I report di sostenibilità e i questionari dei clienti chiedono soprattutto tre politiche di governance: anticorruzione, whistleblowing e salute e sicurezza, oltre di solito a un codice di condotta, a una politica ambientale e a un codice fornitori. Nell’UE, i datori di lavoro con 50 o più lavoratori devono avere canali interni di whistleblowing e ogni datore di lavoro deve valutare i rischi per la salute e sicurezza. Il VSME chiede quali politiche hai, se sono pubbliche e le tue condanne e multe per corruzione.
Perché le politiche compaiono in ogni questionario
I questionari dei clienti, i moduli ESG delle banche, EcoVadis e lo standard volontario UE (VSME) chiedono tutti se hai politiche scritte su determinati temi. Una policy dimostra che la direzione ha deciso come si comporta l’azienda, chi è responsabile e come le persone possono segnalare problemi. Il VSME chiede quali temi di sostenibilità coprono le tue politiche, se sono pubbliche e se hanno obiettivi, e quante condanne e multe per corruzione e tangenti hai avuto.
Anticorruzione e tangenti
Una policy anticorruzione dice che l’azienda non offre, non paga e non accetta tangenti, direttamente o tramite agenti. Stabilisce regole per regali, ospitalità e donazioni, richiede la dichiarazione dei conflitti di interesse, spiega come segnalare i sospetti e indica le conseguenze della violazione. Nel Regno Unito, il Bribery Act 2010 rende un’azienda responsabile per non aver impedito le tangenti, salvo che avesse procedure adeguate, quindi una policy con formazione e registrazioni è il nucleo della sua difesa.
Segnalazione delle irregolarità
Ai sensi della direttiva UE sul whistleblowing, Direttiva (UE) 2019/1937, i datori di lavoro privati con 50 o più lavoratori devono istituire canali interni di segnalazione. Le segnalazioni devono essere confermate entro sette giorni e seguite da un riscontro entro tre mesi; l’identità del segnalante va mantenuta riservata e le ritorsioni sono vietate. I datori di lavoro con 50-249 lavoratori possono condividere le risorse per ricevere e indagare sulle segnalazioni. Ogni Paese ha la propria legge, come la legge olandese sulla tutela dei segnalanti (Wet bescherming klokkenluiders), la legge tedesca sulla protezione dei segnalanti (Hinweisgeberschutzgesetz), la Ley 2/2023 spagnola e il Decreto legislativo 24/2023 italiano.
Salute e sicurezza
Ogni datore di lavoro nell’UE deve valutare i rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori e adottare misure preventive, ai sensi della direttiva quadro 89/391/CEE e della normativa nazionale. Nel Regno Unito, i datori di lavoro con cinque o più dipendenti devono avere una policy scritta su salute e sicurezza. Una buona policy indica l’impegno della direzione, specifica chi è responsabile di cosa e descrive le modalità operative: valutazioni dei rischi, formazione, primo soccorso, segnalazione degli infortuni e frequenza della revisione.
Le altre politiche su cui ti verrà chiesto
A seconda del tuo settore e dei tuoi clienti, aspettati domande anche su questi aspetti:
- Un codice di condotta che copra i diritti umani, compreso il lavoro minorile, il lavoro forzato e la discriminazione.
- Una policy ambientale o di sostenibilità.
- Un codice di condotta per i fornitori.
- La protezione dei dati ai sensi del GDPR.
- Pari opportunità, diversità e prevenzione delle molestie.
Cosa serve a ogni policy
Una policy che esiste solo sulla carta non convince nessuno. Ognuna dovrebbe avere uno scopo e un ambito, le persone responsabili, il modo in cui viene applicata e comunicata, come vengono sollevate le criticità, l’approvazione della direzione con una data e una data di revisione. Conserva le prove del suo utilizzo: registri della formazione, le segnalazioni ricevute e cosa è stato fatto in merito.
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Le politiche in sintesi
Quali politiche sono obblighi di legge e quali sono richieste dai clienti.
| Politica | Obbligo di legge | Copre |
|---|---|---|
| Whistleblowing | UE: canali interni per 50 o più lavoratori | Canali, conferma entro sette giorni, riscontro entro tre mesi, nessuna ritorsione |
| Salute e sicurezza | UE: valutazione dei rischi per tutti i datori di lavoro; Regno Unito: politica scritta da cinque dipendenti in su | Responsabilità, valutazioni dei rischi, formazione, segnalazione degli incidenti |
| Anticorruzione | Non in quanto tale; lo UK Bribery Act premia procedure adeguate | Tangenti, regali, ospitalità, conflitti di interesse, segnalazioni |
| Codice di condotta e diritti umani | Atteso dai grandi clienti | Lavoro minorile e forzato, discriminazione, condizioni di lavoro |
| Politica ambientale | Attesa da clienti e gare d’appalto | Impegni, obiettivi, responsabilità |
Controlla ogni politica rispetto a questo elenco
Prima di inviarla a un cliente.
- Ha uno scopo, un ambito e responsabilità nominate.
- È stata approvata dalla direzione, con una data.
- I dipendenti sanno che esiste e dove trovarla.
- Spiega come segnalare una criticità.
- Ha una data di revisione e conservi prove del suo utilizzo.
Fonti e ambito
- EUR-Lex: Direttiva (UE) 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione
- EUR-Lex: Direttiva del Consiglio 89/391/CEE sulla sicurezza e la salute dei lavoratori durante il lavoro
- legislation.gov.uk: Bribery Act 2010
Queste risorse illustrano un flusso di lavoro di preparazione. Verifica lo standard scelto e i requisiti del destinatario prima di condividere il tuo report.
Joost ThissenFondatrice
