Conditions d’utilisation

1.Définitions

Dans les présentes Conditions, les termes ci-dessous ont la signification indiquée ici. Le singulier inclut le pluriel.

Accord: Les présentes Conditions, ainsi que toute Commande, l’avenant de traitement des données figurant en annexe 1 et les documents auxquels elles se réfèrent.
Client, vous: L’entreprise, l’organisation ou le professionnel indépendant qui crée un Espace de travail ou au nom duquel un Espace de travail est créé.
Greener Ahead, nous, notre: Greener Ahead, immatriculée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise sous le numéro 85351660.
Service: La plateforme logicielle Greener Ahead disponible à l’adresse https://app.greenerahead.com, y compris les produits de reporting VSME, de comptabilité carbone, de stratégie climatique et d’analyse du cycle de vie, les pages fournisseurs et employés, les liens de rapports partagés, les exports, le support et toute documentation associée.
Espace de travail: L’environnement locataire du Service qui appartient à un seul Client et contient ses sociétés, années de reporting, rapports et utilisateurs.
Utilisateur: Une personne physique à laquelle le Client a attribué un compte dans son Espace de travail.
Participant: Une personne physique qui interagit avec le Service à l’invitation du Client sans disposer de compte : un collègue ou un fournisseur répondant à une demande via un lien, un employé répondant à une enquête, ou un destinataire consultant un rapport partagé.
Contenu du client: Toutes les données, documents, chiffres, textes, images et autres éléments saisis dans l’Espace de travail ou téléversés dans celui-ci par le Client, ses Utilisateurs ou ses Participants, ainsi que les rapports et résultats générés à partir de ceux-ci.
Commande: Un abonnement acheté via le paiement intégré à l’application, ou un bon de commande écrit signé par les deux parties.
Durée de l’abonnement: La période payante de douze mois qui commence à la date d’achat, ainsi que chaque période de renouvellement.
Jour ouvrable: Du lundi au vendredi, hors jours fériés néerlandais.

2.Qui nous sommes et ce que couvrent les présentes Conditions

2.1Le Service est exploité par Greener Ahead, établi à Philitelaan 59 57, 5617 AK Eindhoven, les Pays-Bas. Numéro de Chambre de commerce 85351660, numéro de TVA NL004086201B68. Vous pouvez nous joindre à l’adresse hello@greenerahead.com.

2.2Les présentes Conditions s’appliquent à toute utilisation du Service et du site web à l’adresse https://greenerahead.com, à toute Commande et à tout essai. Elles deviennent contraignantes lorsque vous créez un Espace de travail, acceptez une invitation à le rejoindre, cliquez pour les accepter, passez une Commande ou utilisez autrement le Service, selon l’événement qui survient en premier.

2.3Le Service est offert uniquement aux entreprises, organisations et professionnels. En l’utilisant, vous confirmez agir dans le cadre d’une activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale et non en tant que consommateur. Si vous acceptez les présentes Conditions au nom d’une société, vous confirmez être autorisé à l’engager.

2.4Vos propres conditions d’achat ou autres conditions générales ne s’appliquent pas, même si vous y faites référence dans une commande ou autrement, et nous les rejetons expressément. Les dérogations aux présentes Conditions ne sont valables que si elles sont convenues par écrit et signées par nous.

2.5Si un bon de commande écrit est en conflit avec les présentes Conditions, le bon de commande prévaut uniquement pour cette Commande. Si les présentes Conditions sont en conflit avec l’Annexe 1 sur une question de protection des données personnelles, l’Annexe 1 prévaut.

2.6Les Participants utilisent le Service dans le cadre limité prévu à la clause 8. Lorsque les présentes Conditions mentionnent vous, elles s’appliquent également à vos Utilisateurs, et vous êtes responsable de leur respect.

2.7Les présentes Conditions sont rédigées en anglais. Des traductions sont fournies à titre de commodité. En cas de divergence, le texte anglais prévaut.

3.Votre compte et votre Espace de travail

3.1Pour utiliser le Service, vous avez besoin d’un Espace de travail et d’un compte Utilisateur. La connexion est gérée par notre prestataire d’authentification ; vous pouvez utiliser une adresse e-mail avec mot de passe ou un fournisseur d’authentification unique pris en charge par votre organisation.

3.2Vous devez fournir des coordonnées et des informations sur la société exactes et complètes, et les tenir à jour. Nous nous fondons sur celles-ci pour la facturation, la détermination de la TVA et les notifications légales.

3.3Les comptes sont personnels. Chaque Utilisateur doit garder ses identifiants confidentiels et ne peut pas partager un compte. Vous devez nous avertir sans délai à security@greenerahead.com si vous soupçonnez qu’un compte ou l’Espace de travail a été compromis.

3.4Les administrateurs du Client décident qui a accès à l’Espace de travail et avec quelles autorisations, jusqu’à une divulgation ou une donnée individuelle. Vous êtes responsable de tout ce qui se passe dans votre Espace de travail avec les comptes que vous avez attribués, y compris après d’anciens employés dont vous n’avez pas révoqué l’accès.

3.5Les Utilisateurs doivent avoir au moins 18 ans.

4.Essai gratuit

4.1Nous proposons un essai gratuit de 14 jours du produit VSME. Aucun moyen de paiement n’est requis pour le démarrer. Pendant l’essai, le Service est fourni gratuitement et, nonobstant la clause 16, sans aucune garantie de disponibilité ou d’adéquation.

4.2À la fin de l’essai sans achat, l’Espace de travail devient en lecture seule. Vous conservez l’accès à tout ce que vous avez créé et pouvez l’exporter dans les formats proposés par le Service. L’achat d’un abonnement rouvre l’édition là où vous l’aviez laissée.

4.3Nous pouvons supprimer un Espace de travail d’essai en lecture seule, y compris tout le Contenu du client qu’il contient, quatre-vingt-dix (90) jours après la fin de l’essai. Nous enverrons au moins quatorze (14) jours de préavis aux adresses e-mail des administrateurs de l’Espace de travail avant de le faire.

