Liste de contrôle de collecte de données VSME

Entreprise et périmètre de reporting

Utilisez ceci comme liste de préparation, puis faites correspondre les informations finales au standard et au périmètre que vous avez sélectionnés. Cela ne remplace pas les règles d’applicabilité du standard.

• Informations sur l’entreprise et l’exercice de reporting.
• Entités, sites et activités inclus.
• Personne de contact et approbateur interne.
• Destinataire, délai et livrable demandé.

Documents environnementaux

Collectez les pièces sources avant de rédiger un récit. Conservez les détails du site et de la période avec chaque chiffre.

• Factures d’électricité et de chauffage, avec unités et périodes de relevé.
• Justificatifs d’achat ou de consommation de carburant.
• Factures d’eau ou relevés de compteur, le cas échéant.
• Documents sur les déchets, y compris les unités et les informations d’élimination.
• Autorisations d’exploitation et documents environnementaux pertinents.
• La version et la source de tout facteur d’émission utilisé.

Documents sur les personnes et la gouvernance

Demandez au responsable du document un agrégat adapté au reporting. Évitez de placer des données personnelles inutiles dans un dossier de collecte partagé.

• Effectifs totaux et méthode de comptage.
• Documents de formation et de santé-sécurité au travail.
• Politiques pertinentes et responsables désignés.
• Documents nécessaires pour étayer les informations de gouvernance.
• Un relecteur pour les informations sensibles ou partagées à l’extérieur.

Vérifications de qualité avant partage

Un registre simple des preuves peut utiliser sept colonnes : sujet, période, valeur, unité, source, responsable et statut de revue. Conservez une note séparée pour les exceptions.

• Aucune période qui se chevauche ou manque dans les totaux.
• Unités cohérentes et conversions enregistrées.
• Missing, zero and not applicable clearly distinguished.
• Estimations identifiées avec leur méthode.
• Rapport vérifié par rapport au standard sélectionné.
• Autorisations de partage et pages exportées vérifiées.

Utilisez les divulgations Basic comme carte de collecte

La carte suivante résume les points de départ de collecte au titre de la recommandation 2025. Elle ne constitue pas une liste complète des données. Lisez les conditions d’applicabilité individuelles et ajoutez les divulgations Comprehensive lorsque votre périmètre sélectionné l’exige.

Résolvez les factures en double avant de faire le total annuel

Une facture rectifiée doit remplacer le montant initial pour le même compteur et la même période. Conservez les deux identifiants de document dans la piste d’audit et indiquez lequel est inclus. Sinon, un dossier contenant toutes les factures peut encore produire un total surévalué.

Vérifiez la couverture par compteur et par période. Douze fichiers ne signifient pas automatiquement douze mois : l’un peut couvrir un trimestre, un autre être une rectification. Notez les dates réelles de début et de fin et examinez les écarts ou chevauchements avant de calculer un total annuel.

• Match the site and meter to the reporting boundary.
• Séparez l’électricité, le gaz, les carburants de transport et les autres types d’énergie.
• Utilisez des unités de consommation plutôt que les prix facturés.
• Documentez les conversions, les méthodes d’allocation et les estimations.
• Demandez à un relecteur de vérifier aussi bien les exceptions que le total final.

Utilisez des états de revue qui indiquent la suite

Utilisez Missing lorsque le justificatif n’a pas été obtenu, Collected lorsque la source existe, Needs review lorsque le calcul ou l’interprétation n’est pas résolu, et Reviewed après vérification par un relecteur identifié. Indiquez not applicable avec la raison de cette conclusion.

Pour les documents partagés, saisissez un identifiant de document ou un lien interne plutôt que des données personnelles. Le rapport public peut contenir un agrégat et une explication sans exposer l’ensemble du fichier source. Avant la diffusion, vérifiez à la fois l’information et les personnes qui peuvent accéder aux justificatifs.