Governancebeleid voor duurzaamheidsrapportage: anticorruptie, klokkenluidersregeling en arbobeleid

Waarom beleid in elke vragenlijst terugkomt

Klantenvragenlijsten, ESG-formulieren van banken, EcoVadis en de EU-vrijwillige standaard (VSME) vragen allemaal of u schriftelijk beleid hebt over bepaalde onderwerpen. Een beleid laat zien dat het management heeft bepaald hoe het bedrijf zich gedraagt, wie verantwoordelijk is en hoe mensen problemen kunnen aankaarten. De VSME vraagt op welke duurzaamheidsonderwerpen uw beleid betrekking heeft, of het openbaar is en of het doelen heeft, en hoeveel veroordelingen en boetes voor corruptie en omkoping u had.

Anticorruptie en omkoping

Een anticorruptiebeleid bepaalt dat het bedrijf geen steekpenningen aanbiedt, betaalt of aanvaardt, rechtstreeks of via tussenpersonen. Het stelt regels voor geschenken, hospitality en donaties vast, vereist dat belangenconflicten worden gemeld, legt uit hoe vermoedens kunnen worden gemeld en noemt de gevolgen van het overtreden van het beleid. In het VK maakt de Bribery Act 2010 een bedrijf aansprakelijk als het omkoping niet heeft voorkomen, tenzij het passende procedures had, zodat een beleid met training en registraties de kern van de verdediging vormt.

Klokkenluidersregeling

Onder de EU-klokkenluidersrichtlijn, Richtlijn (EU) 2019/1937, moeten particuliere werkgevers met 50 of meer werknemers interne meldkanalen opzetten. Meldingen moeten binnen zeven dagen worden bevestigd en binnen drie maanden worden opgevolgd met feedback; de identiteit van de melder blijft vertrouwelijk en benadeling is verboden. Werkgevers met 50 tot 249 werknemers mogen middelen delen voor het ontvangen en onderzoeken van meldingen. Elk land heeft zijn eigen wet, zoals de Nederlandse Wet bescherming klokkenluiders, het Duitse Hinweisgeberschutzgesetz, de Spaanse wet 2/2023 en het Italiaanse wetsbesluit 24/2023.

Gezondheid en veiligheid

Elke werkgever in de EU moet de risico’s voor de gezondheid en veiligheid van werknemers beoordelen en preventieve maatregelen nemen, op grond van Richtlijn 89/391/EEG en nationale wetgeving. In het VK moeten werkgevers met vijf of meer werknemers een schriftelijk beleid voor gezondheid en veiligheid hebben. Een goed beleid vermeldt de inzet van het management, benoemt wie waarvoor verantwoordelijk is en beschrijft de regelingen: risicobeoordelingen, training, eerste hulp, ongevallenmelding en hoe vaak het wordt herzien.

De andere beleidsdocumenten waarnaar u wordt gevraagd

Afhankelijk van uw sector en klanten kunt u ook vragen verwachten over deze onderwerpen:

• Een gedragscode voor mensenrechten, inclusief kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie.
• Een milieu- of duurzaamheidsbeleid.
• Een gedragscode voor leveranciers.
• Gegevensbescherming onder de AVG.
• Gelijke kansen, diversiteit en anti-intimidatie.

Wat elk beleid nodig heeft

Een beleid dat alleen op papier bestaat, overtuigt niemand. Elk beleid moet een doel en reikwijdte hebben, de verantwoordelijke personen benoemen, uitleggen hoe het in de praktijk wordt gebracht en gecommuniceerd, hoe zorgen kunnen worden gemeld, goedkeuring door het management met een datum en een herzieningsdatum. Bewaar bewijs dat het wordt gebruikt: trainingsregistraties, ontvangen meldingen en wat ermee is gedaan.

Zo doet u het in Greener Ahead

Greener Ahead schrijft geen beleid voor u. Duurzaamheidsrapportage in Greener Ahead maakt een VSME-rapport op dat vastlegt welk beleid u hebt, of het openbaar is, uw personeels- en gezondheids- en veiligheidscijfers, en veroordelingen en boetes voor corruptie, met het document achter elk antwoord. Het kost €995 per jaar met onbeperkt aantal gebruikers, en u kunt het 14 dagen gratis proberen zonder betaalkaart. Raadpleeg de prijspagina voor de actuele details.

Beleidstukken in één oogopslag

Welke beleidsstukken wettelijk verplicht zijn en welke door klanten worden gevraagd.

Toets elk beleid aan deze lijst

Voordat u het naar een klant stuurt.

• Het heeft een doel, een reikwijdte en genoemde verantwoordelijkheden.
• Het is door het management goedgekeurd, met een datum.
• Werknemers weten dat het bestaat en waar zij het kunnen vinden.
• Het legt uit hoe u een zorg kunt melden.
• Het heeft een herzieningsdatum en u bewaart bewijs dat het wordt gebruikt.