Gebruiksvoorwaarden | Greener Ahead

1.Definities

In deze Voorwaarden hebben de volgende woorden de hier gegeven betekenis. Het enkelvoud omvat het meervoud.

Overeenkomst: Deze Voorwaarden samen met elke Order, de Verwerkersovereenkomst in Bijlage 1 en de documenten waarnaar daarin wordt verwezen.
Klant, u: De onderneming, organisatie of zelfstandig professional die een Werkruimte aanmaakt of namens wie een Werkruimte wordt aangemaakt.
Greener Ahead, wij, ons: Greener Ahead, ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 85351660.
Dienst: Het softwareplatform Greener Ahead dat beschikbaar is op https://app.greenerahead.com, inclusief de producten voor VSME-rapportage, CO₂-boekhouding, klimaatstrategie en levenscyclusanalyse, de pagina’s voor leveranciers en werknemers, gedeelde rapportlinks, exports, ondersteuning en alle bijbehorende documentatie.
Werkruimte: De tenant-omgeving in de Dienst die toebehoort aan één Klant en diens bedrijven, rapportagejaren, rapporten en gebruikers bevat.
Gebruiker: Een natuurlijk persoon aan wie de Klant een account in zijn Werkruimte heeft gegeven.
Deelnemer: Een natuurlijk persoon die op uitnodiging van de Klant met de Dienst interageert zonder account te hebben: een collega of leverancier die via een link een verzoek beantwoordt, een medewerker die een enquête invult, of een ontvanger die een gedeeld rapport bekijkt.
Klantcontent: Alle gegevens, documenten, cijfers, tekst, afbeeldingen en ander materiaal dat door de Klant, zijn Gebruikers of zijn Deelnemers in de Werkruimte wordt ingevoerd of geüpload, en de rapporten en uitvoer die daaruit worden gegenereerd.
Bestelling: Een abonnement dat via de in-app checkout wordt aangeschaft, of een schriftelijk bestelformulier dat door beide partijen is ondertekend.
Abonnementstermijn: De betaalde periode van twaalf maanden die ingaat op de datum van aankoop, en elke verlengingsperiode.
Werkdag: Maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Nederlandse feestdagen.

2.Wie wij zijn en waarop deze Voorwaarden zien

2.1De Dienst wordt geëxploiteerd door Greener Ahead, gevestigd aan Philitelaan 59 57, 5617 AK Eindhoven, Nederland. Kamer van Koophandel-nummer 85351660, btw-nummer NL004086201B68. U kunt ons bereiken via hello@greenerahead.com.

2.2Deze Voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Dienst en de website op https://greenerahead.com, op elke Order en op elke proefperiode. Zij worden bindend wanneer u een Werkruimte aanmaakt, een uitnodiging om in een Werkruimte te komen accepteert, op accepteren klikt, een Order plaatst of anderszins de Dienst gebruikt, afhankelijk van wat het eerst plaatsvindt.

2.3De Dienst wordt uitsluitend aangeboden aan bedrijven, organisaties en professionals. Door ervan gebruik te maken bevestigt u dat u handelt in het kader van een beroep of bedrijf en niet als consument. Als u deze Voorwaarden namens een vennootschap accepteert, bevestigt u dat u bevoegd bent om deze te binden.

2.4Uw eigen inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden zijn niet van toepassing, ook niet als u daarnaar verwijst in een bestelling of op andere wijze, en wij wijzen deze uitdrukkelijk van de hand. Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn alleen geldig als wij daar schriftelijk en ondertekend mee hebben ingestemd.

2.5Als een schriftelijk bestelformulier in strijd is met deze Voorwaarden, prevaleert het bestelformulier alleen voor die Order. Als deze Voorwaarden in strijd zijn met Bijlage 1 over de bescherming van persoonsgegevens, prevaleert Bijlage 1.

2.6Deelnemers gebruiken de Dienst onder de beperkte voorwaarden in clausule 8. Waar deze Voorwaarden over u spreken, gelden zij ook voor uw Gebruikers, en u bent verantwoordelijk voor hun naleving.

2.7Deze Voorwaarden zijn opgesteld in het Engels. Vertalingen worden verstrekt ter informatie. In geval van verschil prevaleert de Engelse tekst.

3.Uw account en Werkruimte

3.1Om de Dienst te gebruiken hebt u een Werkruimte en een Gebruikersaccount nodig. Het inloggen wordt afgehandeld door onze authenticatieprovider; u kunt een e-mailadres met wachtwoord gebruiken of een single sign-on-provider die uw organisatie ondersteunt.

3.2U moet juiste en volledige bedrijfs- en contactgegevens verstrekken en deze up-to-date houden. Wij gebruiken deze voor facturering, btw-bepaling en juridische kennisgevingen.

3.3Accounts zijn persoonlijk. Elke Gebruiker moet zijn inloggegevens vertrouwelijk houden en mag geen account delen. U moet ons zonder vertraging op security@greenerahead.com informeren als u vermoedt dat een account of de Werkruimte is gecompromitteerd.

3.4De beheerders van de Klant bepalen wie toegang krijgt tot de Werkruimte en met welke rechten, tot op het niveau van een afzonderlijke openbaarmaking of datapunt. U bent verantwoordelijk voor alles wat er in uw Werkruimte gebeurt onder accounts die u hebt uitgegeven, inclusief door voormalige werknemers van wie u de toegang niet hebt ingetrokken.

3.5Gebruikers moeten ten minste 18 jaar oud zijn.

4.Gratis proefperiode

4.1Wij bieden een gratis proefperiode van 14 dagen voor het VSME-product. Er is geen betaalmethode nodig om hiermee te beginnen. Tijdens de proefperiode wordt de Dienst gratis aangeboden en, niettegenstaande clausule 16, zonder enige garantie ten aanzien van beschikbaarheid of geschiktheid.

4.2Wanneer de proefperiode eindigt zonder aankoop, wordt de Werkruimte alleen-lezen. U behoudt toegang tot alles wat u hebt gemaakt en kunt dit exporteren in de formaten die de Dienst aanbiedt. Een abonnement kopen opent bewerken weer vanaf waar u was gebleven.

