Warunki korzystania z usługi

1.Definicje

W niniejszych Warunkach poniższym słowom nadano znaczenie wskazane tutaj. Liczba pojedyncza obejmuje liczbę mnogą.

Umowa: Niniejsze Warunki wraz z każdym Zamówieniem, Umową powierzenia przetwarzania danych w Załączniku 1 oraz dokumentami, do których się odwołują.
Klient, Ty: Spółka, organizacja lub osoba prowadząca działalność gospodarczą na własny rachunek, która tworzy Workspace albo na rzecz której Workspace jest tworzony.
Greener Ahead, my, nas: Greener Ahead, zarejestrowana w niderlandzkiej Izbie Handlowej pod numerem 85351660.
Usługa: Platforma oprogramowania Greener Ahead dostępna pod adresem https://app.greenerahead.com, obejmująca produkty do raportowania VSME, rozliczania emisji CO2, strategii klimatycznych i oceny cyklu życia, strony dostawców i pracowników, udostępniane linki do raportów, eksporty, wsparcie oraz wszelką powiązaną dokumentację.
Miejsce pracy: Środowisko najemcy w Usłudze należące do jednego Klienta i obejmujące jego spółki, lata sprawozdawcze, raporty i użytkowników.
Użytkownik: Osoba fizyczna, której Klient przyznał konto w swoim Workspace.
Uczestnik: Osoba fizyczna, która korzysta z Usługi na zaproszenie Klienta bez posiadania konta: współpracownik lub dostawca odpowiadający na prośbę przez link, pracownik odpowiadający na ankietę albo odbiorca przeglądający udostępniony raport.
Treści klienta: Wszelkie dane, dokumenty, liczby, teksty, obrazy i inne materiały wprowadzone do Workspace lub przesłane do niego przez Klienta, jego Użytkowników lub Uczestników, a także raporty i wyniki wygenerowane na ich podstawie.
Zamówienie: Subskrypcja zakupiona przez płatność w aplikacji albo pisemny formularz zamówienia podpisany przez obie strony.
Okres subskrypcji: Płatny okres dwunastu miesięcy, który zaczyna się w dniu zakupu, oraz każdy okres odnowienia.
Dzień roboczy: Od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem niderlandzkich dni ustawowo wolnych od pracy.

2.Kim jesteśmy i czego dotyczą niniejsze Warunki

2.1Usługa jest obsługiwana przez Greener Ahead, z siedzibą w Philitelaan 59 57, 5617 AK Eindhoven, the Netherlands. Numer Izby Handlowej 85351660, numer VAT NL004086201B68. Możesz się z nami skontaktować pod adresem hello@greenerahead.com.

2.2Niniejsze Warunki mają zastosowanie do każdego korzystania z Usługi i strony internetowej pod adresem https://greenerahead.com, do każdego Zamówienia oraz do każdego okresu próbnego. Stają się wiążące, gdy tworzysz Workspace, przyjmujesz zaproszenie do niego, klikasz, aby je zaakceptować, składasz Zamówienie lub w inny sposób korzystasz z Usługi, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

2.3Usługa jest oferowana wyłącznie firmom, organizacjom i profesjonalistom. Korzystając z niej, potwierdzasz, że działasz w ramach działalności handlowej, gospodarczej lub zawodowej, a nie jako konsument. Jeśli akceptujesz niniejsze Warunki w imieniu spółki, potwierdzasz, że jesteś upoważniony do jej zobowiązania.

2.4Twoje własne warunki zakupu ani inne ogólne warunki nie mają zastosowania, nawet jeśli odwołujesz się do nich w zamówieniu lub w inny sposób, i wyraźnie je odrzucamy. Odstępstwa od niniejszych Warunków są ważne tylko wtedy, gdy zostały uzgodnione na piśmie i podpisane przez nas.

2.5Jeśli pisemny formularz zamówienia jest sprzeczny z niniejszymi Warunkami, formularz zamówienia ma pierwszeństwo wyłącznie w odniesieniu do tego Zamówienia. Jeśli niniejsze Warunki są sprzeczne z Załącznikiem 1 w kwestii ochrony danych osobowych, pierwszeństwo ma Załącznik 1.

2.6Uczestnicy korzystają z Usługi na ograniczonych warunkach określonych w klauzuli 8. Tam, gdzie w niniejszych Warunkach mowa jest o Tobie, odnoszą się one także do Twoich Użytkowników, a Ty odpowiadasz za ich przestrzeganie.

2.7Niniejsze Warunki zostały sporządzone w języku angielskim. Tłumaczenia są udostępniane dla wygody. W razie rozbieżności decyduje tekst angielski.

3.Twoje konto i Workspace

3.1Aby korzystać z Usługi, potrzebujesz Workspace i konta Użytkownika. Logowanie obsługuje nasz dostawca uwierzytelniania; możesz użyć adresu e-mail i hasła albo dostawcy single sign-on obsługiwanego przez Twoją organizację.

3.2Musisz podać dokładne i kompletne dane firmy oraz dane kontaktowe i aktualizować je na bieżąco. Polegamy na nich przy fakturowaniu, ustalaniu VAT oraz przy doręczaniu zawiadomień prawnych.

3.3Konta są osobiste. Każdy Użytkownik musi zachować poufność swoich danych uwierzytelniających i nie może udostępniać konta. Musisz niezwłocznie poinformować nas pod adresem security@greenerahead.com, jeśli podejrzewasz, że konto lub Workspace zostały naruszone.

3.4Administratorzy Klienta decydują, kto otrzymuje dostęp do Workspace i z jakimi uprawnieniami, aż do pojedynczego ujawnienia lub pojedynczego punktu danych. Odpowiadasz za wszystko, co dzieje się w Twoim Workspace na kontach, które utworzyłeś, w tym za działania byłych pracowników, którym nie odebrałeś dostępu.

3.5Użytkownicy muszą mieć co najmniej 18 lat.

4.Bezpłatny okres próbny

4.1Oferujemy 14-dniowy bezpłatny okres próbny produktu VSME. Do jego rozpoczęcia nie jest wymagany sposób płatności. W okresie próbnym Usługa jest świadczona bezpłatnie i, niezależnie od klauzuli 16, bez jakiejkolwiek gwarancji dostępności lub przydatności.

4.2Po zakończeniu okresu próbnego bez zakupu Workspace staje się tylko do odczytu. Zachowujesz dostęp do wszystkiego, co utworzyłeś, i możesz to wyeksportować w formatach oferowanych przez Usługę. Zakup subskrypcji ponownie włącza edycję od miejsca, w którym przerwałeś.

4.3Możemy usunąć Workspace z okresu próbnego tylko do odczytu, w tym całą zawartą w nim Treść klienta, dziewięćdziesiąt (90) dni po zakończeniu okresu próbnego. Zanim to zrobimy, wyślemy co najmniej czternaście (14) dni wcześniej powiadomienie na adresy e-mail administratorów Workspace.