4.4Un seul essai par Client. Nous pouvons refuser, raccourcir ou mettre fin à un essai à tout moment, par exemple si nous soupçonnons un usage abusif ou que le Client n’est pas une entreprise.

5.Abonnements, frais et paiement

5.1Les abonnements payants sont vendus par produit et par Espace de travail pour une Durée d’abonnement de douze mois, payable d’avance. Les prix actuels sont indiqués à https://greenerahead.com/pricing et dans le paiement intégré à l’application. Tous les prix sont en euros et hors TVA ainsi que de toute autre taxe ou redevance applicable, qui sont ajoutées au taux applicable dans votre pays de facturation.

5.2Les paiements sont traités par notre prestataire de paiement, Stripe. En achetant via le paiement, vous acceptez également les conditions du prestataire de paiement applicables à la transaction de paiement. Les factures sont émises électroniquement et mises à disposition dans le Service et par e-mail. Vous acceptez de recevoir les factures par voie électronique.

5.3Sauf annulation de votre part conformément à la clause 5.4, un abonnement est automatiquement renouvelé pour une nouvelle Durée d’abonnement de douze mois au prix alors en vigueur, et les frais de renouvellement sont débités du moyen de paiement enregistré.

5.4Vous pouvez annuler un abonnement à tout moment via le portail de facturation dans le Service ou en envoyant un e-mail à support@greenerahead.com. L’annulation prend effet à la fin de la Durée d’abonnement en cours. L’abonnement reste pleinement utilisable jusqu’à cette date. Les frais déjà payés ne sont pas remboursés pour la partie restante d’une Durée d’abonnement, sauf disposition contraire des présentes Conditions ou du droit impératif.

5.5Si vous passez à une formule supérieure pendant une Période d’abonnement, la différence est facturée au prorata pour la partie restante de la période et la date de renouvellement reste inchangée. Une rétrogradation prend effet à la fin de la Période d’abonnement en cours et ne réduit jamais vos droits avant cette date.

5.6Nous pouvons modifier nos prix. Une modification de prix s’applique à vous au plus tôt à partir du prochain renouvellement, et uniquement si nous avons informé par e-mail les administrateurs du Workspace au moins trente (30) jours avant la date de renouvellement. Si vous n’acceptez pas le nouveau prix, vous pouvez résilier conformément à la clause 5.4 avant la date de renouvellement.

5.7Si un paiement échoue ou qu’une facture n’est pas réglée à échéance, nous pouvons envoyer un rappel et, si le paiement n’est pas reçu dans les quatorze (14) jours suivant ce rappel, suspendre l’accès aux fonctionnalités payantes du Workspace jusqu’à réception du paiement. Les intérêts commerciaux légaux au titre de l’article 6:119a du Code civil néerlandais ainsi que les frais de recouvrement raisonnables sont dus sur les montants en retard à compter de la date d’échéance, sans autre mise en demeure.

5.8Vous êtes responsable de fournir un numéro d’identification TVA et une adresse de facturation exacts. Lorsque vous fournissez un numéro de TVA UE valide et êtes établi en dehors des Pays-Bas, la TVA est auto-liquidée. Lorsque le checkout ne parvient pas à déterminer la taxe applicable à partir des informations que vous avez fournies, nous pouvons facturer la TVA néerlandaise.

5.9Les frais ne dépendent d’aucune fonctionnalité future, date de lancement de produit ou déclaration publique concernant notre feuille de route, y compris les produits décrits comme à venir sur notre site web.

6.Votre contenu

6.1Vous êtes propriétaire de votre Contenu Client. Nous ne revendiquons aucun droit sur celui-ci au-delà de la licence prévue à la clause 6.2.

6.2Vous nous accordez une licence non exclusive, mondiale et libre de redevance pour héberger, stocker, copier, traiter, transmettre, afficher et adapter le Contenu Client, ainsi que pour créer les rapports, exportations, calculs et suggestions que le Service en génère, uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser, prendre en charge et améliorer le Service conformément au Contrat. Cette licence prend fin lorsque le Contenu Client est supprimé du Service, sous réserve de la clause 19.7.

6.3Vous êtes responsable du Contenu Client : de son exactitude, de son exhaustivité, de sa licéité et de la détention des droits et autorisations nécessaires pour l’intégrer dans le Service et pour qu’il soit traité comme décrit dans le Contrat. Cela inclut les chiffres qui figurent dans un rapport publié ainsi que les données personnelles de vos employés, fournisseurs et autres personnes que vous ou vos Participants saisissez.

6.4Nous n’examinons pas le Contenu Client et ne vérifions pas si un rapport est exact, complet ou conforme à la norme VSME, au GHG Protocol, à l’ISO 14040 ou 14044, ou à tout autre référentiel. Le Service guide et calcule ; la publication reste la vôtre.

6.5Nous pouvons supprimer ou désactiver l’accès au Contenu Client que nous estimons raisonnablement contraire à la loi ou aux droits d’autrui, ou en violation de la clause 7. Lorsque la loi le permet, nous vous en informerons d’abord et vous donnerons la possibilité de répondre.

6.6Nous utilisons des informations agrégées et dépersonnalisées sur l’utilisation du Service, comme les divulgations auxquelles il est le plus souvent répondu ou le temps nécessaire à une étape, afin d’exploiter et d’améliorer le Service. Ces informations ne permettent jamais de vous identifier, ni d’identifier vos Utilisateurs, vos Participants ou vos chiffres déclarés, et ne constituent pas du Contenu Client.

6.7Si vous nous envoyez des suggestions ou des retours concernant le Service, nous pouvons les utiliser sans obligation à votre égard.

