Checklist di raccolta dati VSME

Perimetro aziendale e di rendicontazione

Usala come checklist di preparazione, poi allinea le comunicazioni finali allo standard e al perimetro che hai selezionato. Non sostituisce le regole di applicabilità dello standard.

• Dati aziendali e anno di rendicontazione.
• Entità, sedi e attività incluse.
• Persona di contatto e approvatore interno.
• Destinatario, scadenza e output richiesto.

Documentazione ambientale

Raccogli la documentazione di origine prima di lavorare su una narrazione. Mantieni con ogni dato i dettagli della sede e del periodo.

• Fatture di elettricità e riscaldamento, con unità di misura e periodi di rilevazione.
• Registri di acquisto o consumo di carburante.
• Fatture dell’acqua o letture dei contatori, dove pertinenti.
• Registri dei rifiuti, incluse le unità di misura e le informazioni sullo smaltimento.
• Autorizzazioni operative pertinenti e registri ambientali.
• La versione e la fonte di eventuali fattori di emissione utilizzati.

Documentazione su persone e governance

Chiedi al responsabile del documento un aggregato adatto alla rendicontazione. Evita di inserire documenti personali non necessari in una cartella condivisa di raccolta.

• Totali della forza lavoro e metodo di conteggio.
• Registri di formazione e di salute e sicurezza sul lavoro.
• Politiche pertinenti e responsabili delle attività.
• Documenti necessari a supportare le comunicazioni sulla governance.
• Un revisore per le informazioni sensibili o condivise esternamente.

Controlli di qualità prima della condivisione

Un semplice registro delle evidenze può usare sette colonne: argomento, periodo, valore, unità di misura, fonte, responsabile e stato di revisione. Mantieni una nota separata per le eccezioni.

• Nessun periodo sovrapposto o mancante nei totali.
• Unità di misura coerenti e conversioni registrate.
• Missing, zero and not applicable clearly distinguished.
• Stime identificate con il relativo metodo.
• Report verificato rispetto allo standard selezionato.
• Autorizzazioni di condivisione e pagine esportate verificate.

Usa le informative Basic come mappa di raccolta

La mappa seguente riassume i punti di partenza per la raccolta secondo la raccomandazione 2025. Non è un elenco completo dei datapoint. Leggi le condizioni di applicabilità individuali e aggiungi le informative Comprehensive quando il perimetro scelto le richiede.

Risolvi le bollette duplicate prima di sommare l'anno

Una fattura corretta dovrebbe sostituire l'importo originale per lo stesso contatore e periodo. Conserva entrambi gli identificativi dei documenti nella traccia di audit e indica quale viene incluso. Altrimenti una cartella con tutte le fatture può comunque produrre un totale sovrastimato.

Verifica la copertura per contatore e periodo. Dodici file non significano automaticamente dodici mesi: uno può coprire un trimestre, un altro può essere una correzione. Registra le date effettive di inizio e fine e indaga lacune o sovrapposizioni prima di calcolare un totale annuo.

• Match the site and meter to the reporting boundary.
• Separa elettricità, gas, carburante per trasporti e altri tipi di energia.
• Usa unità di consumo invece dei prezzi in fattura.
• Documenta conversioni, metodi di allocazione e stime.
• Fai controllare a un revisore sia le eccezioni sia il totale finale.

Usa stati di revisione che dicano cosa succede dopo

Usa Mancante quando l'evidenza non è stata ottenuta, Raccolto quando la fonte esiste, Da rivedere quando il calcolo o l'interpretazione non sono risolti e Rivisto dopo che un revisore identificato l'ha controllato. Registra non applicabile con la motivazione di tale conclusione.

Per i documenti condivisi, inserisci un identificativo del documento o un collegamento interno anziché dati personali. Il rapporto pubblico può contenere un aggregato e una spiegazione senza esporre l'intero file di origine. Prima della consegna, rivedi sia le informazioni sia chi può accedere alle evidenze.