4.4Jeden okres próbny na Klienta. Możemy odmówić przyznania okresu próbnego, skrócić go lub zakończyć w dowolnym momencie, na przykład gdy podejrzewamy nadużycie albo że Klient nie jest firmą.

5.Subskrypcje, opłaty i płatności

5.1Płatne subskrypcje są sprzedawane oddzielnie dla każdego produktu i każdego Workspace na Okres subskrypcji wynoszący dwanaście miesięcy, płatny z góry. Aktualne ceny są podane na https://greenerahead.com/pricing oraz w płatności w aplikacji. Wszystkie ceny są podane w euro i nie obejmują VAT ani innych mających zastosowanie podatków lub opłat, które są doliczane według stawki obowiązującej w kraju rozliczenia.

5.2Płatności są przetwarzane przez naszego dostawcę płatności, Stripe. Kupując przez płatność w aplikacji, akceptujesz również warunki dostawcy płatności dotyczące transakcji płatniczej. Faktury są wystawiane elektronicznie i udostępniane w Usłudze oraz e-mailem. Zgadzasz się otrzymywać faktury elektronicznie.

5.3Jeśli nie anulujesz zgodnie z klauzulą 5.4, subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny Okres subskrypcji wynoszący dwanaście miesięcy po cenie obowiązującej w danym momencie, a opłata za odnowienie jest pobierana z zapisanej metody płatności.

5.4Subskrypcję możesz anulować w dowolnym momencie przez portal rozliczeniowy w Usłudze lub pisząc na adres support@greenerahead.com. Anulowanie zaczyna obowiązywać z końcem bieżącego Okresu subskrypcji. Subskrypcja pozostaje w pełni użyteczna do tego czasu. Opłaty już zapłacone nie podlegają zwrotowi za pozostałą część Okresu subskrypcji, chyba że niniejsze Warunki lub bezwzględnie obowiązujące prawo stanowią inaczej.

5.5Jeśli podczas Okresu Subskrypcji przejdziesz na wyższy plan, różnica jest naliczana proporcjonalnie za pozostałą część tego okresu, a data odnowienia pozostaje bez zmian. Obniżenie planu wchodzi w życie z końcem bieżącego Okresu Subskrypcji i nigdy nie zmniejsza Twoich uprawnień przed tą datą.

5.6Możemy zmieniać nasze ceny. Zmiana ceny obowiązuje Cię najwcześniej od kolejnego odnowienia i tylko wtedy, gdy poinformowaliśmy administratorów Workspace e-mailem co najmniej trzydzieści (30) dni przed datą odnowienia. Jeśli nie akceptujesz nowej ceny, możesz rozwiązać umowę zgodnie z klauzulą 5.4 przed datą odnowienia.

5.7Jeśli płatność nie powiedzie się lub faktura nie zostanie opłacona w terminie, możemy wysłać przypomnienie i, jeśli płatność nie zostanie otrzymana w ciągu czternastu (14) dni od tego przypomnienia, zawiesić dostęp do płatnych funkcji Workspace do czasu otrzymania płatności. Ustawowe odsetki handlowe na podstawie artykułu 6:119a holenderskiego Kodeksu cywilnego oraz uzasadnione koszty windykacji są należne od kwot przeterminowanych od dnia wymagalności, bez dodatkowego wezwania do zapłaty.

5.8Odpowiadasz za podanie prawidłowego numeru identyfikacji VAT oraz adresu do fakturowania. Jeżeli podasz ważny unijny numer VAT i prowadzisz działalność poza Niderlandami, VAT jest rozliczany w mechanizmie odwrotnego obciążenia. Jeżeli system płatności nie może określić właściwego podatku na podstawie podanych przez Ciebie danych, możemy naliczyć holenderski VAT.

5.9Opłaty nie są uzależnione od żadnej przyszłej funkcjonalności, daty premiery produktu ani publicznego oświadczenia o naszej mapie drogowej, w tym produktów opisanych na naszej stronie internetowej jako nadchodzące.

6.Twoje treści

6.1To Ty jesteś właścicielem Customer Content. Nie rościmy sobie do niego żadnych praw poza licencją z klauzuli 6.2.

6.2Udzielasz nam niewyłącznej, ogólnoświatowej, wolnej od opłat licencyjnych licencji na hostowanie, przechowywanie, kopiowanie, przetwarzanie, przesyłanie, wyświetlanie i adaptowanie Customer Content oraz na tworzenie raportów, eksportów, obliczeń i sugestii generowanych przez Usługę na jego podstawie, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia, zabezpieczania, wspierania i ulepszania Usługi zgodnie z Umową. Licencja ta wygasa z chwilą usunięcia Customer Content z Usługi, z zastrzeżeniem klauzuli 19.7.

6.3Odpowiadasz za Customer Content: za jego prawidłowość, kompletność, zgodność z prawem oraz za posiadanie praw i zezwoleń potrzebnych do wprowadzenia go do Usługi i do jego przetwarzania w sposób opisany w Umowie. Obejmuje to dane, które trafiają do opublikowanego raportu, oraz dane osobowe Twoich pracowników, dostawców i innych osób wprowadzane przez Ciebie lub Twoich Uczestników.

6.4Nie weryfikujemy Customer Content i nie sprawdzamy, czy raport jest prawidłowy, kompletny ani zgodny ze standardem VSME, GHG Protocol, ISO 14040 lub 14044 ani z żadnymi innymi ramami. Usługa prowadzi i oblicza; ujawnienie pozostaje po Twojej stronie.

6.5Możemy usunąć lub zablokować dostęp do Customer Content, co do którego zasadnie uznamy, że narusza prawo lub prawa innych osób albo narusza klauzulę 7. Jeżeli prawo na to pozwala, poinformujemy Cię najpierw i damy Ci możliwość odpowiedzi.

6.6Używamy zagregowanych i zanonimizowanych informacji o sposobie korzystania z Usługi, takich jak to, które ujawnienia są najczęściej odpowiadane lub ile czasu zajmuje dany krok, aby obsługiwać i ulepszać Usługę. Takie informacje nigdy nie identyfikują Ciebie, Twoich Użytkowników, Twoich Uczestników ani Twoich zgłaszanych danych i nie stanowią Customer Content.

6.7Jeśli przekażesz nam sugestie lub opinie dotyczące Usługi, możemy z nich korzystać bez żadnych zobowiązań wobec Ciebie.

