedimento dinanzi ai tribunali del luogo della vostra sede.

22.Generale

22.1Non potete cedere o trasferire il Contratto senza il nostro previo consenso scritto, che non negheremo irragionevolmente in caso di trasferimento a un successore della vostra attività. Possiamo cedere il Contratto a un nostro affiliato o al successore di tutta o sostanzialmente tutta la nostra attività, e possiamo avvalerci di subappaltatori, restando responsabili della loro prestazione. L’Allegato 1 disciplina i sub-responsabili del trattamento.

22.2Il Contratto costituisce l’intero accordo tra le parti in merito al suo oggetto e sostituisce proposte, discussioni e accordi precedenti. Ciascuna parte conferma di non aver fatto affidamento su alcuna dichiarazione non contenuta nel Contratto.

22.3Se una disposizione del Contratto è ritenuta invalida o inapplicabile, il resto rimane in vigore e la disposizione è sostituita da una valida che si avvicini il più possibile al suo scopo.

22.4Il mancato esercizio o il ritardo nell’esercizio di un diritto non costituisce rinuncia allo stesso. La rinuncia deve essere scritta.

22.5Le comunicazioni a voi saranno inviate agli indirizzi email degli amministratori del Workspace e si considereranno ricevute il Giorno Lavorativo successivo all’invio. Le comunicazioni a noi saranno inviate a hello@greenerahead.com oppure al nostro indirizzo registrato. Anche le comunicazioni di una rivendicazione legale devono essere inviate per posta raccomandata.

22.6Confermate di non essere soggetti a sanzioni dell’Unione europea, dei Paesi Bassi o delle Nazioni Unite e di non utilizzare il Servizio in modo da violarle.

22.7Quando il Contratto è concluso elettronicamente, la registrazione elettronica da noi conservata costituisce prova del suo contenuto salvo prova contraria da parte vostra.

Allegato 1: Addendum sul trattamento dei dati

Il presente Addendum stabilisce le condizioni richieste dall’articolo 28(3) GDPR per il trattamento dei dati personali che noi (il responsabile del trattamento) svolgiamo per vostro conto (il titolare del trattamento) nell’ambito della fornitura del Servizio. I termini con iniziale maiuscola hanno il significato loro attribuito nelle Condizioni; i termini GDPR hanno il significato previsto dal GDPR.

A1.1 Dettagli del trattamento

Oggetto e finalità: Hosting e trattamento dei Contenuti del Cliente affinché il Cliente possa preparare, calcolare, collaborare su, pubblicare ed esportare report di sostenibilità, impronte di carbonio, strategie climatiche e valutazioni del ciclo di vita, nonché per la fornitura di assistenza a tale scopo.
Durata: La durata del Contratto più i periodi di recupero ed eliminazione di cui alla clausola 19.
Natura: Raccolta tramite moduli e caricamenti, archiviazione, strutturazione, calcolo, riconoscimento del testo, generazione di bozze e suggerimenti, visualizzazione a persone autorizzate, trasmissione ai destinatari scelti dal Cliente, esportazione, eliminazione.
Categorie di interessati: Gli Utenti e gli amministratori del Cliente; i suoi dipendenti e lavoratori come riportati nelle informative su forza lavoro, salute e sicurezza, retribuzione e spostamenti casa-lavoro; i dipendenti che rispondono a un sondaggio; i referenti presso fornitori, clienti, banche e revisori; altre persone che il Cliente scelga di includere nei Contenuti del Cliente.
Categorie di dati personali: Nomi, dati di contatto professionali, ruoli, identificativi dell’account, attività nel Workspace; dati sulla forza lavoro che di norma sono aggregati ma che possono consentire l’identificazione di persone in organizzazioni di piccole dimensioni (numero di addetti, tipo di contratto, genere, retribuzione, turnover, incidenti, formazione); risposte ai sondaggi su pendolarismo e viaggi (distanza, mezzo, frequenza); informazioni contenute in documenti caricati come evidenza, quali fatture, letture dei contatori, riepiloghi paghe e registri della flotta; eventuali ulteriori dati personali che il Cliente decida di inserire.
Categorie particolari: Non previste. Informazioni relative alla salute possono comparire incidentalmente nelle informative su incidenti e assenze; il Cliente deve aggregarle prima dell’inserimento. Il Cliente non deve inserire altri dati appartenenti a categorie particolari.

