Gratis VSME-template in Excel, en hoe u die invult

Twee sjablonen, twee taken

Er zijn twee soorten VSME-sjabloon, en de meeste mensen hebben beide nodig. EFRAG, dat de standaard heeft opgesteld, publiceert een officiële digitale sjabloon: de plek waar uw definitieve toelichtingen terechtkomen, gestructureerd zodat ze kunnen worden omgezet in een digitaal rapport. Het vertelt u wat u moet rapporteren, niet hoe u de cijfers vindt.

Het voorbereidende werk komt daarvoor: afstemmen voor wie het rapport bedoeld is, de scope kiezen, collega’s om gegevens vragen en bijhouden waar elk cijfer vandaan komt. Daarvoor is ons gratis werkboek bedoeld. Het is beschikbaar in zeven talen, vereist geen aanmelding en u kunt het vanaf deze pagina downloaden.

Wat er in het gratis werkboek staat

Het werkboek heeft acht tabbladen. Elk tabblad heeft amberkleurige cellen om in te vullen en bovenaan een korte instructie.

• Begin hier: hoe u het werkboek gebruikt en op welke versie van de standaard het is gebaseerd.
• Rapportagebrief: de ontvanger, het doel, de periode, de entiteiten en de output.
• Reikwijdtebeslissing: welke module en welke toelichtingen u gaat voorbereiden, en waarom.
• Voorbereidingsplan: taken, eigenaren en deadlines van rapportagebrief tot goedkeuring.
• Bewijsregister: elk cijfer met de locatie, periode, eenheid, bron en eigenaar.
• Klantreactie: vragen van een klant gekoppeld aan uw rapport.
• Workflowvergelijking: een test van spreadsheet tegenover software bij een echte taak.
• Elektriciteitsvoorbeeld: een uitgewerkte, fictieve reconciliatie van de facturen van twee locaties.

Vul dit in deze volgorde in

Begin met de rapportagebrief en de reikwijdtebeslissing, omdat die bepalen wat u verzamelt. Maak daarna het voorbereidingsplan zodat elk record een eigenaar en een datum heeft. Vul het bewijsregister in zodra de gegevens binnenkomen, één regel per cijfer, en houd gemeten nul, niet van toepassing, geschat en ontbrekend apart. Pas wanneer het register compleet is, zet u de cijfers over naar de digitale EFRAG-sjabloon of uw rapport.

Bewaar het werkboek nadat u heeft gerapporteerd. Volgend jaar zijn de rapportagebrief, het plan en de eigenaren van het bewijs een startpunt, ook al heeft elk cijfer nieuw bewijs nodig.

Wanneer een spreadsheet niet meer werkt

Een werkboek is een goed begin wanneer één persoon de informatie beheert. Het wordt lastiger met meerdere locaties, meerdere collega’s die gegevens aanleveren, klanten die in verschillende formaten vragen stellen en een tweede jaar om mee te vergelijken. In Greener Ahead gebeuren dezelfde stappen op één plek: scope, verzoeken aan collega’s, bewijs naast elk antwoord, een opgemaakt rapport en een link om het te delen. Het VSME-rapport kost €995 per jaar voor onbeperkt veel gebruikers, en u kunt het 14 dagen gratis proberen zonder creditcard. Kijk op de prijspagina voor de actuele details.

Tab voor tab

Elk tabblad heeft een duidelijk punt waarop het klaar is. Gebruik dat om te zien hoever u bent met uw voorbereiding.

Het bewijsregister goed invullen

Het register is waar het meeste werk gebeurt en waar een beoordelaar als eerste kijkt.

• Eén regel per cijfer, per locatie en per periode; combineer geen locaties in één cel.
• Schrijf de eenheid naast elke waarde en zet omrekeningen in een aparte kolom.
• Geef elke bron een ID en bewaar het bestand onder die ID.
• Markeer schattingen en noteer de methode in één zin.
• Laat ontbrekende waarden zichtbaar leeg; vul nooit nul in voor onbekend.

Naar de digitale EFRAG-sjabloon overzetten

De digitale sjabloon van EFRAG heeft eigen instructies, toelichtende notities en een voorbeeld. Lees die voordat u iets invoert, bewaar een onaangeroerde kopie van het origineel en kopieer uw cijfers toelichting voor toelichting over. Bewaar de bewijs-ID’s uit uw register in uw eigen administratie, zodat elk gerapporteerd cijfer nog te herleiden is nadat het het werkboek heeft verlaten.