7.Dozwolone użycie

7.1Możesz korzystać z Usługi wyłącznie do własnych wewnętrznych celów biznesowych oraz do funkcji raportowania, obliczeń i udostępniania, do których została zaprojektowana. Nie wolno Ci:

odsprzedawać, sublicencjonować, wynajmować ani udostępniać Usługi osobom trzecim jako usługi typu service bureau, z wyjątkiem Twoich Użytkowników i Uczestników, zgodnie z przeznaczeniem;
kopiować, modyfikować, tłumaczyć, dekompilować, dokonywać inżynierii wstecznej ani w inny sposób próbować wyprowadzić kodu źródłowego lub modeli bazowych Usługi, z wyjątkiem zakresu dozwolonego przez bezwzględnie obowiązujące prawo;
badać, skanować, testować podatności ani omijać zabezpieczeń lub kontroli dostępu do Usługi, ani uzyskiwać dostępu do danych innego Klienta;
korzystać ze środków automatycznych do uzyskiwania dostępu do Usługi w inny sposób niż przez udokumentowane eksporty i funkcje;
przesyłać złośliwego kodu ani treści nielegalnych, naruszających prawa, zniesławiających lub takich, których nie masz prawa przetwarzać;
używać Usługi do tworzenia produktu konkurencyjnego ani publikować jej benchmarków bez naszej pisemnej zgody;
korzystać z Usługi z naruszeniem obowiązujących przepisów o kontroli eksportu lub sankcjach;
wysyłać próśb, ankiet lub linków do raportów do osób, które nie wyraziły zgody na ich otrzymywanie od Ciebie, gdy prawo wymaga ich zgody, ani używać Usługi do wysyłania niezamówionych komunikatów handlowych.

7.2Możemy ustanawiać rozsądne limity techniczne, na przykład dotyczące rozmiaru pliku, liczby dokumentów przetwarzanych z rozpoznawaniem tekstu, liczby żądań lub przestrzeni dyskowej, i możemy je dostosowywać, aby zachować niezawodność Usługi dla wszystkich Klientów. Aktualne limity są widoczne w Usłudze.

8.Zapraszanie innych osób: współpracowników, dostawców, pracowników i odbiorców raportów

8.1Usługa pozwala Ci prosić inne osoby o udział bez konta: współpracownicy i dostawcy mogą odpowiedzieć na prośbę przez link, pracownicy mogą odpowiedzieć na ankietę dotyczącą dojazdów lub podróży służbowych, a klienci, banki, audytorzy i inni mogą wyświetlić raport przez link, którym zarządzasz. To Ty decydujesz, kogo zaprosić, co zobaczą i na jak długo.

8.2Odpowiadasz za posiadanie zgodnej z prawem podstawy do zapraszania tych osób i przetwarzania danych, które przekazują, za poinformowanie ich zgodnie z wymogami prawa ochrony danych oraz za zgodność z prawem wszelkich danych, które wprowadzają w Twoim imieniu. Ich wkład stanowi Customer Content.

8.3Uczestnik może korzystać ze strony lub linku udostępnionego mu wyłącznie w celu, w jakim został zaproszony, nie może próbować uzyskać dostępu do niczego poza tym zakresem i nie może wprowadzać danych, których nie ma prawa udostępniać. Uczestnicy nie otrzymują żadnych innych praw do Usługi. Uczestnicy, którzy nie są konsumentami, są związani klauzulami 7, 14 i 21 tak, jakby byli Klientem.

8.4Każda osoba posiadająca link do raportu, którym się podzieliłeś, może wyświetlać wersję raportu i dane, które zdecydowałeś się ujawnić za pośrednictwem tego linku, do momentu jego cofnięcia lub zmiany. Odpowiadasz za to, komu udostępniasz link, oraz za cofnięcie dostępu, gdy powinien się zakończyć. Nie odpowiadamy za dalsze ujawnianie przez odbiorcę.

8.5E-maile z zaproszeniami i linkami do udostępniania są wysyłane z naszej domeny w Twoim imieniu. Nie wolno Ci używać ich w żadnym innym celu niż zapraszanie współtwórców i odbiorców do Twoich własnych raportów.

9.Funkcje wspierane przez AI

9.1Niektóre funkcje wykorzystują uczenie maszynowe i duże modele językowe, aby Ci pomóc, na przykład odczytać dane liczbowe z przesłanego dokumentu, zasugerować odpowiedź lub szkic narracji albo przypisać dostawcę lub pozycję kosztową do kategorii. Funkcje te są opcjonalne i zawsze są prezentowane jako sugestie.

9.2Sugestie mogą być błędne, niepełne lub nieaktualne. Musisz zweryfikować każdą sugestię przed zaakceptowaniem jej do raportu lub obliczeń. Wszystko, co zaakceptujesz, staje się Twoim Customer Content i Twoją odpowiedzialnością na podstawie klauzuli 6.3.

9.3Aby udostępnić te funkcje, przesyłamy odpowiedni fragment Twojego Customer Content do dostawców modeli AI wymienionych na liście podmiotów przetwarzających w Polityce prywatności, zgodnie z ustaleniami dotyczącymi przetwarzania danych opisanymi w tej polityce i w Aneksie 1. Przetwarzanie po stronie dostawcy może obejmować monitorowanie nadużyć oraz przechowywanie specyficzne dla funkcji; Polityka prywatności wyjaśnia obowiązujące informacje o retencji. Nie używamy Twojego Customer Content do trenowania naszych własnych modeli.

9.4Nie wolno Ci używać funkcji wspieranych przez AI do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych ani danych osobowych dzieci, ani przesyłać dokumentów, których nie masz prawa przekazać do przetwarzania przez stronę trzecią.

9.5Jeżeli wymaga tego Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), udostępniamy informacje o przejrzystości mające zastosowanie do danej funkcji bezpośrednio w Usłudze.

10.Produkty w wersji zapoznawczej

10.1Rachunkowość węglowa, strategia klimatyczna i ocena cyklu życia są udostępniane etapami. Produkt, moduł lub funkcja oznaczona jako preview, beta, early access lub podobnie w Usłudze albo na naszej stronie internetowej („Funkcja Preview”) jest udostępniana po to, abyś mógł ją wypróbować przed ogólną dostępnością.

10.2Funkcje Preview są udostępniane w stanie, w jakim są. Klauzule 11.1, 11.2 i 16.1 nie mają do nich zastosowania. Mogą ulec zmianie, zostać ograniczone lub wycofane w dowolnym czasie, a dane, które generują, nie powinny być wykorzystywane do publikacji zewnętrznej, dopóki funkcja nie będzie ogólnie dostępna. Dane w Funkcji Preview można eksportować tak jak każdy inny Customer Content.

10.3Daty na naszej stronie internetowej dotyczące nadchodzących produktów są celami, a nie zobowiązaniami.

11.Dostępność, wsparcie i zmiany w Usłudze

11.1Dążymy do tego, aby Usługa była dostępna 24 godziny na dobę, przy miesięcznej dostępności wynoszącej co najmniej 99.5%, mierzonej na granicy naszego środowiska hostingowego i z wyłączeniem planowanych prac konserwacyjnych, siły wyższej oraz awarii spowodowanych przez Ciebie, Twoje systemy lub połączone usługi osób trzecich. Nie gwarantujemy, że Usługa będzie działać bez przerw lub błędów.