4.3Wij kunnen een alleen-lezen proefwerkruimte, inclusief alle daarin opgenomen Klantcontent, negentig (90) dagen nadat de proefperiode is geëindigd verwijderen. Wij sturen hiervoor ten minste veertien (14) dagen van tevoren bericht naar de e-mailadressen van de beheerders van de Werkruimte.

4.4Eén proefperiode per Klant. Wij mogen een proefperiode op elk moment weigeren, inkorten of beëindigen, bijvoorbeeld wanneer wij misbruik vermoeden of wanneer de Klant geen bedrijf is.

5.Abonnementen, kosten en betaling

5.1Betaalde abonnementen worden verkocht per product per Werkruimte voor een Abonnementstermijn van twaalf maanden, vooraf betaald. De actuele prijzen staan op https://greenerahead.com/pricing en in de in-app checkout. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw en eventuele andere toepasselijke belastingen of heffingen, die worden toegevoegd tegen het tarief dat geldt voor uw factureringsland.

5.2Betalingen worden verwerkt door onze betalingsprovider, Stripe. Door via de checkout te kopen, accepteert u ook de voorwaarden van de betalingsprovider voor de betalingstransactie. Facturen worden elektronisch uitgegeven en beschikbaar gesteld in de Dienst en per e-mail. U stemt ermee in facturen elektronisch te ontvangen.

5.3Tenzij u opzegt overeenkomstig clausule 5.4, wordt een abonnement automatisch verlengd met een nieuwe Abonnementstermijn van twaalf maanden tegen de dan geldende prijs, en wordt de verlengingsvergoeding in rekening gebracht via de opgeslagen betaalmethode.

5.4U kunt een abonnement op elk moment opzeggen via het factureringsportaal in de Dienst of door te e-mailen naar support@greenerahead.com. Opzegging gaat in aan het einde van de lopende Abonnementstermijn. Het abonnement blijft tot dat moment volledig bruikbaar. Al betaalde bedragen worden niet terugbetaald voor de resterende duur van een Abonnementstermijn, behalve waar deze Voorwaarden of dwingend recht anders bepalen.

5.5Als u tijdens een Subscription Term upgradet, wordt het verschil pro rata in rekening gebracht voor het resterende deel van de termijn en blijft de verlengingsdatum gelijk. Een downgrade gaat in aan het einde van de lopende Subscription Term en vermindert uw rechten vóór die datum nooit.

5.6Wij kunnen onze prijzen wijzigen. Een prijswijziging geldt voor u op zijn vroegst vanaf de volgende verlenging, en alleen als wij de Workspace-beheerders daar uiterlijk dertig (30) dagen vóór de verlengingsdatum per e-mail van op de hoogte hebben gesteld. Als u de nieuwe prijs niet accepteert, kunt u op grond van clausule 5.4 vóór de verlengingsdatum opzeggen.

5.7Als een betaling mislukt of een factuur niet op tijd wordt betaald, kunnen wij een herinnering sturen en, als betaling niet binnen veertien (14) dagen na die herinnering is ontvangen, de toegang tot de betaalde functies van de Workspace opschorten totdat betaling is ontvangen. Wettelijke handelsrente op grond van artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek en redelijke incassokosten zijn verschuldigd over achterstallige bedragen vanaf de vervaldatum, zonder verdere ingebrekestelling.

5.8U bent verantwoordelijk voor het aanleveren van een correct btw-identificatienummer en factuuradres. Als u een geldig EU-btw-nummer opgeeft en buiten Nederland gevestigd bent, wordt btw verlegd. Als het afrekenen op basis van de door u verstrekte gegevens de toepasselijke belasting niet kan vaststellen, kunnen wij Nederlandse btw in rekening brengen.

5.9Kosten zijn niet afhankelijk van toekomstige functionaliteit, een productlanceringsdatum of een publieke verklaring over onze roadmap, inclusief de producten die op onze website als binnenkort beschikbaar worden beschreven.

6.Uw content

6.1U bent eigenaar van uw Customer Content. Wij maken daarop geen aanspraak buiten de licentie in clausule 6.2.

6.2U verleent ons een niet-exclusieve, wereldwijde, royaltyvrije licentie om Customer Content te hosten, op te slaan, te kopiëren, te verwerken, te verzenden, weer te geven en aan te passen, en om de rapporten, exports, berekeningen en suggesties te maken die de Service daaruit genereert, uitsluitend voor zover dat nodig is om de Service te leveren, te beveiligen, te ondersteunen en te verbeteren in overeenstemming met de Agreement. Deze licentie eindigt wanneer de Customer Content uit de Service is verwijderd, onder voorbehoud van clausule 19.7.

6.3U bent verantwoordelijk voor Customer Content: voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid daarvan, en voor het hebben van de rechten en toestemmingen die nodig zijn om deze in de Service in te voeren en te laten verwerken zoals beschreven in de Agreement. Dit omvat de cijfers die in een gepubliceerd rapport terechtkomen en de persoonsgegevens van uw medewerkers, leveranciers en andere personen die u of uw Participants invoeren.

6.4Wij beoordelen Customer Content niet en controleren niet of een rapport juist, volledig of conform is met de VSME-standard, het GHG Protocol, ISO 14040 of 14044, of enig ander framework. De Service begeleidt en berekent; de openbaarmaking blijft van u.

6.5Wij kunnen Customer Content verwijderen of de toegang ertoe uitschakelen waarvan wij redelijkerwijs menen dat deze in strijd is met de wet of de rechten van anderen, of dat deze in strijd is met clausule 7. Waar de wet dit toestaat, zullen wij u eerst informeren en u de gelegenheid geven te reageren.

6.6Wij gebruiken geaggregeerde en gedepersonaliseerde informatie over hoe de Service wordt gebruikt, zoals welke disclosures het vaakst worden beantwoord of hoe lang een stap duurt, om de Service te exploiteren en te verbeteren. Dergelijke informatie identificeert u, uw Users, uw Participants of uw gerapporteerde cijfers nooit, en is geen Customer Content.

6.7Als u ons suggesties of feedback over de Service stuurt, mogen wij deze zonder verplichtingen jegens u gebruiken.

