MVO-beleid of duurzaamheidsbeleid schrijven: zo doet u dat, met een opzet

Wat een duurzaamheidsbeleid is

Een duurzaamheidsbeleid is een kort document waarin het management aangeeft waartoe het bedrijf zich verbindt op het gebied van milieu, zijn mensen en de manier van zakendoen, wie verantwoordelijk is en hoe de voortgang wordt gecontroleerd. Afhankelijk van de lezer heet het een ESG-beleid, een MVO-beleid of een corporate responsibility-beleid. Een milieubeleid is hetzelfde idee, maar dan beperkt tot het milieu.

Sommige bedrijven schrijven één overkoepelend beleid; anderen houden aparte beleidsstukken bij voor milieu, gezondheid en veiligheid, anti-corruptie, mensenrechten en inkoop. De meeste bedrijven beginnen met één gecombineerd beleid van twee tot vier pagina’s en splitsen het later op wanneer een onderwerp meer detail nodig heeft.

Waarom klanten, banken en beoordelaars erom vragen

Een beleid is meestal het eerste document waar een vragenlijst van een klant, een bank of een aanbesteding om vraagt, omdat het laat zien dat het management over het onderwerp heeft nagedacht en daarvoor verantwoordelijkheid heeft genomen. EcoVadis kent alleen punten toe aan beleidsstukken die ondertekend, gedateerd en voorzien van doelen zijn.

De vrijwillige EU-standaard (VSME) vraagt in de Basic-module of u werkwijzen, beleidsstukken en toekomstige initiatieven hebt op duurzaamheidsgebieden, of die beleidsstukken openbaar beschikbaar zijn en of u doelen hebt om ze te volgen. De Comprehensive-module vraagt om een korte beschrijving van elk onderdeel, en optioneel om de meest senior verantwoordelijke persoon voor de uitvoering.

Wat erin hoort

Een beleid dat lezers accepteren, heeft dezelfde paar onderdelen, ongeacht de lengte.

• Doel en reikwijdte: welke bedrijven, locaties en activiteiten het dekt.
• Verbintenissen over elk onderwerp dat voor uw bedrijf van belang is, zoals energie en uitstoot, afval, veilig werken, eerlijk loon, gegevensbescherming, anti-corruptie en inkoop.
• Doelen met een cijfer en een jaar voor de verbintenissen die u kunt meten.
• Verantwoordelijkheden: wie elke verbintenis beheert en wie het beleid goedkeurt.
• Hoe medewerkers worden geïnformeerd en betrokken, en wat u van leveranciers verwacht.
• Hoe de voortgang wordt gemeten en wanneer het beleid wordt herzien.
• Goedkeuring: naam, functie, datum en handtekening van de directeur of het management.

Schrijf het op basis van uw eigen impact

Begin bij wat uw bedrijf daadwerkelijk beïnvloedt, niet bij een sjabloon. De belangrijkste impact van een verhuisbedrijf ligt bij brandstof, verkeersveiligheid en de werktijden van chauffeurs; die van een softwarebedrijf bij zakenreizen, het energieverbruik van de datacenters en gegevensbescherming. Uw CO₂-voetafdruk en uw cijfers over ongevallen en personeel laten zien waar de impact het grootst is.

Kopieer geen toezeggingen die u niet kunt nakomen. Een beleid dat meer belooft dan het bedrijf doet, roept bij een beoordelaar of klant al snel de vraag op: “toon het mij”, en een publieke belofte zonder bewijs vormt een greenwashingrisico.

Publiceer het en houd het actueel

Publiceer het beleid op uw website, deel het met elke werknemer en stuur het naar leveranciers van wie u verwacht dat zij het volgen. Herzie het eenmaal per jaar: werk de doelen bij, rapporteer wat u hebt bereikt en wijzig wat niet langer past. Een beleid met dezelfde tekst en doelen als drie jaar geleden laat de lezer zien dat er niets is gebeurd.

Zo doet u het in Greener Ahead

Duurzaamheidsrapportage in Greener Ahead volgt de VSME, inclusief de toelichtingen over praktijken, beleidslijnen en doelen. U legt vast welke beleidslijnen u hebt, of ze openbaar zijn en welke doelen daarbij horen, met het beleidsdocument als bewijs naast het antwoord. Dit kost €995 per jaar met onbeperkt aantal gebruikers, en u kunt het 14 dagen gratis uitproberen zonder kaart. Controleer de prijspagina voor de actuele details.

Een opzet van een beleid, onderdeel voor onderdeel

Gebruik deze onderdelen als opzet voor uw beleid. De voorbeelden zijn voor een fictief verhuisbedrijf met twee depots.

Signalen dat een beleid een lezer niet overtuigt

Beoordelaars en klanten zien dit snel.

• Verbintenissen overgenomen van een groot bedrijf die niet bij uw bedrijf passen.
• Geen doelen, of doelen zonder jaar.
• Geen verantwoordelijke en geen goedkeuringsdatum.
• Beloften die het bedrijf niet met bewijs kan onderbouwen.
• Nooit herzien: dezelfde tekst en dezelfde doelen als drie jaar geleden.