11.2Planowane prace konserwacyjne, których można się spodziewać, że spowodują niedostępność Usługi, są przeprowadzane poza holenderskimi godzinami pracy, o ile jest to rozsądnie możliwe, i ogłaszane w Usłudze lub e-mailem z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem. Awaryjne prace konserwacyjne związane z bezpieczeństwem mogą być przeprowadzone bez uprzedzenia.

11.3Wsparcie jest udzielane w języku angielskim i niderlandzkim e-mailem na adres support@greenerahead.com w Dni Robocze. Dążymy do udzielenia pierwszej odpowiedzi w ciągu jednego Dnia Roboczego. Wsparcie obejmuje korzystanie z Usługi; nie obejmuje doradztwa w zakresie zrównoważonego rozwoju, prawa, podatków ani atestacji.

11.4Nieustannie ulepszamy Usługę i możemy dodawać, zmieniać lub usuwać funkcje. Jeżeli zmiana istotnie ogranicza podstawową funkcjonalność, za którą płacisz, poinformujemy Cię o tym co najmniej trzydzieści (30) dni wcześniej i możesz wypowiedzieć daną subskrypcję ze skutkiem od dnia zmiany oraz otrzymać proporcjonalny zwrot opłaconych z góry opłat za pozostały Okres Subskrypcji.

11.5Możemy całkowicie wycofać produkt, zachowując co najmniej sześć (6) miesięcy uprzedzenia e-mailem. W okresie wypowiedzenia możesz wyeksportować swój Customer Content, a opłaty opłacone z góry za okres po wycofaniu są zwracane.

11.6Usługa generuje raporty i obliczenia zgodnie z opublikowanymi standardami, takimi jak standard VSME, bazy współczynników emisji oraz GHG Protocol. Gdy standard lub baza danych zostaną zaktualizowane, aktualizujemy Usługę w rozsądnym czasie. Istniejące opublikowane raporty zachowują wersję, na podstawie której zostały sporządzone.

12.Bezpieczeństwo

12.1Chronimy Usługę za pomocą środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka, opisanych w Aneksie 2. Obejmują one hosting w Unii Europejskiej, szyfrowanie danych w tranzycie i w spoczynku, izolację tenantów wymuszaną przy każdym zapytaniu, dostęp oparty na rolach aż do poziomu pojedynczych punktów danych oraz historię aktywności pokazującą, kto co zrobił w Twoim Workspace.

12.2Odpowiadasz za bezpieczeństwo własnych systemów i danych uwierzytelniających, za ustawienia uprawnień, za osoby, które zapraszasz, oraz za linki, którymi się dzielisz.

12.3Poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie wskazanym w Aneksie 1, jeśli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczących Twojego Customer Content. Poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki o każdym innym incydencie bezpieczeństwa, który istotnie wpływa na Twój Workspace.

12.4Jeśli uważasz, że znalazłeś podatność w Usłudze, zgłoś ją proszę na adres security@greenerahead.com. Prosimy, abyś dał nam rozsądny czas na jej usunięcie przed ujawnieniem jej oraz abyś nie uzyskiwał dostępu do danych, które nie są Twoje. Nie będziemy podejmować kroków prawnych przeciwko badaniom prowadzonym w dobrej wierze, które respektują te warunki.

13.Dane osobowe

13.1W odniesieniu do danych osobowych zawartych w Treści Klienta to Ty jesteś administratorem, a my podmiotem przetwarzającym w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (UE) 2016/679 (RODO). Umowa powierzenia przetwarzania danych w Załączniku 1 stanowi część Umowy i reguluje to przetwarzanie. Nie jest wymagany odrębny podpis.

13.2W przypadku danych osobowych, które przetwarzamy we własnych celach, takich jak dane dotyczące konta, rozliczeń, wsparcia i bezpieczeństwa oraz analityka produktu, jesteśmy administratorem. Nasza Polityka prywatności wyjaśnia to przetwarzanie.

13.3Przy korzystaniu z Usługi będziesz przestrzegać przepisów o ochronie danych, w tym w zakresie tego, o co prosisz Uczestników, aby podali. Zastosowanie ma klauzula 9.4.

14.Własność intelektualna

14.1Usługa, jej oprogramowanie, projekt, szablony, metodyki, dokumentacja oraz nazwa Greener Ahead i oznaczenia są i pozostają własnością Greener Ahead oraz jej licencjodawców. Otrzymujesz niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Usługi w okresie obowiązywania Umowy, zgodnie z jej postanowieniami. Nie przyznaje się żadnych innych praw, ani w sposób dorozumiany, ani w inny sposób.

14.2Raporty, eksporty i dokumenty, które generujesz z wykorzystaniem Treści Klienta, należą do Ciebie i możesz je swobodnie używać oraz rozpowszechniać, w tym zawarte w nich układy szablonów Greener Ahead. Nie możesz usuwać oznaczenia autorstwa, które Usługa umieszcza w udostępnionym linku do raportu.

14.3Standard VSME jest publikowany przez Komisję Europejską na podstawie prac EFRAG. GHG Protocol, normy ISO oraz bazy wskaźników emisji należą do ich odpowiednich wydawców. Ich wykorzystanie w ramach Usługi nie oznacza ich poparcia.

14.4Usługa zawiera komponenty open source. Ich licencje są dostępne na żądanie i nie ograniczają Twojego korzystania z Usługi w sposób opisany tutaj.

15.Poufność

15.1Każda ze Stron zachowa w poufności wszelkie niepubliczne informacje otrzymane od drugiej Strony na podstawie Umowy, będzie wykorzystywać je wyłącznie w celu wykonania Umowy oraz ujawni je wyłącznie pracownikom, doradcom i podwykonawcom, którzy potrzebują do nich dostępu i są związani porównywalnymi obowiązkami. Treść Klienta stanowi Twoje informacje poufne. Niepubliczne informacje o Usłudze, jej bezpieczeństwie i cenach stanowią nasze informacje poufne.

15.2Obowiązek ten nie ma zastosowania do informacji, które są lub stały się publiczne bez naruszenia, które odbierająca Strona już zgodnie z prawem posiadała albo które musi ujawnić na mocy prawa lub nakazu sądu, pod warunkiem że poinformuje o tym drugą Stronę z wyprzedzeniem, tam gdzie jest to prawnie dopuszczalne.

15.3Postanowienie to obowiązuje przez trzy (3) lata po zakończeniu Umowy, a w odniesieniu do Treści Klienta tak długo, jak pozostaje ona poufna.

15.4W materiałach marketingowych wymienimy Cię jako klienta wyłącznie za Twoją uprzednią pisemną zgodą.

16.Rękojmie i wyłączenia odpowiedzialności

16.1Gwarantujemy, że w trakcie opłacanego Okresu Subskrypcji Usługa będzie w istotnym stopniu działać zgodnie z dokumentacją oraz że będziemy świadczyć ją z należytą starannością i kompetencją. Twoim jedynym środkiem ochrony w przypadku naruszenia tej gwarancji jest to, że usuniemy niezgodność w rozsądnym terminie albo, jeśli nie będziemy w stanie tego zrobić, możesz wypowiedzieć daną subskrypcję i otrzymać proporcjonalny zwrot z góry opłaconych opłat za pozostały Okres Subskrypcji.

