Elke werkgever in Groot-Brittannië moet een gezondheids- en veiligheidsbeleid hebben, en vanaf vijf of meer werknemers moet dit schriftelijk zijn vastgelegd. Het heeft drie onderdelen: een ondertekende intentieverklaring, de verantwoordelijkheden van iedere persoon en de regelingen zoals risicobeoordelingen, training, eerste hulp en ongevallenmelding. Het wordt ondersteund door risicobeoordelingen, waarvan de belangrijke bevindingen vanaf vijf werknemers ook moeten worden vastgelegd, en het moet ten minste eenmaal per jaar worden herzien.
Wanneer u een schriftelijk beleid nodig hebt
Elke werkgever in Groot-Brittannië moet een beleid hebben voor het beheren van gezondheid en veiligheid op grond van de Health and Safety at Work etc. Act 1974. Als u vijf of meer mensen in dienst hebt, moet het schriftelijk zijn vastgelegd, onder de aandacht van uw werknemers zijn gebracht en zo nodig worden herzien. Werkgevers met minder dan vijf werknemers hebben nog steeds een beleid nodig, maar hoeven het niet schriftelijk vast te leggen. Noord-Ierland kent een gelijkwaardige verplichting.
De drie onderdelen van een beleid
De Health and Safety Executive (HSE) beschrijft een beleid in drie delen:
- Intentieverklaring: uw algemene toezegging om gezondheid en veiligheid te beheren, ondertekend door de hoogste functionaris en voorzien van datum.
- Verantwoordelijkheden: wie waarvoor verantwoordelijk is, van de directeur met eindverantwoordelijkheid tot managers, leidinggevenden en elke werknemer.
- Regelingen: hoe u het in de praktijk brengt, zoals risicobeoordelingen, training, overleg met werknemers, eerste hulp, brandveiligheid, ongevallenmelding, onderhoud van apparatuur en hoe vaak u het beleid evalueert.
Risicobeoordelingen
Het beleid wordt ondersteund door risicobeoordelingen, die verplicht zijn onder de Management of Health and Safety at Work Regulations 1999. U bepaalt wat letsel kan veroorzaken, wie en hoe iemand letsel kan oplopen, en neemt redelijke maatregelen om dat te voorkomen. Bij vijf of meer werknemers moet u de relevante bevindingen vastleggen. U hebt ook deskundige hulp nodig, die van uw eigen personeel of van een externe adviseur kan komen.
Wat de wet nog meer vereist
Naast het beleid en de risicobeoordelingen moeten werkgevers:
- werknemers raadplegen over gezondheid en veiligheid.
- de Health and Safety Law-poster ophangen of werknemers de folder geven.
- een werkgeversaansprakelijkheidsverzekering hebben en het certificaat tonen.
- eerstehulpvoorzieningen en passende faciliteiten voor het welzijn van werknemers bieden.
- bepaalde ongevallen, ziekten en gevaarlijke voorvallen melden aan de HSE onder RIDDOR.
Het actueel houden
Een beleid helpt alleen als mensen het naleven. Herzie het minstens één keer per jaar en telkens wanneer iets verandert, zoals nieuwe apparatuur, panden of werkzaamheden. Bewaar het ongevallenregister, de trainingsregistraties en de inspectiechecklists, omdat inspecteurs, verzekeraars en klanten erom vragen. Klantvragenlijsten en de vrijwillige EU-standaard (VSME) vragen om het aantal en de frequentie van registreerbare arbeidsongevallen, en die gegevens haalt u uit uw ongevallenregistratie.
Zo doet u het in Greener Ahead
Greener Ahead schrijft geen beleid voor gezondheid en veiligheid en houdt het ongevallenregister niet bij. Duurzaamheidsrapportage in Greener Ahead legt vast of u het beleid hebt, het aantal en de frequentie van registreerbare arbeidsongevallen en uw andere personeelsgegevens in een VSME-rapport, met het document achter elk antwoord, klaar voor klanten en banken. Het kost €995 per jaar met onbeperkt aantal gebruikers, en u kunt het 14 dagen gratis proberen zonder kaart. Raadpleeg de prijspagina voor actuele details.
Verplichtingen naar aantal werknemers
De belangrijkste verplichtingen voor werkgevers in Groot-Brittannië.
| Verplichting | Minder dan vijf werknemers | Vijf of meer werknemers |
|---|---|---|
| Gezondheids- en veiligheidsbeleid | Vereist, hoeft niet schriftelijk te zijn | Schriftelijk en onder de aandacht van werknemers gebracht |
| Risicobeoordeling | Vereist | Belangrijke bevindingen vastgelegd |
| Deskundige hulp | Vereist | Vereist |
| Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering | Vereist, met enkele uitzonderingen | Vereist |
| Poster of folder ‘Health and Safety Law’ | Vereist | Vereist |
| Melden onder RIDDOR | Vereist | Vereist |
Toets uw beleid aan deze lijst
Voordat u het deelt met medewerkers of een klant.
- De intentieverklaring is ondertekend en gedateerd door de hoogste functionaris.
- Elke verantwoordelijkheid heeft een genoemde functie.
- Elke regeling verwijst naar een risicobeoordeling, procedure of registratie.
- Werknemers zijn geraadpleegd en weten waar zij het kunnen vinden.
- Het heeft een herzieningsdatum binnen het komende jaar.
Bronnen en reikwijdte
- HSE: Uw beleid voor gezondheid en veiligheid voorbereiden
- legislation.gov.uk: Health and Safety at Work etc. Act 1974, section 2
- HSE: Risico’s beheren en risicobeoordeling op het werk
Deze hulpmiddelen leggen een voorbereidingsworkflow uit. Controleer uw gekozen standaard en de vereisten van de ontvanger voordat u uw rapport deelt.
Joost ThissenOprichter