7.Utilisation acceptable

7.1Vous pouvez utiliser le Service uniquement pour vos propres besoins professionnels internes et pour les fonctions de reporting, de calcul et de partage pour lesquelles il a été conçu. Vous ne pouvez pas :

revendre, sous-licencier, louer ou fournir le Service à des tiers en tant que service bureau, autrement que pour vos Utilisateurs et Participants comme prévu ;
copier, modifier, traduire, décompiler, faire de l’ingénierie inverse ou tenter d’une autre manière de dériver le code source ou les modèles sous-jacents du Service, sauf dans la mesure permise obligatoirement par la loi ;
sonder, analyser, tester la vulnérabilité du Service ou contourner toute mesure de sécurité ou de contrôle d’accès du Service, ou accéder aux données d’un autre Client ;
utiliser des moyens automatisés pour accéder au Service autrement que par les exports et fonctionnalités documentés ;
téléverser du code malveillant, ou un contenu illicite, contrefaisant, diffamatoire ou que vous n’avez pas le droit de traiter ;
utiliser le Service pour créer un produit concurrent, ou le comparer publiquement sans notre consentement écrit ;
utiliser le Service en violation des lois applicables en matière de contrôle des exportations ou de sanctions ;
envoyer des demandes, enquêtes ou liens de rapport à des personnes qui n’ont pas accepté de les recevoir de votre part lorsque la loi exige leur consentement, ou utiliser le Service pour envoyer des communications commerciales non sollicitées.

7.2Nous pouvons fixer des limites techniques raisonnables, par exemple sur la taille des fichiers, le nombre de documents traités par reconnaissance de texte, les taux de requêtes ou le stockage, et les ajuster afin de maintenir la fiabilité du Service pour tous les Clients. Les limites actuelles sont indiquées dans le Service.

8.Inviter d’autres personnes : collègues, fournisseurs, employés et destinataires de rapports

8.1Le Service vous permet de demander à d’autres personnes de contribuer sans compte : des collègues et des fournisseurs peuvent répondre à une demande via un lien, des employés peuvent répondre à une enquête sur les trajets domicile-travail ou les déplacements professionnels, et des clients, banques, auditeurs et autres peuvent consulter un rapport via un lien que vous contrôlez. Vous décidez qui inviter, ce qu’ils voient et pendant combien de temps.

8.2Vous êtes responsable de disposer d’une base légale pour inviter ces personnes et traiter les données qu’elles fournissent, de les informer comme l’exige le droit de la protection des données, et de la licéité des données qu’elles saisissent en votre nom. Leurs contributions constituent du Contenu Client.

8.3Un Participant peut utiliser la page ou le lien mis à sa disposition uniquement dans le cadre pour lequel vous l’avez invité, ne doit pas tenter d’accéder à autre chose, et ne doit pas saisir de données qu’il n’a pas le droit de partager. Les Participants ne reçoivent aucun autre droit dans le Service. Les Participants qui ne sont pas des consommateurs sont liés par les clauses 7, 14 et 21 comme s’ils étaient le Client.

8.4Toute personne détenant un lien de rapport que vous avez partagé peut consulter la version du rapport et les chiffres que vous avez choisi de divulguer via ce lien jusqu’à ce que vous le révoquiez ou le modifiiez. Vous êtes responsable des personnes à qui vous communiquez un lien et de la révocation de l’accès lorsqu’il doit prendre fin. Nous ne sommes pas responsables de la divulgation ultérieure par un destinataire.

8.5Les e-mails d’invitation et de lien de partage sont envoyés depuis notre domaine en votre nom. Vous ne devez pas les utiliser à d’autres fins que l’invitation de contributeurs et de destinataires pour vos propres rapports.

9.Fonctionnalités assistées par IA

9.1Certaines fonctionnalités utilisent le machine learning et de grands modèles de langage pour vous aider, par exemple à extraire des chiffres d’un document que vous téléversez, à suggérer une réponse ou un texte de brouillon, ou à associer un fournisseur ou une ligne de dépense à une catégorie. Ces fonctionnalités sont facultatives et sont toujours présentées comme des suggestions.

9.2Les suggestions peuvent être erronées, incomplètes ou obsolètes. Vous devez examiner chaque suggestion avant de l’intégrer à un rapport ou à un calcul. Tout ce que vous acceptez devient votre Contenu Client et relève de votre responsabilité au titre de la clause 6.3.

9.3Pour fournir ces fonctionnalités, nous envoyons l’extrait pertinent de votre Contenu Client aux fournisseurs de modèles d’IA nommés dans la liste des sous-traitants figurant dans la Politique de confidentialité, selon les modalités de traitement des données décrites dans cette politique et à l’Annexe 1. Le traitement par le fournisseur peut inclure la surveillance des abus et un stockage spécifique à la fonctionnalité ; la Politique de confidentialité explique les informations de conservation applicables. Nous n’utilisons pas votre Contenu Client pour entraîner nos propres modèles.

9.4Vous ne devez pas utiliser les fonctionnalités assistées par IA pour traiter des catégories particulières de données personnelles, ni des données personnelles d’enfants, et vous ne devez pas téléverser de documents que vous n’êtes pas autorisé à faire traiter par un tiers.

9.5Lorsque le règlement (UE) 2024/1689 (l’AI Act) l’exige, nous fournissons dans le Service même les informations de transparence applicables à la fonctionnalité.

10.Produits en avant-première

10.1La comptabilité carbone, la stratégie climatique et l’analyse du cycle de vie sont déployées par étapes. Un produit, un module ou une fonctionnalité étiqueté preview, beta, early access ou similaire dans le Service ou sur notre site web (une « Fonctionnalité en avant-première ») est fourni afin que vous puissiez le tester avant sa mise à disposition générale.

10.2Les Fonctionnalités en avant-première sont fournies en l’état. Les clauses 11.1, 11.2 et 16.1 ne s’appliquent pas à elles. Elles peuvent changer, être limitées ou être retirées à tout moment, et les chiffres qu’elles produisent ne doivent pas être utilisés pour une publication externe tant que la fonctionnalité n’est pas généralement disponible. Les données d’une Fonctionnalité en avant-première peuvent être exportées comme tout autre Contenu Client.

10.3Les dates indiquées sur notre site web pour les produits à venir sont des objectifs, pas des engagements.

11.Disponibilité, support et modifications du Service

11.1Nous visons une disponibilité du Service 24 heures sur 24 avec une disponibilité mensuelle d’au moins 99.5%, mesurée à la frontière de notre environnement d’hébergement et excluant la maintenance planifiée, les cas de force majeure et les interruptions causées par vous, vos systèmes ou les services tiers auxquels vous vous connectez. Nous ne garantissons pas que le Service sera ininterrompu ou exempt d’erreurs.