16.2Usługa jest narzędziem. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej, księgowej, atestacyjnej ani z zakresu zrównoważonego rozwoju, a jej wynik nie jest audytem, weryfikacją ani opinią o ograniczonym zapewnieniu. To, czy raport spełnia wymagania klienta, banku lub organu regulacyjnego, oraz czy obliczenie jest odpowiednie do Twoich celów, pozostaje w Twojej ocenie i, w razie potrzeby, w ocenie Twoich doradców.

16.3Wskaźniki emisji, współczynniki przeliczeniowe, benchmarki i standardy w Usłudze pochodzą ze źródeł zewnętrznych. Dobieramy je i aktualizujemy z należytą starannością, ale nie gwarantujemy ich dokładności ani tego, że są właściwe dla Twojej sytuacji.

16.4Z wyjątkiem przypadków wyraźnie określonych w Umowie oraz w zakresie dozwolonym przez prawo, wyłącza się wszelkie inne gwarancje, warunki i oświadczenia, wyraźne lub dorozumiane, w tym jakąkolwiek gwarancję przydatności do określonego celu, osiągnięcia określonego rezultatu lub określonego poziomu dokładności.

17.Odpowiedzialność

17.1Nasza łączna odpowiedzialność wobec Ciebie wynikająca z Umowy lub z nią związana, niezależnie od tego, czy wynika z umowy, czynu niedozwolonego (w tym zaniedbania), naruszenia obowiązku ustawowego czy w inny sposób, jest ograniczona na rok umowny do opłat, które zapłaciłeś nam na podstawie Umowy w ciągu dwunastu (12) miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia. W przypadku bezpłatnego okresu próbnego oraz Funkcji Preview nasza całkowita odpowiedzialność jest ograniczona do 500 EUR.

17.2Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody pośrednie lub następcze, utratę zysku, przychodów, działalności, renomy lub przewidywanych oszczędności, utratę lub uszkodzenie danych (z wyjątkiem szkód spowodowanych naszym naruszeniem Załącznika 1 lub klauzuli 12), grzywny lub kary nałożone na Ciebie przez regulatora, kary umowne należne przez Ciebie Twoim klientom ani koszty zakupu usług zastępczych, nawet jeśli poinformowano nas o takiej możliwości.

17.3Nie ponosimy odpowiedzialności za treść, poprawność ani zgodność jakiegokolwiek raportu, obliczenia lub ujawnienia, które publikujesz; za decyzje podejmowane przez Ciebie lub osoby trzecie na podstawie Usługi; za sugestie z funkcji wspieranych przez AI, które zaakceptowałeś; za usługi i dane podmiotów trzecich, w tym organizacji tworzących standardy, wydawców wskaźników emisji oraz dostawców logowania; ani za straty spowodowane przez Twoje naruszenie Umowy.

17.4Żadne z postanowień Umowy nie ogranicza ani nie wyłącza odpowiedzialności za śmierć lub obrażenia ciała spowodowane zaniedbaniem, za oszustwo ani za szkodę spowodowaną umyślnie lub w wyniku świadomego lekkomyślnego działania (opzet of bewuste roekeloosheid) którejkolwiek ze Stron lub jej kierownictwa, ani za jakąkolwiek inną odpowiedzialność, której nie można ograniczyć na mocy prawa holenderskiego.

17.5Musisz powiadomić nas na piśmie o każdym roszczeniu w ciągu dwunastu (12) miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się lub powinieneś był rozsądnie dowiedzieć się o zdarzeniu stanowiącym podstawę roszczenia, pod rygorem wygaśnięcia roszczenia. Każde prawo dochodzenia roszczenia wygasa po dwóch (2) latach od tego zdarzenia.

17.6Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązań spowodowane okolicznościami pozostającymi poza jej uzasadnioną kontrolą, w tym awariami infrastruktury internetowej, dostawców hostingu lub uwierzytelniania, których nie mogła rozsądnie zapobiec, przerwami w dostawie energii, strajkami, działaniami rządowymi, epidemiami oraz cyberatakami, których nie można było rozsądnie zapobiec (siła wyższa w rozumieniu art. 6:75 holenderskiego Kodeksu cywilnego). Obowiązki płatnicze nie ulegają zawieszeniu z powodu siły wyższej. Jeśli siła wyższa trwa dłużej niż sześćdziesiąt (60) dni, każda ze Stron może wypowiedzieć daną subskrypcję, a z góry opłacone opłaty za pozostały okres zostaną zwrócone.

18.Odszkodowania

18.1Zobowiązujesz się zabezpieczyć nas i zwolnić z odpowiedzialności wobec wszelkich roszczeń osób trzecich, grzywien, odszkodowań oraz uzasadnionych kosztów (w tym kosztów prawnych) wynikających z Treści Klienta, z korzystania przez Ciebie lub Twoich Uczestników z Usługi z naruszeniem Umowy lub prawa albo z niewywiązania się przez Ciebie z posiadania praw, zgód lub podstawy prawnej, o których mowa w klauzulach 6.3 i 8.2.

18.2Będziemy bronić Cię przed wszelkim roszczeniem osoby trzeciej, że Usługa, używana zgodnie z Umową, narusza ważne w Unii Europejskiej prawo własności intelektualnej, i zapłacimy odszkodowania ostatecznie zasądzone lub uzgodnione w ugodzie, pod warunkiem że niezwłocznie nas powiadomisz, zapewnisz nam wyłączną kontrolę nad obroną oraz rozsądną pomoc i nie będziesz składać przyznań. Jeśli takie roszczenie zostanie zgłoszone lub jest prawdopodobne, możemy zmodyfikować Usługę tak, aby już nie naruszała praw, uzyskać dla Ciebie licencję albo wypowiedzieć daną subskrypcję i zwrócić proporcjonalnie z góry opłacone opłaty. Niniejsza klauzula określa naszą pełną odpowiedzialność za naruszenie praw i nie ma zastosowania do roszczeń spowodowanych przez Treść Klienta, połączenie z elementami, których nie dostarczyliśmy, lub używanie po tym, jak poprosiliśmy Cię o zaprzestanie.

19.Czas obowiązywania, zawieszenie i rozwiązanie

19.1Umowa rozpoczyna się z chwilą pierwszej akceptacji niniejszych Warunków i trwa tak długo, jak długo posiadasz Obszar roboczy. Płatna subskrypcja trwa przez swój Okres Subskrypcji i odnawia się zgodnie z klauzulą 5.3.

