Duurzaamheidsrapportage: wat er in een duurzaamheidsverslag hoort en hoe u het schrijft

Wat een duurzaamheidsrapport is

Een duurzaamheidsrapport beschrijft hoe uw bedrijf presteert op milieu-, sociale en governance-onderwerpen over één jaar. Het combineert cijfers, zoals energieverbruik, broeikasgasemissies, afval, personeelsaantal en arbeidsongevallen, met korte toelichtingen op uw beleid, doelstellingen en de acties daarachter. Afhankelijk van het land en de lezer heet het een duurzaamheidsverslag, een duurzaamheidsrapport, een ESG-rapport, een mvo-verslag of een niet-financiële verklaring. De inhoud is grotendeels hetzelfde.

Sinds de Omnibus van 2026 vereist het EU-recht een duurzaamheidsrapport alleen van bedrijven met meer dan 1.000 werknemers en meer dan €450 miljoen omzet. Iedereen anders stelt het vrijwillig op, meestal omdat een klant, een bank of een aanbesteding erom vraagt. Dat verandert de opdracht: het rapport moet antwoorden op de vragen van de aanvrager, met cijfers die diegene kan controleren.

Welke standaard u volgt

Bedrijven binnen de CSRD rapporteren onder de Europese standaarden voor duurzaamheidsrapportage (ESRS). Voor iedereen anders ligt de voor de hand liggende keuze bij de vrijwillige EU-standaard, bekend als VSME, die de Commissie in juli 2025 aanbeval (Aanbeveling (EU) 2025/1710). Die is gratis, is geschreven voor bedrijven met maximaal 1.000 werknemers en is wat banken en grote klanten geacht worden te accepteren. Door de waardeketencap mag een klant die onder de CSRD rapporteert vanaf boekjaar 2027 van een bedrijf in zijn waardeketen met 1.000 werknemers of minder niet meer eisen dan deze standaard dekt.

Er bestaan andere raamwerken. De GRI Standards worden wereldwijd gebruikt, vooral door grote bedrijven, en sommige landen hebben hun eigen codes, zoals de DNK in Duitsland. Die zijn niet onjuist, maar ze vragen meer dan de meeste lezers nodig hebben. Begin met VSME, en voeg alleen een specifieke vraag uit een ander raamwerk toe als een lezer daarom vraagt.

Wat erin hoort

Een VSME-rapport heeft twee modules. De Basic-module bevat elf toelichtingen, B1 tot en met B11, en is het minimum dat elk rapport nodig heeft: hoe het rapport is opgesteld, uw beleid en acties, energie en emissies, verontreiniging, biodiversiteit, water, hulpbronnen en afval, uw personeel, gezondheid en veiligheid, beloning en opleiding, en veroordelingen voor corruptie of omkoping. De Uitgebreide module voegt negen toelichtingen toe, C1 tot en met C9, voor lezers die meer willen: uw strategie en bedrijfsmodel, reductiedoelstellingen en een transitieplan, klimaatrisico’s, mensenrechten en de genderbalans van uw raad van bestuur.

U rapporteert alleen wat van toepassing is. Een toelichting die niet van toepassing is op uw bedrijf wordt in één zin uitgelegd in plaats van weggelaten, en bedrijven met tien werknemers of minder mogen sommige van de moeilijkere milieu-toelichtingen overslaan. In de tabel hieronder staat elke Basic-toelichting met de bronnen waaruit die meestal is opgebouwd.

Hoe u het stap voor stap schrijft

Het meeste werk zit in het verzamelen en controleren van cijfers. Het schrijven zelf kost de minste tijd wanneer de cijfers kloppen.

• Leg de opdracht vast: wie het rapport leest, waar diegene het voor gebruikt en welk jaar het beslaat.
• Stel de afbakening vast: de juridische entiteiten en locaties die zijn opgenomen, hetzelfde als in uw jaarrekening.
• Kies de module: Basic, of Basic plus de Uitgebreide toelichtingen waar uw lezers naar vragen.
• Verzamel het bewijs: rekeningen, meterstanden, salaris- en hr-administratie, afvalfacturen, met een verantwoordelijke voor elk cijfer.
• Bereken: energie in kWh en emissies in ton CO₂-equivalent, met de emissiefactor en de bron daarvan.
• Schrijf de tekst: korte, feitelijke beschrijvingen van beleid en doelstellingen; geen claim die u niet kunt onderbouwen.
• Review en goedkeuren: een tweede persoon controleert de cijfers tegen het bewijs, en een directeur geeft de definitieve goedkeuring.
• Delen en bijwerken: stuur hetzelfde rapport naar iedereen die erom vraagt, en werk het elk jaar bij met uw jaarrekening.

Zo doet u het in Greener Ahead

Duurzaamheidsrapportage in Greener Ahead volgt de VSME-standaard toelichting voor toelichting. U ziet alleen de toelichtingen die van toepassing zijn, laat uw documenten de cijfers invullen, bewaart het bewijs naast elk antwoord en zet het resultaat om in een vormgegeven rapport dat u kunt delen via een link of exporteren. Het kost €995 per jaar met onbeperkt aantal gebruikers, en u kunt het 14 dagen gratis proberen zonder kaart. Kijk op de prijspagina voor de actuele details.

De Basic-module, toelichting per toelichting

Elk VSME-rapport begint met deze elf toelichtingen. De laatste kolom is meestal de bron van de cijfers.

Fouten die een rapport verzwakken

Een lezer die het onderwerp kent, zoekt hier eerst naar.

• Beweringen zonder cijfers, zoals “klimaatneutraal” of “duurzaam”, zonder bewijs erachter.
• Cijfers uit verschillende perioden of entiteiten in één rapport gemengd.
• Schattingen die niet als schattingen zijn gemarkeerd, of zonder methode.
• Een nul waar het cijfer eigenlijk onbekend is.
• Een vormgegeven rapport voordat de cijfers zijn gecontroleerd.

Vragen die u moet beantwoorden voordat u schrijft

Beantwoord deze vragen in één zin per vraag en bewaar ze bij het rapport. Ze bepalen het meeste van wat volgt.

• Wie heeft het rapport gevraagd, en wat gaat diegene ermee doen?
• Welk jaar, welke entiteiten en welke locaties vallen eronder?
• Alleen de Basic-module, of Basic plus de Uitgebreide toelichtingen?
• Wie is eigenaar van elk cijfer, en wie keurt het definitieve rapport goed?
• Gaat u het publiceren, of alleen sturen naar de lezers die erom vroegen?