11.2La maintenance planifiée susceptible de rendre le Service indisponible est effectuée en dehors des heures ouvrables néerlandaises lorsque cela est raisonnablement possible et annoncée dans le Service ou par e-mail au moins 48 heures à l’avance. Une maintenance de sécurité d’urgence peut être effectuée sans préavis.

11.3Le support est fourni en anglais et en néerlandais par e-mail à support@greenerahead.com pendant les Jours ouvrables. Nous visons une première réponse dans un délai d’un Jour ouvrable. Le support couvre l’utilisation du Service ; il n’inclut pas de conseil en matière de durabilité, de droit, de fiscalité ou d’assurance.

11.4Nous améliorons continuellement le Service et pouvons ajouter, modifier ou supprimer des fonctionnalités. Lorsqu’une modification réduit matériellement la fonctionnalité essentielle pour laquelle vous payez, nous vous en informerons au moins trente (30) jours à l’avance et vous pourrez résilier l’abonnement concerné avec effet à la date de la modification et recevoir un remboursement au prorata des frais prépayés pour la Période d’abonnement restante.

11.5Nous pouvons mettre fin à un produit dans son intégralité moyennant un préavis d’au moins six (6) mois par e-mail. Pendant la période de préavis, vous pouvez exporter votre Contenu Client, et les frais prépayés pour la période postérieure à l’arrêt sont remboursés.

11.6Le Service produit des rapports et calculs selon des normes publiées telles que la norme VSME, les bases de facteurs d’émission et le GHG Protocol. Lorsqu’une norme ou une base de données est mise à jour, nous mettons le Service à jour dans un délai raisonnable. Les rapports publiés existants conservent la version avec laquelle ils ont été créés.

12.Sécurité

12.1Nous protégeons le Service par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, comme décrit à l’Annexe 2. Elles comprennent un hébergement dans l’Union européenne, le chiffrement des données en transit et au repos, l’isolation des locataires appliquée à chaque requête, des accès fondés sur les rôles jusqu’au niveau des points de données individuels, ainsi qu’un historique des activités indiquant qui a fait quoi dans votre Workspace.

12.2Vous êtes responsable de la sécurité de vos propres systèmes et identifiants, de vos paramètres d’autorisation, des personnes que vous invitez et des liens que vous partagez.

12.3Nous vous informerons sans retard injustifié, et en tout état de cause dans le délai indiqué à l’Annexe 1, si nous avons connaissance d’une violation de données personnelles affectant votre Contenu Client. Nous vous informerons sans retard injustifié de tout autre incident de sécurité affectant matériellement votre Workspace.

12.4Si vous pensez avoir découvert une vulnérabilité dans le Service, veuillez la signaler à security@greenerahead.com. Nous vous demandons de nous laisser un délai raisonnable pour la corriger avant toute divulgation et de ne pas accéder à des données qui ne vous appartiennent pas. Nous n’engagerons pas de poursuites judiciaires contre des recherches de bonne foi respectant ces conditions.

13.Données personnelles

13.1Pour les données à caractère personnel contenues dans le Contenu Client, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD). L’Accord de traitement des données figurant à l’Annexe 1 fait partie intégrante du Contrat et régit ce traitement. Aucune signature séparée n’est requise.

13.2Pour les données à caractère personnel que nous traitons pour nos propres finalités, telles que les données de compte, de facturation, d’assistance et de sécurité, ainsi que les données d’analyse produit, nous sommes le responsable du traitement. Notre Politique de confidentialité explique ce traitement.

13.3Vous vous conformerez au droit de la protection des données dans votre utilisation du Service, y compris pour les informations que vous demandez à vos Participants de fournir. La clause 9.4 s’applique.

14.Propriété intellectuelle

14.1Le Service, son logiciel, sa conception, ses modèles, ses méthodologies, sa documentation ainsi que le nom et les marques Greener Ahead sont et demeurent la propriété de Greener Ahead et de ses concédants de licence. Vous recevez un droit non exclusif et non transférable d’utiliser le Service pendant la durée du Contrat, conformément à celui-ci. Aucun autre droit n’est accordé, implicitement ou autrement.

14.2Les rapports, exports et documents que vous générez à partir de votre Contenu Client vous appartiennent et vous pouvez les utiliser et les diffuser librement, y compris les dispositions de modèle Greener Ahead qu’ils contiennent. Vous ne pouvez pas supprimer l’attribution que le Service place dans un lien de rapport partagé.

14.3La norme VSME est publiée par la Commission européenne sur la base des travaux de l’EFRAG. Le GHG Protocol, les normes ISO et les bases de données de facteurs d’émission appartiennent à leurs éditeurs respectifs. Leur utilisation dans le Service n’implique aucune approbation de leur part.

14.4Le Service contient des composants open source. Leurs licences sont disponibles sur demande et ne limitent pas votre utilisation du Service telle que décrite ici.

15.Confidentialité

15.1Chaque partie conservera confidentielles toutes les informations non publiques qu’elle reçoit de l’autre au titre du Contrat, ne les utilisera qu’aux fins de l’exécution du Contrat et ne les divulguera qu’aux employés, conseillers et sous-traitants qui en ont besoin et sont liés par des obligations comparables. Le Contenu Client constitue vos informations confidentielles. Les informations non publiques concernant le Service, sa sécurité et sa tarification sont les nôtres.

15.2Cette obligation ne s’applique pas aux informations qui sont ou deviennent publiques sans violation, que la partie destinataire détenait déjà licitement, ou qu’elle doit divulguer en vertu de la loi ou d’une décision de justice, à condition qu’elle en informe d’abord l’autre partie lorsque cela est autorisé.

15.3La présente clause survit pendant trois (3) ans après la fin du Contrat, et, pour le Contenu Client, aussi longtemps qu’il reste confidentiel.

15.4Nous ne vous citerons comme client dans un support marketing qu’avec votre consentement écrit préalable.