7.Aanvaardbaar gebruik

7.1U mag de Service alleen gebruiken voor uw eigen interne zakelijke doeleinden en voor de rapportage-, berekenings- en deelmogelijkheden waarvoor deze is ontworpen. U mag niet:

de Service doorverkopen, sublicentiëren, verhuren of aan derden aanbieden als een servicebureau, behalve aan uw Users en Participants zoals bedoeld;
de broncode of onderliggende modellen van de Service kopiëren, wijzigen, vertalen, decompileren, reverse-engineeren of anderszins proberen af te leiden, behalve voor zover dwingend recht dit toestaat;
de beveiliging of toegangscontrole van de Service testen, scannen, doorlichten of omzeilen, of toegang krijgen tot gegevens van een andere Customer;
geautomatiseerde middelen gebruiken om toegang te krijgen tot de Service, anders dan via gedocumenteerde exports en functionaliteiten;
kwaadaardige code uploaden, of content die onrechtmatig, inbreukmakend, lasterlijk is of die u niet het recht hebt te verwerken;
de Service gebruiken om een concurrerend product te bouwen, of deze openbaar te benchmarken zonder onze schriftelijke toestemming;
de Service gebruiken in strijd met toepasselijke exportcontrole- of sanctiewetgeving;
verzoeken, enquêtes of rapportlinks sturen naar personen die niet hebben ingestemd met ontvangst daarvan van u, wanneer de wet hun toestemming vereist, of de Service gebruiken om ongevraagde commerciële communicatie te versturen.

7.2Wij kunnen redelijke technische limieten vaststellen, bijvoorbeeld voor bestandsgrootte, het aantal documenten dat met tekstherkenning wordt verwerkt, verzoekfrequenties of opslag, en deze aanpassen om de Service betrouwbaar te houden voor alle Customers. De huidige limieten worden in de Service getoond.

8.Andere mensen uitnodigen: collega's, leveranciers, medewerkers en ontvangers van rapporten

8.1Met de Service kunt u andere mensen zonder account vragen om bij te dragen: collega's en leveranciers kunnen een verzoek beantwoorden via een link, medewerkers kunnen een woon-werk- of reisenquête beantwoorden, en klanten, banken, auditors en anderen kunnen een rapport bekijken via een link die u beheert. U bepaalt wie u uitnodigt, wat zij zien en voor hoe lang.

8.2U bent verantwoordelijk voor het hebben van een rechtsgrond om deze mensen uit te nodigen en de gegevens te verwerken die zij aanleveren, voor het informeren van hen zoals vereist door de privacywetgeving, en voor de rechtmatigheid van alle gegevens die zij namens u invoeren. Hun bijdragen zijn Customer Content.

8.3Een Participant mag de pagina of link die aan hem of haar beschikbaar is gesteld alleen gebruiken voor het doel waarvoor u hem of haar hebt uitgenodigd, mag niet proberen toegang te krijgen tot iets daarbuiten, en mag geen gegevens invoeren die hij of zij niet mag delen. Participants krijgen geen andere rechten in de Service. Participants die geen consumenten zijn, zijn gebonden aan clausules 7, 14 en 21 alsof zij de Customer zijn.

8.4Iedereen die beschikt over een rapportlink die u hebt gedeeld, kan de rapportversie en de cijfers bekijken die u hebt gekozen om met die link te delen, totdat u deze intrekt of wijzigt. U bent verantwoordelijk voor aan wie u een link geeft en voor het intrekken van de toegang wanneer die moet eindigen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor verdere verspreiding door een ontvanger.

8.5E-mails voor uitnodigingen en deel-links worden namens u vanaf ons domein verzonden. U mag deze alleen gebruiken om bijdragers en ontvangers voor uw eigen rapporten uit te nodigen.

9.AI-ondersteunde functies

9.1Sommige functies gebruiken machine learning en grote taalmodellen om u te helpen, bijvoorbeeld om cijfers uit een document dat u uploadt te lezen, een antwoord of concepttekst voor te stellen, of een leverancier of kostenpost aan een categorie te koppelen. Deze functies zijn optioneel en worden altijd als suggesties weergegeven.

9.2Suggesties kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn. U moet elke suggestie controleren voordat u deze in een rapport of berekening opneemt. Alles wat u accepteert, wordt uw Customer Content en valt onder uw verantwoordelijkheid op grond van clausule 6.3.

9.3Om deze functies te leveren sturen wij het relevante uittreksel van uw Customer Content naar de AI-modelproviders die worden genoemd in de subverwerkerslijst in het Privacy Policy, onder de gegevensverwerkingsafspraken die in dat beleid en Annex 1 zijn beschreven. Verwerking door de provider kan abuse monitoring en functiespecifieke opslag omvatten; de Privacy Policy licht de toepasselijke bewaarinformatie toe. Wij gebruiken uw Customer Content niet om onze eigen modellen te trainen.

9.4U mag AI-ondersteunde functies niet gebruiken om bijzondere categorieën persoonsgegevens, of persoonsgegevens van kinderen, te verwerken, en u mag geen documenten uploaden die u niet het recht hebt om door een derde te laten verwerken.

9.5Waar vereist door Regulation (EU) 2024/1689 (de AI Act), verstrekken wij de transparantie-informatie die voor de functie geldt in de Service zelf.

10.Producten in preview

10.1CO₂-boekhouding, klimaatstrategie en levenscyclusanalyse worden gefaseerd uitgebracht. Een product, module of functie die in de Service of op onze website als preview, beta, early access of vergelijkbaar wordt aangeduid (een "Preview Feature") wordt aangeboden zodat u het kunt uitproberen vóór algemene beschikbaarheid.

10.2Preview Features worden geleverd zoals ze zijn. Clausules 11.1, 11.2 en 16.1 zijn daarop niet van toepassing. Zij kunnen te allen tijde wijzigen, beperkt worden of worden ingetrokken, en cijfers die zij produceren mogen niet worden gebruikt voor externe publicatie totdat de functie algemeen beschikbaar is. Gegevens in een Preview Feature kunnen worden geëxporteerd zoals elke andere Customer Content.

10.3Datums op onze website voor aankomende producten zijn doelstellingen, geen verplichtingen.

11.Beschikbaarheid, ondersteuning en wijzigingen aan de Service

11.1Wij streven ernaar de Service 24 uur per dag beschikbaar te maken met een maandelijkse beschikbaarheid van ten minste 99.5%, gemeten aan de grens van onze hostingomgeving en exclusief gepland onderhoud, overmacht en storingen veroorzaakt door u, uw systemen of diensten van derden waarop u aansluit. Wij garanderen niet dat de Service ononderbroken of foutloos zal zijn.