19.2Możemy zawiesić dostęp do całości lub części Usługi, w całości albo dla określonych Użytkowników, ze skutkiem natychmiastowym, jeśli zasadnie uznamy, że jest to konieczne dla ochrony Usługi, innych Klientów lub osób trzecich, gdy ma zastosowanie klauzula 5.7, gdy Usługa jest wykorzystywana z naruszeniem klauzuli 7 lub gdy wymaga tego prawo. Ograniczymy zawieszenie do zakresu niezbędnego, podamy Ci przyczynę, jeśli prawo na to pozwala, i zniesiemy je, gdy tylko podstawa zostanie usunięta.

19.3Każda ze Stron może rozwiązać Umowę lub indywidualną subskrypcję ze skutkiem natychmiastowym, w drodze pisemnego powiadomienia, jeśli druga Strona istotnie narusza Umowę i, w przypadku naruszenia, które może zostać usunięte, nie usunie go w ciągu trzydziestu (30) dni od pisemnego powiadomienia; albo jeśli druga Strona zostanie ogłoszona upadłą, otrzyma zawieszenie spłat, zostanie rozwiązana lub zaprzestanie działalności.

19.4Możesz w dowolnym momencie usunąć swój Obszar roboczy w ustawieniach Usługi. Usunięcie Obszaru roboczego powoduje rozwiązanie Umowy w odniesieniu do tego Obszaru roboczego. Opłaty za bieżący Okres Subskrypcji nie podlegają zwrotowi, z wyjątkiem przypadków, gdy rozwiązanie następuje na podstawie klauzul 5.6, 11.4, 11.5, 16.1, 17.6, 18.2 lub 20.2.

19.5Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu subskrypcji Obszar roboczy staje się tylko do odczytu. Przez trzydzieści (30) dni po rozwiązaniu możesz zalogować się i wyeksportować swoją Treść Klienta w formatach oferowanych przez Usługę: raporty jako PDF i Word, dane jako Excel lub CSV oraz pełny eksport firmy. Na żądanie zapewnimy rozsądną pomoc przy eksporcie według naszej ówczesnej stawki godzinowej.

19.6Po tym okresie albo wcześniej na Twoje pisemne żądanie usuwamy lub anonimizujemy Twoją Treść Klienta i Obszar roboczy w ciągu dziewięćdziesięciu (90) dni oraz usuwamy je z kopii zapasowych w ciągu kolejnych trzydziestu pięciu (35) dni, zgodnie z cyklem rotacji kopii zapasowych. Załącznik 1 ma zastosowanie do danych osobowych. Możemy zachować to, co musimy zachować na mocy prawa, takie jak faktury przez ustawowy siedmioletni okres, oraz zanonimizowane informacje na podstawie klauzuli 6.6.

19.7Raporty, które udostępniłeś przez link przed rozwiązaniem, przestają być dostępne po usunięciu Obszaru roboczego. Wyeksportowane pliki pozostają Twoją własnością.

19.8Klauzule, które ze względu na swój charakter powinny obowiązywać po zakończeniu Umowy, w tym 6.6, 6.7, 14, 15, 16.4, 17, 18, 19.5 do 19.8, 21 i 22, pozostają w mocy.

20.Zmiany niniejszych Warunków

20.1Możemy zmieniać niniejsze Warunki. Poinformujemy administratorów Obszaru roboczego e-mailem oraz w Usłudze co najmniej trzydzieści (30) dni przed wejściem zmiany w życie, z wyjątkiem zmian wymaganych przez prawo albo zmian, które jedynie dodają funkcjonalność lub są dla Ciebie korzystne, które mogą wejść w życie natychmiast.

20.2Jeśli zmiana istotnie ogranicza Twoje prawa lub zwiększa Twoje obowiązki i nie akceptujesz jej, możesz wypowiedzieć daną subskrypcję w drodze pisemnego powiadomienia przed wejściem zmiany w życie, z proporcjonalnym zwrotem z góry opłaconych opłat za pozostały Okres Subskrypcji. Dalsze korzystanie z Usługi po dacie wejścia w życie oznacza akceptację zmienionych Warunków.

20.3Wersja obowiązująca jest zawsze publikowana pod adresem https://greenerahead.com/terms, wraz z numerem wersji i datą wejścia w życie. Poprzednie wersje są dostępne na żądanie.

21.Prawo właściwe i spory

21.1Umowa oraz wszelkie spory lub roszczenia wynikające z niej lub z nią związane, w tym spory pozaumowne, podlegają prawu Niderlandów. Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów nie ma zastosowania.

21.2Jeśli powstanie spór, Strony najpierw spróbują go rozwiązać w dobrej wierze między starszymi przedstawicielami w ciągu trzydziestu (30) dni od dnia, w którym jedna ze Stron powiadomi drugą na piśmie o sporze.

21.3Wszelki spór, który nie zostanie w ten sposób rozwiązany, zostanie skierowany wyłącznie do właściwego sądu okręgowego w Oost-Brabant (Rechtbank Oost-Brabant), w Niderlandach, bez uszczerbku dla prawa którejkolwiek ze stron do wystąpienia o środki tymczasowe przed jakimkolwiek właściwym sądem oraz bez uszczerbku dla naszego prawa do wszczęcia postępowania przed sądami właściwymi dla miejsca Twojego prowadzenia działalności.

22.Postanowienia ogólne

22.1Nie możesz scedować ani przenieść Umowy bez naszej uprzedniej pisemnej zgody, której nie wstrzymamy bez uzasadnionej przyczyny w przypadku przeniesienia na następcę Twojej działalności. Możemy scedować Umowę na podmiot powiązany lub następcę całości albo zasadniczej całości naszej działalności, a także możemy korzystać z podwykonawców, pozostając odpowiedzialni za ich działania. Załącznik 1 reguluje podprzetwarzających.

22.2Umowa stanowi całość porozumienia między stronami w odniesieniu do jej przedmiotu i zastępuje wcześniejsze propozycje, rozmowy i ustalenia. Każda ze stron potwierdza, że nie polegała na żadnym oświadczeniu, które nie zostało zawarte w Umowie.

22.3Jeżeli którekolwiek postanowienie Umowy zostanie uznane za nieważne lub niewykonalne, pozostała część pozostaje w mocy, a to postanowienie zostanie zastąpione ważnym postanowieniem, które w możliwie największym stopniu odpowiada jego celowi.

22.4Niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu prawa nie oznacza zrzeczenia się tego prawa. Zrzeczenie się musi nastąpić na piśmie.

22.5Zawiadomienia do Ciebie są wysyłane na adresy e-mail administratorów Workspace i uznaje się je za doręczone następnego Dnia Roboczego po wysłaniu. Zawiadomienia do nas są wysyłane na adres hello@greenerahead.com lub na nasz adres rejestrowy. Zawiadomienia o roszczeniu prawnym muszą być również wysłane listem poleconym.

22.6Potwierdzasz, że nie podlegasz sankcjom Unii Europejskiej, Niderlandów ani Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz że nie będziesz korzystać z Usługi w sposób, który naruszałby te sankcje.

22.7Jeżeli Umowa zostaje zawarta elektronicznie, prowadzony przez nas zapis elektroniczny stanowi dowód jej treści, chyba że udowodnisz inaczej.