16.Garanties et exclusions

16.1Nous garantissons que, pendant une Durée d’Abonnement payante, le Service fonctionnera de manière substantielle conformément à sa documentation et que nous le fournirons avec une compétence et une diligence raisonnables. Votre seul recours en cas de violation de cette garantie est que nous corrigions la non-conformité dans un délai raisonnable ou, si nous n’y parvenons pas, que vous puissiez résilier l’abonnement concerné et recevoir un remboursement au prorata des frais prépayés pour la Durée d’Abonnement restante.

16.2Le Service est un outil. Il ne fournit pas de conseil juridique, fiscal, comptable, d’assurance ou de durabilité, et son résultat ne constitue ni un audit, ni une vérification, ni un avis d’assurance limitée. Le fait qu’un rapport réponde aux exigences d’un client, d’une banque ou d’un régulateur, et qu’un calcul soit approprié à vos besoins, relève de votre appréciation et, le cas échéant, de celle de vos conseillers.

16.3Les facteurs d’émission, facteurs de conversion, références et normes du Service proviennent de sources tierces. Nous les sélectionnons et les mettons à jour avec soin, mais nous ne garantissons ni leur exactitude ni qu’ils soient adaptés à votre situation.

16.4Sauf stipulation expresse du Contrat, et dans la mesure permise par la loi, toutes les autres garanties, conditions et déclarations, expresses ou implicites, sont exclues, y compris toute garantie d’adéquation à un usage particulier, d’atteinte d’un résultat particulier ou d’un niveau de précision particulier.

17.Responsabilité

17.1Notre responsabilité totale globale à votre égard, découlant du Contrat ou s’y rapportant, qu’elle résulte d’un contrat, d’une responsabilité délictuelle (y compris la négligence), d’un manquement à une obligation légale ou autre, est limitée, par année contractuelle, aux frais que vous nous avez payés au titre du Contrat au cours des douze (12) mois précédant l’événement ayant donné lieu à la réclamation. Pour un essai gratuit et pour les Fonctionnalités de prévisualisation, notre responsabilité totale est limitée à 500 EUR.

17.2Nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes ou consécutives, de la perte de bénéfices, de chiffre d’affaires, d’activité, de clientèle ou d’économies attendues, de la perte ou de la corruption de données (sauf si elle est causée par notre violation de l’Annexe 1 ou de la clause 12), des amendes ou pénalités qui vous sont imposées par un régulateur, des pénalités contractuelles que vous devez à vos clients, ou du coût de services de remplacement, y compris lorsque nous avions été informés de la possibilité de tels dommages.

17.3Nous ne sommes pas responsables du contenu, de l’exactitude ou de la conformité de tout rapport, calcul ou communication que vous publiez ; des décisions que vous ou des tiers prenez sur la base du Service ; des suggestions provenant de fonctionnalités assistées par l’IA que vous avez acceptées ; des services et données de tiers, y compris les organismes de normalisation, les éditeurs de facteurs d’émission et les fournisseurs d’authentification ; ni des pertes causées par votre violation du Contrat.

17.4Aucune disposition du Contrat ne limite ni n’exclut la responsabilité en cas de décès ou de dommages corporels causés par une négligence, en cas de fraude, ou en cas de dommage causé intentionnellement ou par imprudence délibérée (opzet of bewuste roekeloosheid) d’une partie ou de sa direction, ni toute autre responsabilité qui ne peut être limitée en vertu du droit néerlandais.

17.5Vous devez nous notifier par écrit toute réclamation dans les douze (12) mois suivant la date à laquelle vous avez eu connaissance, ou auriez raisonnablement dû avoir connaissance, de l’événement à l’origine de cette réclamation, faute de quoi la réclamation est caduque. Tout droit d’action expire deux (2) ans après cet événement.

17.6Aucune des parties n’est responsable d’un manquement à l’exécution causé par des circonstances indépendantes de sa volonté raisonnable, y compris les défaillances de l’infrastructure internet, des fournisseurs d’hébergement ou d’authentification qu’elle n’aurait raisonnablement pas pu empêcher, une panne de courant, des grèves, une action gouvernementale, des épidémies et des cyberattaques qui n’étaient pas raisonnablement évitables (force majeure au sens de l’article 6:75 du Code civil néerlandais). Les obligations de paiement ne sont pas suspendues par la force majeure. Si la force majeure dure plus de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier l’abonnement concerné et les frais prépayés pour la durée restante sont remboursés.

18.Indemnités

18.1Vous nous indemniserez et nous tiendrez quittes de toute réclamation de tiers, amende, dommage et frais raisonnables (y compris les frais juridiques) découlant du Contenu Client, de votre utilisation du Service ou de celle de vos Participants en violation du Contrat ou de la loi, ou de votre omission de disposer des droits, consentements ou bases légales visés aux clauses 6.3 et 8.2.

18.2Nous vous défendrons contre toute réclamation d’un tiers selon laquelle le Service, utilisé conformément au Contrat, porte atteinte à un droit de propriété intellectuelle valable dans l’Union européenne, et paierons les dommages-intérêts définitivement alloués ou convenus dans un règlement, à condition que vous nous en informiez rapidement, que vous nous confériez le contrôle exclusif de la défense ainsi qu’une assistance raisonnable, et que vous ne fassiez aucune reconnaissance de responsabilité. Si une telle réclamation est formulée ou probable, nous pouvons modifier le Service afin qu’il ne porte plus atteinte aux droits, obtenir une licence pour vous, ou résilier l’abonnement concerné et rembourser au prorata les frais prépayés. La présente clause énonce l’intégralité de notre responsabilité en matière de contrefaçon et ne s’applique pas aux réclamations causées par le Contenu Client, par une combinaison avec des éléments que nous n’avons pas fournis, ou par une utilisation après que nous vous avons demandé d’y mettre fin.

19.Durée, suspension et résiliation

19.1Le Contrat commence lorsque vous acceptez pour la première fois les présentes Conditions et se poursuit tant que vous disposez d’un Espace de travail. Un abonnement payant court pendant sa Durée d’Abonnement et se renouvelle conformément à la clause 5.3.