A1.2 I nostri obblighi in qualità di responsabile del trattamento

Noi:

tratteremo i dati personali solo secondo le vostre istruzioni documentate, che sono il Contratto, l’uso da parte vostra delle impostazioni e funzionalità del Servizio e qualsiasi ulteriore istruzione scritta ragionevole, salvo che il diritto dell’Unione o degli Stati membri richieda diversamente; in tal caso vi informeremo prima del trattamento, salvo che la legge lo vieti; vi informeremo se riteniamo che un’istruzione violi la normativa in materia di protezione dei dati;
garantiremo che le persone autorizzate a trattare i dati siano vincolate da obblighi di riservatezza;
adotteremo le misure tecniche e organizzative di cui all’Allegato 2 e le manterremo adeguate al rischio, aggiornandole con l’evolversi della tecnologia senza ridurre il livello complessivo di protezione;
coinvolgeremo sub-responsabili del trattamento solo alle condizioni di cui al punto A1.3;
tenendo conto della natura del trattamento, vi assisteremo con misure tecniche e organizzative adeguate nel rispondere alle richieste degli interessati nell’esercizio dei loro diritti; qualora un interessato ci contatti direttamente in merito ai Contenuti del Cliente, lo indirizzeremo a voi senza indebito ritardo;
vi assisteremo nel garantire la conformità agli articoli da 32 a 36 GDPR (sicurezza, notifica delle violazioni, valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva), tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione;
vi notificheremo senza indebito ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i vostri Contenuti del Cliente, con le informazioni disponibili in quel momento e integrate non appena disponibili, così che possiate rispettare le vostre scadenze di notifica;
al termine della prestazione dei servizi, cancelleremo o restituiremo i dati personali a vostra scelta, come previsto dalla clausola 19, e cancelleremo le copie esistenti, salvo che il diritto dell’Unione o degli Stati membri richieda la conservazione;
metteremo a vostra disposizione tutte le informazioni necessarie per dimostrare la conformità all’articolo 28 GDPR e consentiremo audit, comprese ispezioni, svolti da voi o da un auditor da voi incaricato, e vi contribuiremo, alle condizioni di cui al punto A1.5;
terremo un registro delle attività di trattamento svolte per vostro conto come richiesto dall’articolo 30(2) GDPR.

A1.3 Sub-responsabili del trattamento

Ci autorizzate in via generale e per iscritto a coinvolgere i sub-responsabili del trattamento elencati nella Informativa sulla privacy, che alla data di efficacia sono:

Amazon Web Services EMEA SARL: hosting, database, archiviazione file crittografata, email transazionali (Amazon SES) (Francoforte, Germania (eu-central-1)).
WorkOS, Inc.: accesso, single sign-on e gestione delle sessioni (AuthKit) (Stati Uniti).
Stripe Payments Europe, Ltd.: pagamenti, fatturazione, calcolo dell’IVA e portale di fatturazione (Irlanda, con trattamento negli Stati Uniti).
Google Cloud EMEA Ltd.: riconoscimento del testo (Document AI) sui documenti che carichi per precompilare le risposte (Unione europea (endpoint eu-documentai.googleapis.com)).
PostHog, Inc.: analitiche opzionali del sito web e dell’applicazione (Unione europea (PostHog Cloud EU, Francoforte)).
OpenAI Ireland Ltd.: suggerimenti di redazione ed estrazione documentale quando usi una funzionalità assistita dall’IA (Irlanda, con trattamento negli Stati Uniti).

Informeremo gli amministratori del Workspace via email almeno trenta (30) giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento. Se avete motivi ragionevoli di protezione dei dati per opporvi, potete avvisarci entro tale termine; lavoreremo quindi con voi a una soluzione e, se non se ne trova una, potrete risolvere il relativo abbonamento con rimborso pro rata delle tariffe prepagate. Imporremo a ciascun sub-responsabile, mediante contratto scritto, obblighi in materia di protezione dei dati almeno altrettanto tutelanti quanto il presente Addendum e resteremo integralmente responsabili nei vostri confronti per la loro prestazione.

A1.4 Trasferimenti internazionali

I Contenuti del Cliente sono archiviati e trattati principalmente nell’Unione europea. Qualora un sub-responsabile tratti dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo, garantiamo un adeguato meccanismo di trasferimento ai sensi del Capo V GDPR, attualmente le Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea (Decisione (UE) 2021/914) integrate da una valutazione dell’impatto del trasferimento e, ove richiesto, misure supplementari, oppure una decisione di adeguatezza, incluso l’EU-US Data Privacy Framework quando il destinatario sia certificato. Non trasferiremo dati personali verso un paese terzo di nostra iniziativa, se non come descritto qui.

A1.5 Audit

Risponderemo inizialmente alle richieste di audit fornendo la nostra documentazione di sicurezza attuale, attestazioni o certificazioni di terze parti e risposte a un questionario di sicurezza ragionevole. Qualora ciò non soddisfi ragionevolmente i vostri obblighi, potrete effettuare un audit una volta ogni dodici mesi, oppure ulteriormente a seguito di una violazione dei dati personali o su richiesta di un’autorità di controllo, con preavviso di almeno trenta (30) giorni, durante l’orario lavorativo, senza interrompere le nostre attività, nel rispetto della riservatezza e a vostre spese. Gli audit non possono riguardare i dati di altri clienti. Potremo addebitare i nostri costi ragionevoli per audit successivi al primo in un periodo di dodici mesi.

