Gedragscode voor leveranciers: wat erin hoort en hoe u die uitrolt

Wat een gedragscode voor leveranciers is

Een gedragscode voor leveranciers zet de minimumnormen uiteen die een onderneming van haar leveranciers verwacht op het gebied van arbeid en mensenrechten, gezondheid en veiligheid, milieu en bedrijfsethiek. Deze wordt onderdeel van de inkoopvoorwaarden of het contract, zodat een leverancier ermee instemt zodra die voor u begint te werken. Sommige bedrijven noemen dit een leverancierscode, een beleid voor verantwoord inkopen of een charter voor duurzame inkoop.

Waarom bedrijven er een nodig hebben

Klanten vragen erom. Grote bedrijven beoordelen de duurzaamheid van hun leveranciers, en EcoVadis beoordeelt duurzame inkoop als een van de vier thema’s. EU-regels voor gepaste zorgvuldigheid voor de grootste bedrijven, die vanaf juli 2029 gelden voor EU-bedrijven met meer dan 5.000 werknemers en €1,5 miljard omzet, en nationale wetten zoals de Duitse toeleveringsketenwet leggen de verwachtingen verder in de keten neer. En een code beschermt uw eigen reputatie als blijkt dat een leverancier de regels heeft overtreden.

Wat het omvat

De meeste codes behandelen dezelfde onderwerpen.

• Arbeid: geen kinderarbeid of dwangarbeid, vrijheid van vereniging, redelijke werktijden, eerlijke lonen en geen discriminatie.
• Gezondheid en veiligheid: veilige werkplekken, training en beschermingsmiddelen.
• Milieu: naleving van milieuwetgeving, energie en emissies, afval, water en chemicaliën.
• Ethiek: geen corruptie of omkoping, eerlijke concurrentie, gegevensbescherming en het omgaan met belangenconflicten.
• Management: dezelfde normen doorgeven aan onderaannemers, een kanaal voor werknemers om problemen te melden, en uw recht om bewijs op te vragen of te auditen.

De normen waarop u kunt voortbouwen

Verzin niet zelf uw eigen principes. De VN-richtlijnen voor ondernemingen en mensenrechten, de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen over verantwoord zakelijk gedrag en de IAO-Verklaring inzake fundamentele beginselen en rechten op het werk zijn de referenties die grote klanten en auditors herkennen. De IAO-verklaring omvat vrijheid van vereniging, de uitbanning van dwangarbeid en kinderarbeid, non-discriminatie en, sinds 2022, een veilige en gezonde werkomgeving.

Houd het proportioneel

Een code die van een leverancier met tien medewerkers hetzelfde vraagt als van een multinational, wordt ondertekend en vervolgens genegeerd. De gewijzigde EU-rapportageregels beperken ook wat grote rapporterende ondernemingen mogen vragen van waardeketenbedrijven met minder dan 1.000 werknemers tot wat de vrijwillige standaard (VSME) omvat. Vraag kleine leveranciers om een handtekening en een korte vragenlijst, en reserveer audits voor leveranciers in landen of sectoren met een hoog risico.

Zo doet u het in Greener Ahead

Greener Ahead auditeert geen leveranciers. CO₂-boekhouding in Greener Ahead laat u een gegevensverzoek naar leveranciers sturen: zij antwoorden in hun eigen leveranciersportaal, in hun eigen taal, ontvangen een score en certificaat die zij kunnen delen, en hun cijfers vervangen uw schattingen op basis van uitgaven. Het kost €1.495 per jaar met onbeperkt aantal gebruikers, en u kunt het 14 dagen gratis proberen zonder kaart. Raadpleeg de prijzenpagina voor actuele details.

Wat u vraagt, per leveranciersgroep

Stem af wat u vraagt op de omvang van de leverancier en het risico.

Veelgemaakte fouten

Daardoor lijkt een code goed op papier maar verandert er niets.

• Een code die zo lang is dat niemand hem leest.
• Meer eisen stellen aan kleine leveranciers dan u zelf kunt controleren.
• Geen manier voor werknemers om problemen te melden.
• Een contract beëindigen bij de eerste bevinding in plaats van verbeteringen af te spreken.
• Nooit controleren of de code wordt nageleefd.