19.2Nous pouvons suspendre l’accès à tout ou partie du Service, en tout ou pour certains Utilisateurs, immédiatement lorsque nous estimons raisonnablement que cela est nécessaire pour protéger le Service, d’autres Clients ou des tiers, lorsque la clause 5.7 s’applique, lorsque le Service est utilisé en violation de la clause 7, ou lorsque la loi l’exige. Nous limiterons toute suspension à ce qui est nécessaire, vous indiquerons le motif lorsque la loi le permet, et la lèverons dès que le motif aura cessé.

19.3Chaque partie peut résilier le Contrat, ou un abonnement individuel, avec effet immédiat par notification écrite si l’autre partie manque gravement à ses obligations et, lorsque le manquement peut être corrigé, ne le corrige pas dans les trente (30) jours suivant la notification écrite ; ou si l’autre partie est déclarée en faillite, obtient un sursis de paiement, est dissoute ou cesse son activité.

19.4Vous pouvez supprimer votre Espace de travail à tout moment depuis les paramètres du Service. La suppression d’un Espace de travail met fin au Contrat pour cet Espace de travail. Les frais de la Durée d’Abonnement en cours ne sont pas remboursés, sauf lorsque la résiliation est fondée sur les clauses 5.6, 11.4, 11.5, 16.1, 17.6, 18.2 ou 20.2.

19.5À la résiliation ou à l’expiration d’un abonnement, l’Espace de travail devient en lecture seule. Pendant trente (30) jours après la résiliation, vous pouvez vous connecter et exporter votre Contenu Client dans les formats proposés par le Service : les rapports en PDF et Word, les données en Excel ou CSV, ainsi qu’un export complet de l’entreprise. Nous fournirons une assistance raisonnable pour un export sur demande, au tarif horaire alors en vigueur.

19.6Après cette période, ou plus tôt à votre demande écrite, nous supprimons ou anonymisons votre Contenu Client et votre Espace de travail dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours, et les retirons des sauvegardes dans un délai supplémentaire de trente-cinq (35) jours, au fur et à mesure de la rotation des sauvegardes. L’Annexe 1 s’applique aux données à caractère personnel. Nous pouvons conserver ce que nous devons conserver par la loi, comme les factures pendant la période légale de sept ans, ainsi que les informations anonymisées visées à la clause 6.6.

19.7Les rapports que vous avez partagés via un lien avant la résiliation cessent d’être accessibles lorsque l’Espace de travail est supprimé. Les fichiers exportés restent à vous.

19.8Les clauses qui, par leur nature, doivent survivre à la fin du Contrat, notamment les clauses 6.6, 6.7, 14, 15, 16.4, 17, 18, 19.5 à 19.8, 21 et 22, lui survivent.

20.Modifications des présentes Conditions

20.1Nous pouvons modifier les présentes Conditions. Nous en informerons les administrateurs de l’Espace de travail par e-mail et dans le Service au moins trente (30) jours avant que la modification ne prenne effet, sauf si une modification imposée par la loi ou une modification qui ajoute uniquement des fonctionnalités ou vous est favorable peut prendre effet immédiatement.

20.2Si une modification réduit de manière substantielle vos droits ou augmente vos obligations et que vous ne l’acceptez pas, vous pouvez résilier l’abonnement concerné par notification écrite avant l’entrée en vigueur de la modification, avec remboursement au prorata des frais prépayés pour la Durée d’Abonnement restante. La poursuite de l’utilisation du Service après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation des Conditions modifiées.

20.3La version en vigueur est toujours publiée à https://greenerahead.com/terms, avec son numéro de version et sa date d’entrée en vigueur. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.

21.Droit applicable et litiges

21.1Le Contrat et tout litige ou toute réclamation en découlant ou s’y rapportant, y compris les litiges non contractuels, sont régis par le droit des Pays-Bas. La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises ne s’applique pas.

21.2En cas de litige, les parties s’efforceront d’abord de le résoudre de bonne foi entre représentants de haut niveau dans les trente (30) jours suivant la notification écrite du litige par l’une des parties à l’autre.

21.3Tout litige qui ne serait pas résolu de cette manière sera soumis exclusivement au tribunal compétent de l’arrondissement de Oost-Brabant (Rechtbank Oost-Brabant), aux Pays-Bas, sans préjudice du droit de chaque partie de demander des mesures provisoires devant tout tribunal compétent, et sans préjudice de notre droit d’engager une procédure devant les tribunaux du lieu de votre établissement.

22.Général

22.1Vous ne pouvez céder ni transférer le Contrat sans notre consentement écrit préalable, que nous ne refuserons pas de manière déraisonnable en cas de transfert à un successeur de votre entreprise. Nous pouvons céder le Contrat à une société affiliée ou à un successeur de la totalité ou de la quasi-totalité de notre activité, et nous pouvons faire appel à des sous-traitants, tout en restant responsables de leur exécution. L’annexe 1 régit les sous-traitants ultérieurs.

22.2Le Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre les parties concernant son objet et remplace toute proposition, discussion et tout accord antérieurs. Chaque partie confirme ne s’être fiée à aucune déclaration qui ne figure pas dans le Contrat.

22.3Si une disposition du Contrat est jugée invalide ou inapplicable, le reste demeure en vigueur et la disposition est remplacée par une disposition valide se rapprochant autant que possible de son objectif.

22.4Le fait de ne pas exercer un droit, ou de le faire tardivement, ne vaut pas renonciation. Toute renonciation doit être écrite.

22.5Les notifications qui vous sont adressées sont envoyées aux adresses e-mail des administrateurs de l’Espace de travail et sont réputées reçues le Jour ouvrable suivant leur envoi. Les notifications qui nous sont adressées sont envoyées à hello@greenerahead.com ou à notre adresse enregistrée. Les notifications relatives à une réclamation juridique doivent également être envoyées par courrier recommandé.

22.6Vous confirmez ne pas faire l’objet de sanctions de l’Union européenne, des Pays-Bas ou des Nations Unies et ne pas utiliser le Service d’une manière qui les enfreindrait.