A1.6 I vostri obblighi in qualità di titolare del trattamento

Siete responsabili della liceità del trattamento, inclusa una valida base giuridica, la trasparenza verso gli interessati, la minimizzazione dei dati, l’esattezza dei dati e le vostre decisioni in merito a cosa inserire, chi invitare e cosa pubblicare. Emetterete istruzioni conformi alla normativa in materia di protezione dei dati e non ci istruirai a trattare dati per i quali il Servizio non è stato progettato.

A1.7 Responsabilità e prevalenza

La clausola 17 delle Condizioni si applica alla responsabilità ai sensi del presente Addendum, fatto salvo l’articolo 82 GDPR. In caso di conflitto tra il presente Addendum e il resto del Contratto in merito ai dati personali, prevale il presente Addendum. Il presente Addendum termina quando tutti i dati personali sono stati cancellati o restituiti ai sensi dell’A1.2(h).

Allegato 2: Misure tecniche e organizzative

Le misure riportate di seguito descrivono la sicurezza del Servizio alla data di efficacia. Possiamo modificarle purché il livello complessivo di protezione non venga ridotto.

Hosting e infrastruttura

L’applicazione e il database di produzione sono eseguiti su Amazon Web Services a Francoforte (eu-central-1). Il database non è accessibile pubblicamente. I bucket di archiviazione file dell’applicazione bloccano l’accesso pubblico; l’accesso autorizzato all’archiviazione usa endpoint AWS e controlli di accesso.
L’infrastruttura è definita come codice e modificata tramite piani revisionati. I piani che cancellerebbero dati, esporrebbero pubblicamente un database o cambierebbero regione sono bloccati da policy.
I segreti di produzione sono archiviati nel servizio dei segreti del fornitore cloud, mai nel codice o nei file di configurazione, e vengono ruotati in caso di cambiamento del personale.

Cifratura

Tutto il traffico tra gli utenti e il Servizio, e tra il Servizio e i suoi fornitori, è cifrato con TLS 1.2 o superiore.
I documenti caricati e le esportazioni sono archiviati con cifratura lato server usando chiavi gestite da Amazon S3 (SSE-S3). L’archiviazione del database è cifrata a riposo. L’archiviazione è versionata, con accesso pubblico bloccato a livello di bucket.

Controllo degli accessi e isolamento tra tenant

Ogni Workspace è un tenant separato. L’identità del tenant è applicata in ogni query al database e in ogni route API; una richiesta non può accedere ai dati di un altro tenant.
Accesso basato sui ruoli con autorizzazioni fino al singolo dato divulgativo o dato puntuale, gestito dagli amministratori del Cliente. Inviti, pagine dei fornitori, sondaggi e link ai report usano token firmati a scopo singolo, con scadenza e revocabili.
Accesso tramite un fornitore di autenticazione dedicato con supporto per single sign-on, rinnovo della sessione e revoca. L’accesso del personale alla produzione richiede account nominativi con autenticazione a più fattori ed è limitato alle persone che gestiscono il Servizio.

Registrazione e monitoraggio

Una cronologia delle attività append-only registra chi ha fatto cosa in un Workspace, con attore, azione, risorsa e orario, ed è visibile agli amministratori del Cliente.
Le metriche dell’applicazione e dell’infrastruttura e i log degli errori sono monitorati; le attività in background non riuscite vengono ritentate e inviate a una coda dead-letter per revisione anziché essere scartate silenziosamente.

Disponibilità e ripristino

Il database di produzione dispone di backup automatici con una finestra di ripristino di sette giorni. Separatamente, le esportazioni del database conservate e l’archiviazione di oggetti versionata hanno propri controlli di conservazione ed eliminazione. Gli obblighi di restituzione ed eliminazione dei dati del cliente di cui alla clausola 19 continuano ad applicarsi a tali copie.

Sviluppo e organizzazione

Le modifiche al codice sono revisionate e superano test automatici prima del rilascio; le dipendenze sono bloccate e aggiornate per correzioni di sicurezza. Le immagini dei container sono immutabili.
Il personale che può accedere ai Contenuti del Cliente è vincolato alla riservatezza e riceve istruzioni in materia di sicurezza e protezione dei dati. L’accesso viene revocato quando termina il loro incarico.
Gestione documentata degli incidenti con l’impegno di notifica delle violazioni nell’Annex 1.