Kodeks postępowania dla dostawców: co powinien zawierać i jak go wdrożyć

Czym jest kodeks postępowania dostawców

Kodeks postępowania dostawców określa minimalne standardy, jakich firma oczekuje od swoich dostawców w zakresie pracy i praw człowieka, zdrowia i bezpieczeństwa, środowiska oraz etyki biznesu. Staje się częścią warunków zakupu albo umowy, więc dostawca akceptuje go, gdy zaczyna dla Ciebie pracować. Niektóre firmy nazywają go kodeksem dostawcy, polityką odpowiedzialnego pozyskiwania lub kartą zrównoważonych zakupów.

Dlaczego firmy go potrzebują

Klienci o niego proszą. Duże firmy oceniają zrównoważony rozwój swoich dostawców, a EcoVadis ocenia zrównoważone zakupy jako jeden z czterech obszarów. Zasady należytej staranności UE dla największych firm, które obowiązują od lipca 2029 r. wobec spółek z UE zatrudniających ponad 5 000 pracowników i osiągających obrót 1,5 mld €, oraz krajowe przepisy, takie jak niemiecka ustawa o łańcuchach dostaw, przenoszą te oczekiwania w dół łańcucha. A kodeks chroni też Twoją reputację, jeśli u dostawcy zostaną wykryte naruszenia.

Co obejmuje

Większość kodeksów obejmuje te same tematy.

• Praca: brak pracy dzieci i pracy przymusowej, wolność zrzeszania się, rozsądny czas pracy, uczciwe płace i brak dyskryminacji.
• Zdrowie i bezpieczeństwo: bezpieczne miejsca pracy, szkolenia i środki ochrony.
• Środowisko: zgodność z prawem środowiskowym, energia i emisje, odpady, woda i chemikalia.
• Etyka: brak korupcji i łapówkarstwa, uczciwa konkurencja, ochrona danych i zarządzanie konfliktami interesów.
• Zarządzanie: przekazywanie tych samych standardów podwykonawcom, kanał zgłaszania problemów przez pracowników oraz Twoje prawo do żądania dowodów lub audytu.

Standardy, na których warto się oprzeć

Nie wymyślaj własnych zasad. Zasady Przewodnie ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka, Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych dotyczące odpowiedzialnego prowadzenia działalności biznesowej oraz Deklaracja MOP dotycząca podstawowych zasad i praw w pracy to odniesienia, które rozpoznają duzi klienci i audytorzy. Deklaracja MOP obejmuje wolność zrzeszania się, eliminację pracy przymusowej i pracy dzieci, brak dyskryminacji oraz, od 2022 r., bezpieczne i zdrowe środowisko pracy.

Zachowaj proporcje

Kodeks, który od dziesięcioosobowego dostawcy wymaga tego samego co od międzynarodowej korporacji, zostanie podpisany i zignorowany. Zmienione przepisy UE dotyczące sprawozdawczości ograniczają też to, o co duże sprawozdające firmy mogą prosić przedsiębiorstwa z łańcucha wartości zatrudniające mniej niż 1 000 pracowników, do zakresu objętego dobrowolnym standardem (VSME). Od małych dostawców proś o podpis i krótki kwestionariusz, a audyty zostaw dla dostawców z krajów lub sektorów wysokiego ryzyka.

Jak robi to Greener Ahead

Greener Ahead nie audytuje dostawców. Rachunkowość węglowa w Greener Ahead pozwala wysłać dostawcom zapytanie: odpowiadają w swoim własnym portalu, we własnym języku, otrzymują wynik i certyfikat, który mogą udostępniać, a ich dane zastępują Twoje szacunki oparte na wydatkach. Kosztuje 1495 € rocznie, z nielimitowaną liczbą użytkowników, a przez 14 dni możesz wypróbować ją za darmo bez karty. Aktualne informacje sprawdź na stronie z cenami.

Co pytać, według grupy dostawców

Dostosuj to, o co pytasz, do wielkości dostawcy i ryzyka.

Częste błędy

Sprawiają, że kodeks dobrze wygląda na papierze i nic nie zmienia.

• Kodeks tak długi, że nikt go nie czyta.
• Wymaganie od małych dostawców więcej, niż sam potrafisz sprawdzić.
• Brak możliwości zgłaszania problemów przez pracowników.
• Zerwanie umowy przy pierwszym ustaleniu zamiast uzgodnienia usprawnień.
• Nigdy nie sprawdzanie, czy kodeks jest przestrzegany.