11.2Gepland onderhoud waarvan verwacht wordt dat het de Service onbeschikbaar maakt, wordt waar redelijkerwijs mogelijk buiten Nederlandse kantooruren uitgevoerd en ten minste 48 uur van tevoren aangekondigd in de Service of per e-mail. Spoedeisend beveiligingsonderhoud kan zonder kennisgeving worden uitgevoerd.

11.3Ondersteuning wordt in het Engels en Nederlands per e-mail aangeboden op support@greenerahead.com op Business Days. Wij streven ernaar binnen één Business Day een eerste reactie te geven. Ondersteuning betreft het gebruik van de Service; zij omvat geen duurzaamheid-, juridisch, belasting- of assurance-advies.

11.4Wij verbeteren de Service voortdurend en kunnen functionaliteit toevoegen, wijzigen of verwijderen. Als een wijziging de kernfunctionaliteit waarvoor u betaalt materieel vermindert, laten wij u dat uiterlijk dertig (30) dagen van tevoren weten en kunt u het getroffen abonnement beëindigen met ingang van de datum van de wijziging en een pro rata terugbetaling ontvangen van vooruitbetaalde kosten voor de resterende Subscription Term.

11.5Wij kunnen een product volledig beëindigen met inachtneming van ten minste zes (6) maanden kennisgeving per e-mail. Tijdens de opzegtermijn kunt u uw Customer Content exporteren, en vooruitbetaalde kosten voor de periode na beëindiging worden terugbetaald.

11.6De Service produceert rapporten en berekeningen op basis van gepubliceerde standaarden zoals de VSME standard, emissiefactordatabases en het GHG Protocol. Wanneer een standaard of database wordt bijgewerkt, passen wij de Service binnen een redelijke termijn aan. Bestaande gepubliceerde rapporten behouden de versie waarmee zij zijn gemaakt.

12.Beveiliging

12.1Wij beveiligen de Service met technische en organisatorische maatregelen die passend zijn bij het risico, zoals beschreven in Annex 2. Deze omvatten hosting in de Europese Unie, encryptie van gegevens tijdens transport en in rust, tenant-isolatie die in elke query wordt afgedwongen, rolgebaseerde toegang tot op individueel datapuntniveau, en een activiteitenhistorie van wie wat heeft gedaan in uw Workspace.

12.2U bent verantwoordelijk voor de beveiliging van uw eigen systemen en inloggegevens, voor uw machtigingsinstellingen, voor de mensen die u uitnodigt en voor de links die u deelt.

12.3Wij stellen u zonder onnodige vertraging, en in ieder geval binnen de termijn die in Annex 1 staat, op de hoogte als wij ons bewust worden van een datalek met persoonsgegevens dat uw Customer Content raakt. Wij stellen u zonder onnodige vertraging op de hoogte van elk ander beveiligingsincident dat uw Workspace materieel raakt.

12.4Als u denkt dat u een kwetsbaarheid in de Service hebt gevonden, meld deze dan aan security@greenerahead.com. Wij vragen u ons een redelijke termijn te geven om deze te verhelpen voordat u deze openbaar maakt, en geen gegevens te benaderen die niet van u zijn. Wij zullen geen juridische stappen ondernemen tegen onderzoek te goeder trouw dat deze voorwaarden respecteert.

13.Persoonsgegevens

13.1Voor de persoonsgegevens in Customer Content bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker in de zin van Verordening (EU) 2016/679 (AVG). De Gegevensverwerkingsovereenkomst in Bijlage 1 maakt deel uit van de Overeenkomst en regelt die verwerking. Een afzonderlijke ondertekening is niet nodig.

13.2Voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken, zoals account-, facturatie-, support- en beveiligingsgegevens en productanalyse, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Ons Privacybeleid legt die verwerking uit.

13.3U zult bij uw gebruik van de Service de wetgeving inzake gegevensbescherming naleven, ook bij wat u uw Participants vraagt te verstrekken. Clausule 9.4 is van toepassing.

14.Intellectuele eigendom

14.1De Service, de software, het ontwerp, de templates, methodologieën, documentatie en de naam en merken van Greener Ahead zijn en blijven eigendom van Greener Ahead en haar licentiegevers. U krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Service gedurende de looptijd van de Overeenkomst te gebruiken in overeenstemming daarmee. Er wordt geen ander recht verleend, al dan niet stilzwijgend.

14.2Rapporten, exports en documenten die u genereert op basis van uw Customer Content, zijn van u en u mag ze vrij gebruiken en verspreiden, inclusief de Greener Ahead-template-indelingen die daarin zijn opgenomen. U mag de bronvermelding die de Service plaatst in een gedeelde rapportlink niet verwijderen.

14.3De VSME-standaard is gepubliceerd door de Europese Commissie op basis van het werk van EFRAG. Het GHG Protocol, ISO-standaarden en databases met emissiefactoren behoren toe aan hun respectieve uitgevers. Gebruik daarvan binnen de Service houdt geen goedkeuring door hen in.

14.4De Service bevat open-sourcecomponenten. De licenties daarvan zijn op verzoek beschikbaar en beperken uw gebruik van de Service zoals hier beschreven niet.

15.Vertrouwelijkheid

15.1Elke partij houdt alle niet-openbare informatie die zij van de andere partij ontvangt onder de Overeenkomst vertrouwelijk, gebruikt die alleen om de Overeenkomst uit te voeren en deelt die alleen met werknemers, adviseurs en onderaannemers die die informatie nodig hebben en aan vergelijkbare verplichtingen zijn gebonden. Customer Content is uw vertrouwelijke informatie. Niet-openbare informatie over de Service, de beveiliging ervan en de prijzen is van ons.

15.2Deze verplichting geldt niet voor informatie die openbaar is of wordt zonder schending, die de ontvangende partij al rechtmatig had, of die zij op grond van de wet of een gerechtelijk bevel moet bekendmaken, mits zij de andere partij daar vooraf van op de hoogte stelt waar dat is toegestaan.

15.3Deze clausule blijft van kracht gedurende drie (3) jaar nadat de Overeenkomst eindigt, en voor Customer Content zolang die vertrouwelijk blijft.