22.7Lorsque le Contrat est conclu par voie électronique, l’enregistrement électronique que nous conservons fait foi de son contenu, sauf preuve contraire de votre part.

Annexe 1 : Addendum relatif au traitement des données

Le présent Addendum définit les conditions requises par l’article 28(3) du RGPD pour le traitement des données à caractère personnel que nous effectuons (en qualité de sous-traitant) pour votre compte (en qualité de responsable du traitement) dans le cadre de la fourniture du Service. Les termes commençant par une majuscule ont le sens qui leur est donné dans les Conditions ; les termes du RGPD ont le sens qui leur est donné par le RGPD.

A1.1 Détails du traitement

Objet et finalité: Hébergement et traitement du Contenu Client afin que le Client puisse préparer, calculer, collaborer à, publier et exporter des rapports de durabilité, des empreintes carbone, des stratégies climatiques et des analyses de cycle de vie, ainsi que la fourniture d’une assistance à cette fin.
Durée: La durée du Contrat, augmentée des périodes de récupération et de suppression prévues à la clause 19.
Nature: Collecte au moyen de formulaires et de téléversements, stockage, structuration, calcul, reconnaissance de texte, génération de brouillons et de suggestions, affichage aux personnes autorisées, transmission aux destinataires choisis par le Client, exportation, suppression.
Catégories de personnes concernées: Les Utilisateurs et administrateurs du Client ; ses employés et travailleurs tels que déclarés dans les informations relatives aux effectifs, à la santé et à la sécurité, à la rémunération et aux trajets domicile-travail ; les employés répondant à une enquête ; les personnes de contact chez les fournisseurs, clients, banques et auditeurs ; toute autre personne que le Client choisit d’inclure dans le Contenu Client.
Catégories de données à caractère personnel: Noms, coordonnées professionnelles, titres de poste, identifiants de compte, activité dans l’Espace de travail ; données relatives aux effectifs qui sont normalement agrégées mais peuvent permettre d’identifier des personnes dans de petites organisations (effectif, type de contrat, genre, rémunération, turnover, accidents, formation) ; réponses aux enquêtes sur les trajets domicile-travail et les déplacements (distance, mode, fréquence) ; informations contenues dans des documents téléversés à titre de preuve, tels que factures, relevés de compteurs, récapitulatifs de paie et registres de flotte ; toute autre donnée à caractère personnel que le Client décide de saisir.
Catégories particulières: Non prévu. Des informations relatives à la santé peuvent apparaître de manière incidente dans les déclarations d’accident et d’absence ; le Client doit les agréger avant saisie. Le Client ne doit pas saisir d’autres données appartenant à des catégories particulières.

A1.2 Nos obligations en qualité de sous-traitant

Nous nous engageons à :

traiter les données à caractère personnel uniquement sur vos instructions documentées, qui sont le Contrat, votre utilisation des paramètres et fonctionnalités du Service, ainsi que toute autre instruction écrite raisonnable, sauf si le droit de l’Union ou d’un État membre l’exige autrement, auquel cas nous vous en informerons avant le traitement, sauf interdiction légale ; nous vous informerons si nous estimons qu’une instruction enfreint le droit applicable à la protection des données ;
veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité ;
mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles prévues à l’annexe 2 et les maintenir adaptées au risque, en les mettant à jour à mesure que la technologie évolue sans réduire le niveau global de protection ;
ne faire appel à des sous-traitants ultérieurs que dans les conditions prévues à A1.3 ;
compte tenu de la nature du traitement, vous assister au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour répondre aux demandes des personnes concernées exerçant leurs droits ; lorsqu’une personne concernée nous contacte directement au sujet du Contenu Client, nous la redirigerons vers vous sans délai injustifié ;
vous assister pour garantir le respect des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyses d’impact relatives à la protection des données et consultation préalable), compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons ;
vous notifier sans délai injustifié et, en tout état de cause, dans les 48 heures suivant la prise de connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant votre Contenu Client, avec les informations dont nous disposons à ce moment-là et en les complétant au fur et à mesure qu’elles deviennent disponibles, afin que vous puissiez respecter vos propres délais de notification ;
à la fin de la fourniture des services, supprimer ou restituer les données à caractère personnel selon votre choix, comme prévu à la clause 19, et supprimer les copies existantes, sauf si le droit de l’Union ou d’un État membre exige leur conservation ;
mettre à votre disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 du RGPD et permettre les audits, y compris les inspections, réalisés par vous ou par un auditeur mandaté par vous, et y contribuer, dans les conditions prévues à A1.5 ;
tenir un registre des activités de traitement effectuées pour votre compte, comme l’exige l’article 30(2) du RGPD.

A1.3 Sous-traitants ultérieurs

Vous donnez une autorisation écrite générale pour le recours aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de confidentialité, qui, à la date d’entrée en vigueur, sont :

Amazon Web Services EMEA SARL: hébergement, base de données, stockage chiffré de fichiers, e-mail transactionnel (Amazon SES) (Francfort, Allemagne (eu-central-1)).
WorkOS, Inc.: connexion, single sign-on et gestion de session (AuthKit) (États-Unis).
Stripe Payments Europe, Ltd.: paiements, facturation, calcul de la TVA et portail de facturation (Irlande, avec traitement aux États-Unis).
Google Cloud EMEA Ltd.: reconnaissance de texte (Document AI) sur les documents que vous téléversez pour préremplir les réponses (Union européenne (point de terminaison eu-documentai.googleapis.com)).
PostHog, Inc.: analyses facultatives du site web et de l’application (Union européenne (PostHog Cloud EU, Francfort)).
OpenAI Ireland Ltd.: suggestions de rédaction et extraction de documents lorsque vous utilisez une fonctionnalité assistée par IA (Irlande, avec traitement aux États-Unis).

Nous informerons les administrateurs de l’Espace de travail par e-mail au moins trente (30) jours avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur. Si vous avez des motifs raisonnables liés à la protection des données pour vous y opposer, vous pouvez nous en informer pendant cette période ; nous travaillerons alors avec vous à une solution, et si aucune n’est trouvée, vous pourrez résilier l’abonnement concerné avec remboursement au prorata des frais prépayés. Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations en matière de protection des données qui sont au moins aussi protectrices que le présent Addendum, et nous demeurons pleinement responsables envers vous de leur exécution.