Załącznik 1: Aneks do umowy powierzenia przetwarzania danych

Niniejszy Aneks określa warunki wymagane w art. 28 ust. 3 RODO dla przetwarzania danych osobowych, które my (podmiot przetwarzający) wykonujemy w Twoim imieniu (administrator) w związku ze świadczeniem Usługi. Terminy pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Warunkach; terminy z RODO mają znaczenie nadane im w RODO.

A1.1 Szczegóły przetwarzania

Przedmiot i cel: Hosting i przetwarzanie Treści Klienta, aby Klient mógł przygotowywać, obliczać, współpracować nad, publikować i eksportować raporty zrównoważonego rozwoju, ślad węglowy, strategie klimatyczne oraz oceny cyklu życia, a także zapewnianie w tym celu wsparcia.
Czas trwania: Okres obowiązywania Umowy oraz okresy pobierania i usuwania określone w klauzuli 19.
Charakter: Zbieranie za pośrednictwem formularzy i przesyłania plików, przechowywanie, strukturyzowanie, obliczanie, rozpoznawanie tekstu, generowanie szkiców i sugestii, wyświetlanie osobom upoważnionym, przekazywanie odbiorcom wybranym przez Klienta, eksport, usuwanie.
Kategorie osób, których dane dotyczą: Użytkownicy i administratorzy Klienta; jego pracownicy i osoby wykonujące pracę, wykazywani w informacjach dotyczących zatrudnienia, zdrowia i bezpieczeństwa, wynagrodzeń i dojazdów; pracownicy odpowiadający na ankietę; osoby kontaktowe u dostawców, klientów, banków i audytorów; inne osoby, które Klient zdecyduje się uwzględnić w Treści Klienta.
Kategorie danych osobowych: Imiona i nazwiska, biznesowe dane kontaktowe, stanowiska, identyfikatory kont, aktywność w Workspace; dane dotyczące zatrudnienia, które zwykle są agregowane, ale w małych organizacjach mogą umożliwiać identyfikację osób (liczba pracowników, rodzaj umowy, płeć, wynagrodzenie, rotacja, wypadki, szkolenia); odpowiedzi z ankiet dotyczących dojazdów i podróży (odległość, środek transportu, częstotliwość); informacje zawarte w dokumentach przesłanych jako dowody, takie jak faktury, odczyty liczników, zestawienia płac i rejestry floty; wszelkie dalsze dane osobowe, które Klient zdecyduje się wprowadzić.
Kategorie szczególne: Nie są przewidziane. Informacje związane ze zdrowiem mogą pojawić się incydentalnie w zgłoszeniach dotyczących wypadków i nieobecności; Klient musi je zanonimizować i zagregować przed wprowadzeniem. Klient nie może wprowadzać innych danych szczególnej kategorii.

A1.2 Nasze obowiązki jako podmiotu przetwarzającego

Będziemy:

przetwarzać dane osobowe wyłącznie na podstawie Twoich udokumentowanych instrukcji, którymi są Umowa, korzystanie przez Ciebie z ustawień i funkcji Usługi oraz wszelkie dalsze rozsądne pisemne instrukcje, chyba że prawo Unii lub państwa członkowskiego stanowi inaczej; w takim przypadku poinformujemy Cię przed przetwarzaniem, chyba że prawo zabrania takiego informowania; poinformujemy Cię, jeśli uznamy, że instrukcja narusza przepisy o ochronie danych;
zapewniać, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych były związane obowiązkiem zachowania poufności;
wdrażać techniczne i organizacyjne środki określone w Załączniku 2 i utrzymywać je na poziomie adekwatnym do ryzyka, aktualizując je wraz z rozwojem technologii bez obniżania ogólnego poziomu ochrony;
korzystać z podprzetwarzających wyłącznie na warunkach określonych w A1.3;
z uwzględnieniem charakteru przetwarzania pomagać Ci odpowiednimi technicznymi i organizacyjnymi środkami w reagowaniu na żądania osób, których dane dotyczą, korzystających ze swoich praw; jeżeli osoba, której dane dotyczą, skontaktuje się bezpośrednio z nami w sprawie Treści Klienta, bez zbędnej zwłoki skierujemy ją do Ciebie;
pomagać Ci w zapewnieniu zgodności z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych i uprzednie konsultacje), z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i informacji dostępnych nam;
powiadomić Cię bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 48 godzin od momentu, gdy dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym Twojej Treści Klienta, przekazując informacje dostępne nam w tym czasie i uzupełniając je w miarę ich dostępności, tak abyś mógł dochować własnych terminów zgłoszeniowych;
po zakończeniu świadczenia usług usunąć lub zwrócić dane osobowe według Twojego wyboru, zgodnie z klauzulą 19, oraz usunąć istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub państwa członkowskiego wymaga ich przechowywania;
udostępnić Ci wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwić audyty, w tym inspekcje, prowadzone przez Ciebie lub upoważnionego przez Ciebie audytora i przyczyniać się do nich, na warunkach określonych w A1.5;
prowadzić rejestr czynności przetwarzania wykonywanych w Twoim imieniu, zgodnie z wymogiem art. 30 ust. 2 RODO.

A1.3 Podprzetwarzający

Udzielasz ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z podprzetwarzających wymienionych w Polityce prywatności, którzy w dacie wejścia w życie obejmują:

Amazon Web Services EMEA SARL: hosting, baza danych, szyfrowane przechowywanie plików, e-mail transakcyjny (Amazon SES) (Frankfurt, Niemcy (eu-central-1)).
WorkOS, Inc.: logowanie, single sign-on i zarządzanie sesją (AuthKit) (Stany Zjednoczone).
Stripe Payments Europe, Ltd.: płatności, fakturowanie, naliczanie VAT i portal rozliczeniowy (Irlandia, z przetwarzaniem w Stanach Zjednoczonych).
Google Cloud EMEA Ltd.: rozpoznawanie tekstu (Document AI) w dokumentach, które przesyłasz, aby wstępnie wypełnić odpowiedzi (Unia Europejska (punkt końcowy eu-documentai.googleapis.com)).
PostHog, Inc.: opcjonalna analityka strony internetowej i aplikacji (Unia Europejska (PostHog Cloud EU, Frankfurt)).
OpenAI Ireland Ltd.: sugestie redakcyjne i ekstrakcja dokumentów, gdy korzystasz z funkcji wspieranej przez AI (Irlandia, z przetwarzaniem w Stanach Zjednoczonych).

Poinformujemy administratorów Workspace e-mailem co najmniej trzydzieści (30) dni przed dodaniem lub zastąpieniem podprzetwarzającego. Jeżeli masz uzasadnione podstawy związane z ochroną danych, aby wnieść sprzeciw, możesz powiadomić nas w tym terminie; wówczas będziemy z Tobą współpracować nad rozwiązaniem, a jeśli nie zostanie znalezione, możesz wypowiedzieć objętą tym subskrypcję z proporcjonalnym zwrotem opłaconych z góry opłat. Nakładamy na każdego podprzetwarzającego w drodze pisemnej umowy obowiązki w zakresie ochrony danych co najmniej tak samo ochronne jak niniejszy Aneks, a my pozostajemy wobec Ciebie w pełni odpowiedzialni za ich wykonanie.