15.4Wij noemen u alleen als klant in marketingmateriaal met uw voorafgaande schriftelijke toestemming.

16.Garanties en disclaimers

16.1Wij garanderen dat gedurende een betaalde Subscription Term de Service materieel zal functioneren in overeenstemming met de documentatie en dat wij deze zullen leveren met redelijke zorg en vakbekwaamheid. Uw enige rechtsmiddel bij schending van deze garantie is dat wij de non-conformiteit binnen een redelijke termijn herstellen of, als wij dat niet kunnen, dat u de betreffende subscription kunt beëindigen en een naar rato berekende terugbetaling ontvangt van vooruitbetaalde fees voor de resterende Subscription Term.

16.2De Service is een hulpmiddel. Zij geeft geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig, assurance- of duurzaamheidsadvies, en de output ervan is geen audit, verificatie of oordeel met beperkte assurance. Of een rapport voldoet aan de vereisten van een klant, een bank of een toezichthouder, en of een berekening geschikt is voor uw doeleinden, blijft uw oordeel en, waar nodig, dat van uw adviseurs.

16.3Emissiefactoren, omrekeningsfactoren, benchmarks en standaarden in de Service komen uit bronnen van derden. Wij selecteren en actualiseren deze zorgvuldig, maar garanderen niet dat ze juist zijn of dat ze geschikt zijn voor uw situatie.

16.4Behalve zoals uitdrukkelijk bepaald in de Overeenkomst, en voor zover wettelijk toegestaan, zijn alle andere garanties, voorwaarden en verklaringen, uitdrukkelijk of stilzwijgend, uitgesloten, inclusief enige garantie van geschiktheid voor een bepaald doel, het behalen van een bepaald resultaat of een bepaald nauwkeurigheidsniveau.

17.Aansprakelijkheid

17.1Onze totale gezamenlijke aansprakelijkheid jegens u die voortvloeit uit of verband houdt met de Overeenkomst, hetzij uit overeenkomst, onrechtmatige daad (inclusief nalatigheid), schending van wettelijke plichten of anderszins, is per contractjaar beperkt tot de fees die u ons op grond van de Overeenkomst hebt betaald in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de claim. Voor een gratis proefperiode en voor Preview Features is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot EUR 500.

17.2Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, winstderving, verlies van omzet, bedrijfsverlies, verlies van goodwill of verwachte besparingen, verlies of beschadiging van gegevens (behalve wanneer veroorzaakt door onze schending van Bijlage 1 of clausule 12), boetes of sancties die een toezichthouder u oplegt, contractuele boetes die u aan uw klanten verschuldigd bent, of de kosten van het inschakelen van vervangende diensten, in elk geval zelfs als wij op de mogelijkheid daarvan zijn gewezen.

17.3Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud, juistheid of naleving van enig rapport, enige berekening of openbaarmaking die u publiceert; voor beslissingen die u of derden nemen op basis van de Service; voor suggesties van AI-ondersteunde functies die u hebt geaccepteerd; voor diensten en gegevens van derden, waaronder normeringsorganisaties, uitgevers van emissiefactoren en inlogproviders; of voor verlies veroorzaakt door uw schending van de Overeenkomst.

17.4Niets in de Overeenkomst beperkt of sluit aansprakelijkheid uit voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door nalatigheid, voor fraude, of voor schade veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van een partij of haar leidinggevenden, of enige andere aansprakelijkheid die naar Nederlands recht niet kan worden beperkt.

17.5U moet ons schriftelijk op de hoogte stellen van elke claim binnen twaalf (12) maanden nadat u bekend werd of redelijkerwijs bekend had moeten zijn met de gebeurtenis die daaraan ten grondslag ligt, bij gebreke waarvan de claim vervalt. Iedere rechtsvordering verjaart twee (2) jaar na die gebeurtenis.

17.6Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming in de nakoming veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder storingen van internetinfrastructuur, hosting- of authenticatieproviders die zij redelijkerwijs niet had kunnen voorkomen, stroomuitval, stakingen, overheidsmaatregelen, epidemieën en cyberaanvallen die redelijkerwijs niet te voorkomen waren (overmacht in de zin van artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek). Betalingsverplichtingen worden niet opgeschort door overmacht. Als overmacht langer duurt dan zestig (60) dagen, mag elke partij de betreffende subscription beëindigen en worden vooruitbetaalde fees voor de resterende termijn terugbetaald.

18.Vrijwaringen

18.1U zult ons vrijwaren en schadeloos stellen tegen alle vorderingen van derden, boetes, schadevergoedingen en redelijke kosten (inclusief juridische kosten) die voortvloeien uit Customer Content, uit uw of uw Participants' gebruik van de Service in strijd met de Overeenkomst of de wet, of uit uw nalaten de rechten, toestemmingen of rechtsgrond als bedoeld in clausules 6.3 en 8.2 te hebben.

18.2Wij zullen u verdedigen tegen iedere vordering van een derde dat de Service, gebruikt in overeenstemming met de Overeenkomst, inbreuk maakt op een intellectueel eigendomsrecht dat geldig is in de Europese Unie, en de schadevergoedingen betalen die uiteindelijk worden toegekend of bij schikking zijn overeengekomen, mits u ons hiervan onverwijld op de hoogte stelt, ons de exclusieve leiding van de verdediging en redelijke medewerking geeft, en geen erkenningen doet. Als een dergelijke vordering wordt ingesteld of waarschijnlijk is, mogen wij de Service zodanig wijzigen dat deze geen inbreuk meer maakt, een licentie voor u verkrijgen, of de betreffende subscription beëindigen en vooruitbetaalde fees naar rato terugbetalen. Deze clausule bevat onze volledige aansprakelijkheid voor inbreuk en is niet van toepassing op claims die worden veroorzaakt door Customer Content, door combinatie met items die wij niet hebben geleverd, of door gebruik nadat wij u hebben gevraagd daarmee te stoppen.

19.Looptijd, opschorting en beëindiging

19.1De Overeenkomst begint wanneer u deze Voorwaarden voor het eerst accepteert en loopt zolang u een Workspace hebt. Een betaalde subscription loopt gedurende de Subscription Term en wordt verlengd op grond van clausule 5.3.

