VSME-checklist voor gegevensverzameling

Bedrijf en rapportagegrens

Gebruik dit als voorbereidingschecklist en stem de uiteindelijke openbaarmakingen vervolgens af op de standaard en scope die je hebt geselecteerd. Dit is geen vervanging voor de toepasselijkheidsregels van de standaard.

• Bedrijfsgegevens en het rapportagejaar.
• Entiteiten, locaties en activiteiten die zijn inbegrepen.
• Contactpersoon en interne goedkeurder.
• Ontvanger, deadline en gevraagde output.

Milieugegevens

Verzamel brongegevens voordat je aan een beschrijving werkt. Houd locatie- en periodegegevens bij elk cijfer.

• Facturen voor elektriciteit en verwarming, met eenheden en meterperioden.
• Gegevens over brandstofaankopen of verbruik.
• Waterfacturen of meterstanden, waar relevant.
• Afvalgegevens, inclusief eenheden en afvoerinformatie.
• Relevante exploitatievergunningen en milieugegevens.
• De versie en bron van eventuele gebruikte emissiefactoren.

Personeels- en governancegegevens

Vraag de eigenaar van de gegevens om een aggregaat dat geschikt is voor rapportage. Plaats geen onnodige persoonsgegevens in een gedeelde verzamelmap.

• Totaalaantallen personeel en de telmethode.
• Gegevens over opleidingen en arbeidsomstandigheden en veiligheid.
• Relevante beleidsdocumenten en verantwoordelijke eigenaren.
• Gegevens die nodig zijn om governance-openbaarmakingen te onderbouwen.
• Een beoordelaar voor gevoelige of extern gedeelde informatie.

Kwaliteitscontroles vóór delen

Een eenvoudig bewijslregister kan zeven kolommen gebruiken: onderwerp, periode, waarde, eenheid, bron, eigenaar en beoordelingsstatus. Houd een aparte notitie bij voor uitzonderingen.

• Geen overlappende of ontbrekende perioden in totalen.
• Eenheden consistent en conversies vastgelegd.
• Missing, zero and not applicable clearly distinguished.
• Schattingen geïdentificeerd met hun methode.
• Rapport getoetst aan de geselecteerde standaard.
• Deelrechten en geëxporteerde pagina’s gecontroleerd.

Gebruik de Basic-toelichtingen als verzamelkaart

De volgende kaart vat de startpunten voor verzameling onder de aanbeveling 2025 samen. Dit is geen volledige lijst met datapunten. Lees de afzonderlijke toepasselijkheidsvoorwaarden en voeg de Comprehensive-toelichtingen toe waar jouw geselecteerde scope dat vereist.

Los dubbele facturen op voordat je het jaar optelt

Een gecorrigeerde factuur moet het oorspronkelijke bedrag vervangen voor dezelfde meter en periode. Bewaar beide document-ID’s in de audittrail en geef aan welke is meegenomen. Anders kan een map met alle facturen nog steeds een te hoog totaal opleveren.

Controleer de dekking per meter en periode. Twaalf bestanden betekenen niet automatisch twaalf maanden: één kan een kwartaal beslaan en een ander een correctie zijn. Leg de werkelijke begin- en einddata vast en onderzoek hiaten of overlaps vóór het berekenen van een jaartotaal.

• Match the site and meter to the reporting boundary.
• Scheid elektriciteit, gas, transportbrandstof en andere energietypen.
• Gebruik verbruiks-eenheden in plaats van factuurprijzen.
• Documenteer conversies, toerekeningsmethoden en schattingen.
• Laat een beoordelaar uitzonderingen én het eindtotaal controleren.

Gebruik beoordelingsstatussen die aangeven wat er daarna gebeurt

Gebruik Missing wanneer het bewijs niet is verkregen, Collected wanneer de bron bestaat, Needs review wanneer de berekening of interpretatie nog niet is opgelost, en Reviewed nadat een aangewezen beoordelaar het heeft gecontroleerd. Noteer not applicable met de reden voor die conclusie.

Gebruik voor gedeelde records een document-ID of interne link in plaats van persoonsgegevens. Het publieke rapport kan een totaal en een toelichting bevatten zonder het volledige onderliggende bestand bloot te geven. Beoordeel vóór levering zowel de informatie als wie toegang heeft tot het bewijs.