Klient poprosił Cię o dane ESG. Od czego zacząć?

Potwierdź okres, zakres, jednostki i przeznaczenie, a następnie przypisz każde pytanie klienta do odpowiedzi, źródła dowodu i właściciela. Prześlij zweryfikowane informacje z jasnym opisem tego, co pozostaje otwarte. Wielokrotnego użytku raport może pomóc, ale nie musi odpowiedzieć na każde pytanie.

Wyjaśnij, czego potrzebuje czytelnik

Zapisz pierwotne żądanie i potwierdź okres sprawozdawczy, termin, granicę spółki oraz planowane wykorzystanie. Jeśli pytanie jest niejednoznaczne, poproś o doprecyzowanie, zanim przydzielisz pracę. Na przykład „zużycie energii” może oznaczać zakupioną energię elektryczną, paliwa albo łączną wartość.

Przygotuj rejestr odpowiedzi

Utwórz wiersz dla każdego pytania, wraz z właścicielem, źródłem i statusem przeglądu. Grupuj powtarzające się pytania, aby nie prosić współpracowników dwa razy o ten sam dokument.

Przypisz do każdej odpowiedzi nazwanego właściciela.
Utrzymuj widoczne jednostki i okres sprawozdawczy.
Wyjaśnij, co jest estymowane lub niedostępne.
Przed udostępnieniem przejrzyj informacje poufne handlowo.
Uzgodnij, kto może odpowiadać na pytania uzupełniające.

Udostępnij raport wielokrotnego użytku tam, gdzie to pomaga

Ustrukturyzowany raport może oszczędzić pracy, gdy kilku odbiorców zadaje podobne pytania. Wyjaśnij, które części odpowiadają na prośbę, i wskaż ewentualne luki. Greener Ahead wspiera zbieranie odpowiedzi i udostępnianie raportu wybranym odbiorcom. Przed wysłaniem linku sprawdź uprawnienia.

Oddziel zakres prawny od praktycznej współpracy

Standard raportowania nie oznacza, że każde pytanie klienta lub banku ma tę samą podstawę prawną. Wymagania mogą zależeć od celu prośby, obowiązujących przepisów i ustaleń umownych. Odwołaj się do odpowiedniego oficjalnego tekstu i uzyskaj właściwą poradę, zanim oprzesz się na prawie do odmowy informacji.

Pomocna odpowiedź może po prostu podać okres i granicę Twojego raportu, zaproponować odpowiednie informacje i poprosić odbiorcę o wyjaśnienie pozostałych wymagań.

Mapuj pytania bez obiecywania więcej, niż wiesz

Zachowaj treść pytania klienta obok własnej interpretacji. Jeśli „emisje dwutlenku węgla” nie mają przypisanego zakresu ani okresu, nie zastępuj ich po cichu danymi o energii elektrycznej. Zapytaj, jakie zakresy emisji i jaka podstawa raportowania są oczekiwane. Gdy dwaj klienci zadają to samo pytanie, ale z różnymi granicami, zachowaj oddzielne odpowiedzi, nawet jeśli korzystają z części tych samych dowodów.

Przykładowe przypisanie dla odpowiedzi dostawcy
Pytanie klienta	Możliwa referencja	Doprecyzowanie lub dowód
Roczne zużycie energii?	B3	Cała energia czy tylko energia elektryczna? Potwierdź okres i jednostki.
Ilu pracowników?	B8	Potwierdź podstawę zliczania oraz datę lub okres.
Dane o wypadkach przy pracy?	B9	Sprawdź definicję i zweryfikowane rejestry bezpieczeństwa.
Czy macie politykę zrównoważonego rozwoju?	B2; C2, jeśli dotyczy	Udostępnij zatwierdzoną politykę i wyjaśnij, czego dotyczy.
Ślad węglowy produktu?	Odrębne zapytanie na poziomie produktu	Raport na poziomie firmy nie ustanawia śladu produktu.

Użyj jasnej odpowiedzi przewodniej

Dostosuj to brzmienie po przejrzeniu rzeczywistych informacji. Zastąp każde pole w nawiasach i usuń zdanie, które nie jest prawdziwe. Tekst oferuje praktyczną odpowiedź; nie stwierdza ustawowego prawa do odmowy dodatkowych informacji.

Dziękujemy za Państwa prośbę. Załączone informacje obejmują [podmiot i lokalizacje] za [okres], przygotowane zgodnie z [podstawą raportowania].
Rejestr odpowiedzi mapuje Państwa pytania do odpowiednich sekcji i odniesień do dowodów.
Poniższe kwestie pozostają otwarte: [pytanie, powód i proponowany kolejny krok]. Prosimy potwierdzić [konkretną niejednoznaczność].
Prosimy dać znać, czy odpowiada to zamierzonemu użyciu i wymaganemu formatowi. [Imiennie wskazany kontakt] może skoordynować wszelkie działania następcze.

Przekaż odpowiedź i zachowaj kontrolę nad dowodami

Prowadź rejestr przekazania z odbiorcą, datą, wersją raportu i wszelkimi dozwolonymi plikami pomocniczymi. Przekazanie końcowego raportu nie musi oznaczać udostępnienia każdej faktury lub dokumentacji pracowniczej użytej do jego przygotowania.

Jeśli klient prosi o inny okres, inny podmiot lub informacje na poziomie produktu, traktuj to jako nową decyzję dotyczącą zakresu. Potwierdź zakres prac, zanim ponownie użyjesz liczby, która wygląda podobnie. Zapisz odpowiedź na to doprecyzowanie w rejestrze odpowiedzi, aby następny współpracownik nie musiał powtarzać tej rozmowy.