19.2Wij mogen de toegang tot de Service geheel of gedeeltelijk, voor alle of bepaalde Users, onmiddellijk opschorten wanneer wij redelijkerwijs menen dat dit nodig is om de Service, andere Customers of derden te beschermen, wanneer clausule 5.7 van toepassing is, wanneer de Service wordt gebruikt in strijd met clausule 7, of wanneer de wet dit vereist. Wij beperken een opschorting tot wat noodzakelijk is, informeren u over de reden waar de wet dit toestaat, en heffen de opschorting op zodra de grond daarvoor is weggevallen.

19.3Elke partij kan de Overeenkomst, of een afzonderlijke subscription, met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen als de andere partij deze wezenlijk schendt en, voor zover de schending kan worden hersteld, nalaat deze te herstellen binnen dertig (30) dagen na schriftelijke ingebrekestelling; of als de andere partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling krijgt, wordt ontbonden of haar bedrijfsactiviteiten staakt.

19.4U kunt uw Workspace te allen tijde verwijderen via de instellingen van de Service. Het verwijderen van een Workspace beëindigt de Overeenkomst voor die Workspace. Fees voor de lopende Subscription Term worden niet terugbetaald, behalve wanneer de beëindiging is gebaseerd op clausules 5.6, 11.4, 11.5, 16.1, 17.6, 18.2 of 20.2.

19.5Bij beëindiging of afloop van een subscription wordt de Workspace read-only. Gedurende dertig (30) dagen na beëindiging kunt u inloggen en uw Customer Content exporteren in de formaten die de Service aanbiedt: rapporten als PDF en Word, gegevens als Excel of CSV, en een volledige bedrijfs-export. Wij zullen op verzoek redelijke ondersteuning bieden bij een export tegen ons dan geldende uurtarief.

19.6Na die periode, of eerder op uw schriftelijk verzoek, verwijderen of anonimiseren wij uw Customer Content en Workspace binnen negentig (90) dagen, en verwijderen wij deze uit back-ups binnen nog eens vijfendertig (35) dagen naarmate de back-ups roteren. Bijlage 1 is van toepassing op persoonsgegevens. Wij mogen bewaren wat wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar, en de geanonimiseerde informatie op grond van clausule 6.6.

19.7Rapporten die u vóór beëindiging via een link hebt gedeeld, zijn niet langer toegankelijk wanneer de Workspace wordt verwijderd. Geëxporteerde bestanden blijven van u.

19.8Clausules die naar hun aard van kracht moeten blijven na het einde van de Overeenkomst, waaronder 6.6, 6.7, 14, 15, 16.4, 17, 18, 19.5 tot en met 19.8, 21 en 22, blijven van kracht.

20.Wijzigingen van deze Voorwaarden

20.1Wij mogen deze Voorwaarden wijzigen. Wij stellen de Workspace-administrators hiervan per e-mail en in de Service ten minste dertig (30) dagen voordat een wijziging van kracht wordt op de hoogte, behalve dat een wijziging die wettelijk vereist is of een wijziging die uitsluitend functionaliteit toevoegt of in uw voordeel is, onmiddellijk van kracht kan worden.

20.2Als een wijziging uw rechten wezenlijk beperkt of uw verplichtingen verhoogt en u daarmee niet instemt, kunt u de betreffende subscription schriftelijk beëindigen voordat de wijziging van kracht wordt, met een naar rato berekende terugbetaling van vooruitbetaalde fees voor de resterende Subscription Term. Voortgezet gebruik van de Service na de ingangsdatum geldt als acceptatie van de gewijzigde Voorwaarden.

20.3De van kracht zijnde versie wordt altijd gepubliceerd op https://greenerahead.com/terms, met het versienummer en de ingangsdatum. Eerdere versies zijn op verzoek beschikbaar.

21.Toepasselijk recht en geschillen

21.1De Overeenkomst en elk geschil of elke vordering die daaruit voortvloeit of daarmee verband houdt, inclusief niet-contractuele geschillen, worden beheerst door het recht van Nederland. Het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken is niet van toepassing.

21.2Als een geschil ontstaat, zullen de partijen eerst proberen het te goeder trouw op te lossen tussen senior vertegenwoordigers binnen dertig (30) dagen nadat een partij de andere daar schriftelijk van op de hoogte heeft gesteld.

21.3Elk geschil dat op die manier niet wordt opgelost, wordt uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Oost-Brabant rechtbank (Oost-Brabant), Nederland, onverminderd het recht van beide partijen om voorlopige voorzieningen te vragen bij elke bevoegde rechter, en ons recht om procedures aanhangig te maken bij de gerechten van uw vestigingsplaats.

22.Algemeen

22.1U mag de Overeenkomst niet toewijzen of overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, die wij niet onredelijk zullen onthouden in geval van een overdracht aan een rechtsopvolger van uw onderneming. Wij mogen de Overeenkomst toewijzen aan een gelieerde onderneming of aan een rechtsopvolger van al onze onderneming of nagenoeg al onze onderneming, en wij mogen onderaannemers inschakelen, waarbij wij verantwoordelijk blijven voor hun prestaties. Bijlage 1 regelt subverwerkers.

22.2De Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen partijen over het onderwerp ervan en vervangt eerdere voorstellen, besprekingen en overeenkomsten. Elke partij bevestigt dat zij niet heeft vertrouwd op enige verklaring die niet in de Overeenkomst is opgenomen.

22.3Als een bepaling van de Overeenkomst ongeldig of niet-afdwingbaar wordt geacht, blijft de rest van kracht en wordt de bepaling vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij haar doel komt.

22.4Het niet of te laat uitoefenen van een recht houdt geen afstand daarvan in. Afstand van recht moet schriftelijk geschieden.

22.5Kennisgevingen aan u worden verzonden naar de e-mailadressen van de Workspace-beheerders en worden geacht te zijn ontvangen op de Werkdag na verzending. Kennisgevingen aan ons worden verzonden naar hello@greenerahead.com of naar ons geregistreerde adres. Kennisgevingen van een juridische vordering moeten ook per aangetekende post worden verzonden.

22.6U bevestigt dat u niet onderworpen bent aan sancties van de Europese Unie, Nederland of de Verenigde Naties en dat u de Dienst niet zult gebruiken op een manier die daarmee in strijd is.

