Raporty zrównoważonego rozwoju i kwestionariusze klientów pytają głównie o trzy polityki ładu korporacyjnego: przeciwdziałanie korupcji i łapówkarstwu, zgłaszanie nieprawidłowości oraz zdrowie i bezpieczeństwo, a zwykle także o kodeks postępowania, politykę środowiskową i kodeks dostawcy. W UE pracodawcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników muszą mieć wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości, a każdy pracodawca musi oceniać ryzyka dla zdrowia i bezpieczeństwa. VSME pyta, jakie polityki posiadasz, czy są publiczne oraz o Twoje wyroki skazujące i grzywny za korupcję.
Dlaczego polityki pojawiają się w każdym kwestionariuszu
Kwestionariusze klientów, formularze ESG banków, EcoVadis i unijny standard dobrowolny (VSME) pytają, czy masz pisemne polityki dotyczące określonych tematów. Polityka pokazuje, że zarząd zdecydował, jak firma się zachowuje, kto jest odpowiedzialny i jak ludzie mogą zgłaszać problemy. VSME pyta, jakich tematów zrównoważonego rozwoju dotyczą Twoje polityki, czy są publiczne i czy mają cele, a także ile miałeś skazań i grzywien za korupcję i łapownictwo.
Przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu
Polityka przeciwdziałania korupcji mówi, że firma nie oferuje, nie płaci ani nie przyjmuje łapówek, bezpośrednio ani przez pośredników. Ustanawia zasady dotyczące prezentów, gościnności i darowizn, wymaga ujawniania konfliktów interesów, wyjaśnia, jak zgłaszać podejrzenia, i wskazuje konsekwencje naruszenia. W Wielkiej Brytanii ustawa Bribery Act 2010 przewiduje odpowiedzialność firmy za brak zapobiegania łapownictwu, chyba że miała odpowiednie procedury, więc polityka wraz ze szkoleniami i zapisami jest podstawą obrony.
Sygnalizowanie nieprawidłowości
Na mocy unijnej dyrektywy o sygnalistach, dyrektywy (UE) 2019/1937, prywatni pracodawcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników muszą ustanowić wewnętrzne kanały zgłaszania. Zgłoszenia muszą zostać potwierdzone w ciągu siedmiu dni, a informacja zwrotna musi zostać przekazana w ciągu trzech miesięcy; tożsamość zgłaszającego pozostaje poufna, a działania odwetowe są zabronione. Pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników mogą dzielić zasoby do przyjmowania i badania zgłoszeń. Każdy kraj ma własne przepisy, takie jak holenderska ustawa o ochronie sygnalistów (Wet bescherming klokkenluiders), niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów (Hinweisgeberschutzgesetz), hiszpańska ustawa 2/2023 i włoski dekret ustawodawczy 24/2023.
Zdrowie i bezpieczeństwo
Każdy pracodawca w UE musi oceniać ryzyka dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz podejmować środki zapobiegawcze, zgodnie z dyrektywą ramową 89/391/EWG i prawem krajowym. W Wielkiej Brytanii pracodawcy zatrudniający pięć lub więcej osób muszą mieć pisemną politykę zdrowia i bezpieczeństwa. Dobra polityka określa zobowiązanie kierownictwa, wskazuje, kto za co odpowiada, i opisuje ustalenia: oceny ryzyka, szkolenia, pierwszą pomoc, zgłaszanie wypadków oraz częstotliwość przeglądu.
Inne polityki, o które zostaniesz zapytany
W zależności od Twojej branży i klientów spodziewaj się też pytań o następujące kwestie:
- Kodeks postępowania obejmujący prawa człowieka, w tym pracę dzieci, pracę przymusową i dyskryminację.
- Polityka środowiskowa lub polityka zrównoważonego rozwoju.
- Kodeks postępowania dla dostawców.
- Ochrona danych zgodnie z RODO.
- Równe szanse, różnorodność i przeciwdziałanie molestowaniu.
Czego potrzebuje każda polityka
Polityka, która istnieje tylko na papierze, nikogo nie przekonuje. Każda powinna mieć cel i zakres, osoby odpowiedzialne, sposób wdrożenia i komunikacji, sposób zgłaszania obaw, zatwierdzenie przez zarząd z datą oraz datę przeglądu. Zachowuj dowody jej stosowania: zapisy szkoleń, otrzymane zgłoszenia i to, co z nimi zrobiono.
Jak to zrobić w Greener Ahead
Greener Ahead nie pisze za Ciebie polityk. Raportowanie zrównoważonego rozwoju w Greener Ahead przygotowuje raport VSME, który zapisuje, jakie masz polityki, czy są publiczne, dane o zatrudnieniu oraz zdrowiu i bezpieczeństwie, a także skazania i grzywny za korupcję, z dokumentem źródłowym za każdą odpowiedzią. Kosztuje 995 € rocznie z nieograniczoną liczbą użytkowników, a możesz je wypróbować bezpłatnie przez 14 dni bez karty. Aktualne informacje znajdziesz na stronie z cennikiem.
Polityki w skrócie
Które polityki są obowiązkiem prawnym, a które wymagają klienci.
| Polityka | Obowiązek prawny | Obejmuje |
|---|---|---|
| Zgłaszanie nieprawidłowości | UE: wewnętrzne kanały dla 50 lub więcej pracowników | Kanały, potwierdzenie w ciągu siedmiu dni, informacja zwrotna w ciągu trzech miesięcy, brak odwetu |
| Zdrowie i bezpieczeństwo | UE: ocena ryzyka dla wszystkich pracodawców; Wielka Brytania: pisemna polityka od pięciu pracowników | Obowiązki, oceny ryzyka, szkolenia, zgłaszanie wypadków |
| Przeciwdziałanie korupcji i łapówkarstwu | Nie jako takie; brytyjska ustawa Bribery Act premiuje odpowiednie procedury | Łapówki, prezenty, gościnność, konflikty interesów, zgłaszanie |
| Kodeks postępowania i prawa człowieka | Oczekiwane przez dużych klientów | Praca dzieci i praca przymusowa, dyskryminacja, warunki pracy |
| Polityka środowiskowa | Oczekiwana przez klientów i w przetargach | Zobowiązania, cele, odpowiedzialności |
Sprawdź każdą politykę według tej listy
Zanim wyślesz ją do klienta.
- Ma cel, zakres i przypisane odpowiedzialności.
- Zatwierdziło ją kierownictwo, z datą.
- Pracownicy wiedzą, że istnieje i gdzie ją znaleźć.
- Wyjaśnia, jak zgłosić obawę.
- Ma datę przeglądu i zachowujesz dowody, że jest stosowana.
Źródła i zakres
- EUR-Lex: Dyrektywa (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
- EUR-Lex: Dyrektywa Rady 89/391/EWG w sprawie wprowadzenia środków w celu poprawy bezpieczeństwa i zdrowia pracowników w miejscu pracy
- legislation.gov.uk: Bribery Act 2010
Te materiały wyjaśniają przebieg przygotowań. Przed udostępnieniem raportu sprawdź wybrany standard i wymagania odbiorcy.
Joost ThissenZałożycielka
