Les politiques de gouvernance d’un rapport de durabilité : anticorruption, lanceurs d’alerte, santé et sécurité

Pourquoi les politiques reviennent dans chaque questionnaire

Les questionnaires clients, les formulaires ESG des banques, EcoVadis et le standard volontaire de l’UE (VSME) demandent tous si vous avez des politiques écrites sur certains sujets. Une politique montre que la direction a décidé du comportement de l’entreprise, de qui est responsable et de la manière dont les personnes peuvent signaler des problèmes. Le VSME demande quels sujets de durabilité vos politiques couvrent, si elles sont publiques, si elles ont des objectifs, et combien de condamnations et d’amendes pour corruption et pots-de-vin vous avez eues.

Lutte contre la corruption et les pots-de-vin

Une politique de lutte contre la corruption indique que l’entreprise n’offre, ne verse ni n’accepte de pots-de-vin, directement ou par l’intermédiaire d’agents. Elle fixe des règles pour les cadeaux, l’hospitalité et les dons, exige la déclaration des conflits d’intérêts, explique comment signaler les suspicions et précise les conséquences en cas de manquement. Au Royaume-Uni, le Bribery Act 2010 rend une entreprise responsable si elle n’a pas empêché la corruption, sauf si elle disposait de procédures adéquates ; une politique assortie de formations et de preuves constitue donc le cœur de sa défense.

Lanceurs d’alerte

En vertu de la directive européenne sur les lanceurs d’alerte, directive (UE) 2019/1937, les employeurs privés de 50 travailleurs ou plus doivent mettre en place des canaux internes de signalement. Les signalements doivent être accusés réception dans les sept jours et faire l’objet d’un retour dans les trois mois ; l’identité du déclarant est tenue confidentielle et les représailles sont interdites. Les employeurs de 50 à 249 travailleurs peuvent partager les ressources pour recevoir et instruire les signalements. Chaque pays a sa propre loi, comme la loi néerlandaise sur la protection des lanceurs d’alerte, la loi allemande sur la protection des lanceurs d’alerte (HinSchG), la loi espagnole 2/2023 et le décret législatif italien 24/2023.

Santé et sécurité

Tout employeur dans l’UE doit évaluer les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs et prendre des mesures préventives, en vertu de la directive-cadre 89/391/CEE et du droit national. Au Royaume-Uni, les employeurs de cinq salariés ou plus doivent disposer d’une politique écrite de santé et de sécurité. Une bonne politique énonce l’engagement de la direction, précise qui est responsable de quoi et décrit les dispositifs : évaluations des risques, formation, premiers secours, signalement des accidents et fréquence de la revue.

Les autres politiques sur lesquelles vous serez interrogé

Selon votre secteur et vos clients, attendez-vous aussi à des questions sur les sujets suivants :

• Un code de conduite couvrant les droits humains, y compris le travail des enfants, le travail forcé et la discrimination.
• Une politique environnementale ou de durabilité.
• Un code de conduite des fournisseurs.
• La protection des données au titre du RGPD.
• L’égalité des chances, la diversité et la lutte contre le harcèlement.

Ce que toute politique doit contenir

Une politique qui n’existe que sur le papier ne convainc personne. Chacune doit avoir un objectif et un champ d’application, les personnes responsables, la manière dont elle est mise en œuvre et communiquée, la façon dont les préoccupations sont remontées, une approbation de la direction avec une date, et une date de revue. Conservez des preuves de son utilisation : registres de formation, signalements reçus et suites données.

Le faire dans Greener Ahead

Greener Ahead n’écrit pas vos politiques à votre place. Le reporting de durabilité dans Greener Ahead prépare un rapport VSME qui enregistre quelles politiques vous avez, si elles sont publiques, vos effectifs et vos chiffres de santé et sécurité, ainsi que les condamnations et amendes pour corruption, avec le document derrière chaque réponse. Il coûte 995 € par an, avec utilisateurs illimités, et vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours sans carte. Consultez la page de tarification pour les détails à jour.

Politiques en un coup d’œil

Quelles politiques relèvent d’une obligation légale et lesquelles sont demandées par les clients.

Vérifiez chaque politique à l’aide de cette liste

Avant de l’envoyer à un client.

• Elle a un objet, un périmètre et des responsabilités nommées.
• La direction l’a approuvée, avec une date.
• Les salariés savent qu’elle existe et où la trouver.
• Elle explique comment signaler une préoccupation.
• Elle a une date de revue, et vous conservez la preuve qu’elle est utilisée.