22.7Wanneer de Overeenkomst elektronisch is gesloten, vormt het door ons bewaarde elektronische record bewijs van de inhoud ervan, tenzij u het tegendeel bewijst.

Bijlage 1: Gegevensverwerkingsovereenkomst

Deze Bijlage bevat de voorwaarden die op grond van artikel 28(3) AVG vereist zijn voor de verwerking van persoonsgegevens die wij (de verwerker) namens u (de verwerkingsverantwoordelijke) uitvoeren bij het leveren van de Dienst. Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis die daaraan in de Voorwaarden is gegeven; AVG-begrippen hebben de betekenis die zij in de AVG hebben.

A1.1 Details van de verwerking

Onderwerp en doel: Hosting en verwerking van Klantinhoud zodat de Klant duurzaamheidsrapporten, carbon footprints, klimaatstrategieën en levenscyclusanalyses kan voorbereiden, berekenen, eraan samenwerken, publiceren en exporteren, en ondersteuning kan ontvangen voor dat doel.
Duur: De looptijd van de Overeenkomst plus de opvraag- en verwijderingsperioden in clausule 19.
Aard: Verzameling via formulieren en uploads, opslag, structurering, berekening, tekstherkenning, aanmaak van concepten en suggesties, weergave aan geautoriseerde personen, overdracht aan door de Klant gekozen ontvangers, export en verwijdering.
Categorieën van betrokkenen: De Gebruikers en beheerders van de Klant; diens werknemers en werkenden zoals gerapporteerd in rapportages over personeelsbestand, gezondheid en veiligheid, beloning en woon-werkverkeer; werknemers die een enquête beantwoorden; contactpersonen bij leveranciers, klanten, banken en accountants; andere personen die de Klant ervoor kiest op te nemen in Klantinhoud.
Categorieën van persoonsgegevens: Namen, zakelijke contactgegevens, functietitels, accountidentificaties, activiteit in de Workspace; personeelsgegevens die normaal gesproken worden geaggregeerd maar in kleine organisaties individuen kunnen identificeren (aantal werknemers, contracttype, gender, beloning, verloop, ongevallen, opleiding); antwoorden op enquêtes over woon-werkverkeer en reizen (afstand, wijze, frequentie); informatie in documenten die als bewijs worden geüpload, zoals facturen, meterstanden, loonadministratieoverzichten en wagenparkgegevens; alle verdere persoonsgegevens die de Klant besluit in te voeren.
Bijzondere categorieën: Niet bedoeld. Gezondheidsgerelateerde informatie kan incidenteel voorkomen in rapportages over ongevallen en verzuim; de Klant moet deze vóór invoer aggregeren. De Klant mag geen andere gegevens van bijzondere categorieën invoeren.

A1.2 Onze verplichtingen als verwerker

Wij zullen:

persoonsgegevens alleen verwerken op basis van uw gedocumenteerde instructies, namelijk de Overeenkomst, uw gebruik van de instellingen en functies van de Dienst, en elke verdere redelijke schriftelijke instructie, tenzij het recht van de Unie of van een lidstaat anders vereist; in dat geval zullen wij u vóór de verwerking informeren, tenzij de wet dat verbiedt; wij zullen u informeren als wij van mening zijn dat een instructie in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving;
ervoor zorgen dat personen die bevoegd zijn om de gegevens te verwerken, gebonden zijn aan geheimhouding;
de technische en organisatorische maatregelen in Bijlage 2 implementeren en deze passend houden bij het risico, waarbij wij deze bijwerken naarmate de technologie zich ontwikkelt zonder het algehele beschermingsniveau te verlagen;
subverwerkers alleen inschakelen onder de voorwaarden in A1.3;
rekening houdend met de aard van de verwerking, u ondersteunen met passende technische en organisatorische maatregelen bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten uitoefenen; wanneer een betrokkene rechtstreeks contact met ons opneemt over Klantinhoud, verwijzen wij hem of haar zonder onnodige vertraging door naar u;
u ondersteunen bij het naleven van de artikelen 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging), rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover wij beschikken;
u zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen 48 uur nadat wij kennis hebben genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw Klantinhoud treft, op de hoogte stellen, met de op dat moment beschikbare informatie en aangevuld zodra die beschikbaar komt, zodat u uw eigen meldingstermijnen kunt halen;
aan het einde van de dienstverlening de persoonsgegevens naar keuze verwijderen of teruggeven, zoals bepaald in clausule 19, en bestaande kopieën verwijderen, tenzij het recht van de Unie of van een lidstaat opslag vereist;
u alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door u of door een door u gemandateerde auditor mogelijk maken en daaraan bijdragen, onder de voorwaarden in A1.5;
een register bijhouden van verwerkingsactiviteiten die namens u worden uitgevoerd, zoals vereist door artikel 30(2) AVG.

A1.3 Subverwerkers

U geeft algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers die in het Privacybeleid zijn vermeld, en die op de ingangsdatum zijn:

Amazon Web Services EMEA SARL: hosting, database, versleutelde bestandsopslag, transactionele e-mail (Amazon SES) (Frankfurt, Duitsland (eu-central-1)).
WorkOS, Inc.: inloggen, single sign-on en sessiebeheer (AuthKit) (Verenigde Staten).
Stripe Payments Europe, Ltd.: betalingen, facturering, btw-berekening en het facturatieportaal (Ierland, met verwerking in de Verenigde Staten).
Google Cloud EMEA Ltd.: tekstherkenning (Document AI) op documenten die je uploadt om antwoorden vooraf in te vullen (Europese Unie (endpoint eu-documentai.googleapis.com)).
PostHog, Inc.: optionele website- en applicatieanalyse (Europese Unie (PostHog Cloud EU, Frankfurt)).
OpenAI Ireland Ltd.: schrijfsuggesties en documentextractie wanneer je een AI-ondersteunde functie gebruikt (Ierland, met verwerking in de Verenigde Staten).

Wij informeren de Workspace-beheerders per e-mail ten minste dertig (30) dagen voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen. Als u gegronde bezwaren heeft op het gebied van gegevensbescherming, kunt u ons daarbinnen schriftelijk van op de hoogte stellen; wij zullen dan samen met u naar een oplossing zoeken, en als die niet wordt gevonden, kunt u het betreffende abonnement beëindigen met een naar rato terugbetaling van vooruitbetaalde kosten. Wij leggen elke subverwerker via een schriftelijke overeenkomst verplichtingen inzake gegevensbescherming op die ten minste even beschermend zijn als deze Bijlage, en wij blijven volledig aansprakelijk jegens u voor hun prestaties.