A1.4 Transferts internationaux

Le Contenu Client est stocké et principalement traité dans l’Union européenne. Lorsqu’un sous-traitant ultérieur traite des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen, nous veillons à mettre en place un mécanisme de transfert approprié au titre du chapitre V du RGPD, actuellement les Clauses contractuelles types de la Commission européenne (Décision (UE) 2021/914), complétées par une évaluation de l’impact du transfert et, le cas échéant, par des mesures supplémentaires, ou par une décision d’adéquation, y compris le EU-US Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié. Nous ne transférerons pas de notre propre initiative de données à caractère personnel vers un pays tiers, sauf dans les cas décrits ici.

A1.5 Audits

Nous répondrons d’abord aux demandes d’audit en fournissant notre documentation de sécurité à jour, des attestations ou certifications tierces, ainsi que des réponses à un questionnaire de sécurité raisonnable. Lorsque cela ne satisfait pas raisonnablement à vos obligations, vous pouvez procéder à un audit une fois tous les douze mois, ou en plus après une violation de données à caractère personnel ou à la demande d’une autorité de contrôle, moyennant un préavis d’au moins trente (30) jours, pendant les heures ouvrables, sans perturber nos opérations, sous obligation de confidentialité, et à vos frais. Les audits ne peuvent pas couvrir les données d’autres clients. Nous pouvons facturer nos frais raisonnables pour les audits au-delà du premier sur une période de douze mois.

A1.6 Vos obligations en qualité de responsable du traitement

Vous êtes responsable de la licéité du traitement, y compris d’une base juridique valide, de la transparence à l’égard des personnes concernées, de la minimisation des données, de l’exactitude des données et de vos propres décisions quant aux données à saisir, aux personnes à inviter et aux contenus à publier. Vous donnerez des instructions conformes au droit de la protection des données et ne nous enjoindrez pas de traiter des données pour lesquelles le Service n’est pas conçu.

A1.7 Responsabilité et prévalence

La clause 17 des Conditions s’applique à la responsabilité au titre du présent Addendum, sans préjudice de l’article 82 du RGPD. En cas de conflit entre le présent Addendum et le reste du Contrat concernant des données à caractère personnel, le présent Addendum prévaut. Le présent Addendum prend fin lorsque toutes les données à caractère personnel ont été supprimées ou restituées conformément à A1.2(h).

Annexe 2 : Mesures techniques et organisationnelles

Les mesures ci-dessous décrivent la sécurité du Service à la date d’entrée en vigueur. Nous pouvons les modifier à condition que le niveau global de protection ne soit pas réduit.

Hébergement et infrastructure

L’application de production et la base de données fonctionnent sur Amazon Web Services à Francfort (eu-central-1). La base de données n’est pas accessible publiquement. Les compartiments de stockage de fichiers de l’application bloquent l’accès public ; l’accès autorisé au stockage utilise des points de terminaison AWS et des contrôles d’accès.
L’infrastructure est définie comme du code et modifiée via des plans relus. Les plans qui supprimeraient des données, rendraient une base de données publiquement accessible ou changeraient de région sont bloqués par des règles.
Les secrets de production sont stockés dans le service de gestion des secrets du fournisseur cloud, jamais dans le code ni dans des fichiers de configuration, et sont renouvelés lors d’un changement de personnel.

Chiffrement

Tout le trafic entre les utilisateurs et le Service, ainsi qu’entre le Service et ses fournisseurs, est chiffré avec TLS 1.2 ou une version supérieure.
Les documents téléversés et les exports sont stockés avec un chiffrement côté serveur utilisant des clés gérées par Amazon S3 (SSE-S3). Le stockage de la base de données est chiffré au repos. Le stockage est versionné, avec l’accès public bloqué au niveau du compartiment.

Contrôle des accès et isolation des locataires

Chaque Espace de travail constitue un locataire distinct. L’identité du locataire est appliquée dans chaque requête à la base de données et chaque route API ; une requête ne peut pas accéder aux données d’un autre locataire.
Contrôle d’accès basé sur les rôles avec des permissions allant jusqu’à une divulgation ou un point de donnée individuel, gérées par les administrateurs du Client. Les invitations, pages fournisseurs, enquêtes et liens de rapport utilisent des jetons signés à usage unique qui expirent et peuvent être révoqués.
Connexion via un fournisseur d’authentification dédié prenant en charge l’authentification unique, le renouvellement de session et la révocation. L’accès du personnel à la production nécessite des comptes nominatifs avec authentification multifacteur et est limité aux personnes qui exploitent le Service.

Journalisation et surveillance

Un historique d’activité en écriture seule enregistre qui a fait quoi dans un Espace de travail, avec l’acteur, l’action, la ressource et l’heure, et est visible par les administrateurs du Client.
Les métriques de l’application et de l’infrastructure ainsi que les journaux d’erreurs sont surveillés ; les tâches d’arrière-plan ayant échoué sont relancées et placées en file d’attente d’erreurs pour examen, plutôt qu’ignorées silencieusement.

Disponibilité et reprise

La base de données de production dispose de sauvegardes automatisées avec une fenêtre de restauration de sept jours. Les exports de base de données conservés séparément et le stockage d’objets versionné ont leurs propres contrôles de conservation et de suppression. Les obligations de restitution et de suppression des données client prévues à la clause 19 continuent de s’appliquer à ces copies.

Développement et organisation

Les modifications de code sont relues et passent des tests automatisés avant leur mise en production ; les dépendances sont figées et mises à jour pour corriger les failles de sécurité. Les images de conteneur sont immuables.
Les membres du personnel pouvant accéder au Contenu client sont tenus à la confidentialité et reçoivent une formation à la sécurité et à la protection des données. L’accès est retiré lorsque leur fonction prend fin.
Réponse aux incidents documentée, avec l’engagement de notification des violations figurant à l’Annexe 1.