A1.4 Transfery międzynarodowe

Treść Klienta jest przechowywana i przetwarzana przede wszystkim w Unii Europejskiej. Jeżeli podprzetwarzający przetwarza dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, zapewniamy odpowiedni mechanizm transferu zgodnie z rozdziałem V RODO, obecnie standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej (decyzja (UE) 2021/914) uzupełnione o ocenę wpływu transferu oraz dodatkowe środki, jeżeli są wymagane, albo decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, w tym Ramy Ochrony Danych UE-USA, jeżeli odbiorca jest certyfikowany. Nie będziemy z własnej inicjatywy przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego inaczej niż opisano tutaj.

A1.5 Audyty

Najpierw odpowiemy na prośby audytowe, udostępniając naszą aktualną dokumentację bezpieczeństwa, potwierdzenia lub certyfikaty stron trzecich oraz odpowiedzi na rozsądny kwestionariusz bezpieczeństwa. Jeżeli nie spełnia to w rozsądny sposób Twoich obowiązków, możesz przeprowadzić audyt raz na dwanaście miesięcy albo dodatkowo po naruszeniu ochrony danych osobowych lub na żądanie organu nadzorczego, po uprzednim powiadomieniu co najmniej trzydzieści (30) dni wcześniej, w godzinach pracy, bez zakłócania naszej działalności, z zachowaniem poufności i na Twój koszt. Audyty nie mogą obejmować danych innych klientów. Możemy obciążyć Cię naszymi uzasadnionymi kosztami audytów wykraczających poza pierwszy audyt w okresie dwunastu miesięcy.

A1.6 Twoje obowiązki jako administratora

Ponosisz odpowiedzialność za zgodność przetwarzania z prawem, w tym za istnienie ważnej podstawy prawnej, przejrzystość wobec osób, których dane dotyczą, minimalizację danych, prawidłowość danych oraz własne decyzje dotyczące tego, co wprowadzić, kogo zaprosić i co opublikować. Będziesz wydawać instrukcje zgodne z przepisami o ochronie danych i nie będziesz instruować nas, abyśmy przetwarzali dane, do których Usługa nie jest przeznaczona.

A1.7 Odpowiedzialność i pierwszeństwo

Klauzula 17 Warunków ma zastosowanie do odpowiedzialności wynikającej z niniejszego Aneksu, bez uszczerbku dla art. 82 RODO. W przypadku sprzeczności między niniejszym Aneksem a pozostałą częścią Umowy w zakresie danych osobowych, pierwszeństwo ma niniejszy Aneks. Niniejszy Aneks wygasa, gdy wszystkie dane osobowe zostaną usunięte lub zwrócone zgodnie z A1.2(h).

Załącznik 2: Środki techniczne i organizacyjne

Poniższe środki opisują bezpieczeństwo Usługi na dzień wejścia w życie. Możemy je zmieniać, pod warunkiem że ogólny poziom ochrony nie zostanie obniżony.

Hosting i infrastruktura

Aplikacja produkcyjna i baza danych działają w Amazon Web Services we Frankfurcie (eu-central-1). Baza danych nie jest publicznie dostępna. Buckety do przechowywania plików aplikacji blokują publiczny dostęp; autoryzowany dostęp do magazynu korzysta z punktów końcowych AWS i mechanizmów kontroli dostępu.
Infrastruktura jest opisana jako kod i zmieniana poprzez zweryfikowane plany. Plany, które usunęłyby dane, ujawniłyby bazę danych publicznie lub zmieniłyby region, są blokowane przez politykę.
Sekrety produkcyjne są przechowywane w magazynie sekretów dostawcy chmurowego, nigdy w kodzie ani plikach konfiguracyjnych, i są wymieniane przy zmianie personelu.

Szyfrowanie

Cały ruch między użytkownikami a Usługą oraz między Usługą a jej dostawcami jest szyfrowany przy użyciu TLS 1.2 lub nowszego.
Przesłane dokumenty i eksporty są przechowywane z szyfrowaniem po stronie serwera z użyciem kluczy zarządzanych przez Amazon S3 (SSE-S3). Przechowywanie bazy danych jest szyfrowane w stanie spoczynku. Przechowywanie ma wersjonowanie, a dostęp publiczny jest blokowany na poziomie bucketa.

Kontrola dostępu i izolacja najemców

Każdy Workspace jest odrębnym najemcą. Tożsamość najemcy jest egzekwowana w każdym zapytaniu do bazy danych i w każdej trasie API; żądanie nie może odwołać się do danych innego najemcy.
Dostęp oparty na rolach z uprawnieniami do poziomu pojedynczego ujawnienia lub pojedynczego punktu danych, zarządzany przez administratorów Klienta. Zaproszenia, strony dostawców, ankiety i linki do raportów korzystają z jednorazowych podpisanych tokenów, które wygasają i mogą zostać unieważnione.
Logowanie przez dedykowanego dostawcę uwierzytelniania z obsługą pojedynczego logowania, odświeżania sesji i unieważniania. Dostęp personelu do środowiska produkcyjnego wymaga imiennych kont z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym i jest ograniczony do osób obsługujących Usługę.

Rejestrowanie i monitorowanie

Niezmienny dziennik aktywności zapisuje, kto co zrobił w Workspace, wraz z osobą wykonującą, działaniem, zasobem i czasem, i jest widoczny dla administratorów Klienta.
Monitorowane są metryki aplikacji i infrastruktury oraz logi błędów; nieudane zadania wykonywane w tle są ponawiane i trafiają do kolejki dead-letter do przeglądu zamiast być po cichu odrzucane.

Dostępność i odzyskiwanie

Produkcyjna baza danych ma automatyczne kopie zapasowe z siedmiodniowym oknem odzyskiwania. Oddzielnie przechowywane eksporty bazy danych oraz wersjonowane magazyny obiektów mają własne mechanizmy retencji i usuwania. Obowiązki dotyczące zwrotu i usunięcia danych klienta określone w klauzuli 19 nadal mają zastosowanie do tych kopii.

Rozwój i organizacja

Zmiany kodu są przeglądane i przechodzą automatyczne testy przed wdrożeniem; zależności są przypinane i aktualizowane pod kątem poprawek bezpieczeństwa. Obrazy kontenerów są niezmienne.
Pracownicy mający dostęp do Treści Klienta są związani poufnością i otrzymują szkolenie z zakresu bezpieczeństwa oraz ochrony danych. Dostęp jest odbierany po zakończeniu pełnienia tej roli.
Udokumentowana procedura reagowania na incydenty wraz ze zobowiązaniem do powiadomienia o naruszeniu w Załączniku 1.