A1.4 Internationale doorgiften

Klantinhoud wordt opgeslagen en voornamelijk verwerkt in de Europese Unie. Wanneer een subverwerker persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij voor een passend doorgiftemechanisme onder hoofdstuk V AVG, momenteel de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (Besluit (EU) 2021/914), aangevuld met een beoordeling van de doorgifte-impact en aanvullende maatregelen waar nodig, of een adequaatheidsbesluit, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de ontvanger gecertificeerd is. Wij zullen persoonsgegevens niet uit eigen beweging doorgeven aan een derde land anders dan hier beschreven.

A1.5 Audits

Wij beantwoorden auditverzoeken eerst door onze actuele beveiligingsdocumentatie, verklaringen of certificeringen van derden en antwoorden op een redelijke beveiligingsvragenlijst te verstrekken. Indien dit redelijkerwijs niet volstaat om aan uw verplichtingen te voldoen, mag u eenmaal per twaalf maanden auditen, of daarnaast na een inbreuk in verband met persoonsgegevens of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit, met inachtneming van ten minste dertig (30) dagen voorafgaande kennisgeving, tijdens kantooruren, zonder onze werkzaamheden te verstoren, onder geheimhouding en op uw kosten. Audits mogen geen gegevens van andere klanten omvatten. Wij mogen onze redelijke kosten in rekening brengen voor audits na de eerste binnen een periode van twaalf maanden.

A1.6 Uw verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke

U bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, waaronder een geldige rechtsgrondslag, transparantie jegens betrokkenen, gegevensminimalisatie, de juistheid van de gegevens en uw eigen beslissingen over wat u invoert, wie u uitnodigt en wat u publiceert. U geeft instructies die voldoen aan de gegevensbeschermingswetgeving en geeft ons geen opdracht gegevens te verwerken waarvoor de Dienst niet is bedoeld.

A1.7 Aansprakelijkheid en voorrang

Clausule 17 van de Voorwaarden is van toepassing op aansprakelijkheid uit hoofde van deze Bijlage, onverminderd artikel 82 AVG. In geval van strijd tussen deze Bijlage en de rest van de Overeenkomst met betrekking tot persoonsgegevens, prevaleert deze Bijlage. Deze Bijlage eindigt wanneer alle persoonsgegevens zijn verwijderd of teruggegeven op grond van A1.2(h).

Bijlage 2: Technische en organisatorische maatregelen

De onderstaande maatregelen beschrijven de beveiliging van de Dienst op de ingangsdatum. Wij mogen deze wijzigen, mits het algehele beschermingsniveau niet wordt verlaagd.

Hosting en infrastructuur

De productieapplicatie en -database draaien in Amazon Web Services in Frankfurt (eu-central-1). De database is niet publiek toegankelijk. Opslagbakken voor applicatiebestanden blokkeren publieke toegang; geautoriseerde toegang tot opslag gebruikt AWS-endpoints en toegangscontroles.
Infrastructuur wordt als code vastgelegd en gewijzigd via gecontroleerde plannen. Plannen die gegevens zouden verwijderen, een database publiek toegankelijk zouden maken of van regio zouden veranderen, worden door beleid geblokkeerd.
Productiesleutels worden opgeslagen in de secrets store van de cloudprovider, nooit in code of configuratiebestanden, en worden gerouleerd bij personeelswisselingen.

Versleuteling

Al het verkeer tussen gebruikers en de Dienst, en tussen de Dienst en haar leveranciers, wordt versleuteld met TLS 1.2 of hoger.
Geüploade documenten en exports worden opgeslagen met server-side versleuteling met door Amazon S3 beheerde sleutels (SSE-S3). Databaseopslag is versleuteld at rest. Opslag is versiebeheerd, met publieke toegang geblokkeerd op bucketniveau.

Toegangsbeheer en tenantisolatie

Elke Workspace is een afzonderlijke tenant. Tenantidentiteit wordt afgedwongen in elke databasequery en elke API-route; een verzoek kan geen gegevens van een andere tenant aanspreken.
Toegang op basis van rollen met machtigingen tot op het niveau van een afzonderlijke rapportage of datapunt, beheerd door de beheerders van de Klant. Uitnodigingen, leverancierspagina's, enquêtes en reportlinks gebruiken enkelvoudige ondertekende tokens die verlopen en kunnen worden ingetrokken.
Aanmelden via een speciale authenticatieprovider met ondersteuning voor single sign-on, sessievernieuwing en intrekking. Toegang van medewerkers tot productie vereist benoemde accounts met multifactorauthenticatie en is beperkt tot de personen die de Dienst beheren.

Logboekregistratie en monitoring

Een alleen-toevoegbaar activiteitenoverzicht registreert wie wat deed in een Workspace, met actor, actie, bron en tijdstip, en is zichtbaar voor de beheerders van de Klant.
Applicatie- en infrastructuurmetrics en foutlogboeken worden gemonitord; mislukte achtergrondtaken worden opnieuw geprobeerd en ter beoordeling in een dead-letter queue geplaatst in plaats van stil te worden verwijderd.

Beschikbaarheid en herstel

De productiedatabase heeft geautomatiseerde back-ups met een herstelvenster van zeven dagen. Afzonderlijk bewaarde database-exports en versiebeheerde objectopslag hebben hun eigen retentie- en verwijderingscontroles. De verplichtingen inzake teruggave en verwijdering van klantgegevens in clausule 19 blijven van toepassing op die kopieën.

Ontwikkeling en organisatie

Codewijzigingen worden beoordeeld en doorstaan geautomatiseerde tests vóór uitrol; afhankelijkheden zijn vastgezet en worden bijgewerkt voor beveiligingspatches. Containerimages zijn onveranderlijk.
Medewerkers die toegang hebben tot Klantinhoud zijn gebonden aan geheimhouding en krijgen instructie in beveiliging en gegevensbescherming. Toegang wordt verwijderd zodra hun rol eindigt.
Gedocumenteerde incidentafhandeling met de toezegging voor melding van inbreuken in Bijlage 1.